学校采购制度管理办法

PAGE学校采购制度管理办法一、总则（一）目的为了加强学校采购工作的规范化管理，提高采购效率，保证采购质量，节约采购成本，防范采购风险，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于学校各部门、各项目涉及的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商公平参与竞争，采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购资金的使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购管理制度、采购政策和采购计划。2.审批重大采购项目的采购方式、采购文件和采购合同。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门学校设立专门的采购部门，负责具体采购业务的实施。采购部门的职责包括：1.贯彻执行采购管理制度和采购政策。2.编制采购计划并组织实施。3.选择采购方式，编制采购文件。4.组织采购评审活动，确定中标（成交）供应商。5.签订采购合同，跟踪合同执行情况。6.整理采购档案资料。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，配合采购部门做好采购工作。其职责包括：1.根据实际需要，准确、详细地填写采购需求申请表。2.参与采购文件的编制和评审工作。3.协助采购部门与中标（成交）供应商签订合同，并负责验收工作。（四）监督部门学校设立监督部门，对采购活动进行全程监督。监督部门的职责包括：1.监督采购制度的执行情况。2.检查采购程序的合法性和合规性。3.受理采购活动中的投诉举报，查处违规行为。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门事业发展规划和工作任务，结合实际需求，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购部门负责汇总各需求部门的采购预算，形成学校年度采购预算草案，报学校财务部门审核。3.学校财务部门根据学校整体财务状况和资金安排，对采购预算草案进行审核，并报学校采购领导小组审议通过。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.采购部门应根据采购预算和采购计划，合理安排采购资金，确保采购活动顺利进行。3.学校财务部门应加强对采购资金的管理和监督，严格按照合同约定支付采购款项。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情形之一，可以申请调整采购预算：因国家政策调整、市场价格波动等原因，导致采购项目预算金额发生较大变化的。因学校事业发展需要，新增采购项目或变更采购内容的。其他确需调整采购预算的情形。2.预算调整申请应由需求部门提出，经采购部门审核后，报学校财务部门和采购领导小组审批。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物类：单项或批量采购金额一次性达到100万元以上的。工程类：单项合同估算价在200万元以上的。服务类：单项或批量采购金额一次性达到50万元以上的。3.公开招标采购项目应按照国家有关法律法规和招标程序进行，采购部门应在指定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商投标。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采购部门应根据采购项目的特点和需求，确定邀请供应商的范围，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采购部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商进行谈判。谈判小组应按照谈判文件规定的评审标准进行评审，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式的，采购部门应组织相关人员进行论证，并报学校采购领导小组批准。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购部门应向不少于三家的供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价。采购部门根据报价情况，确定成交供应商。五、采购程序（一）采购申请1.各需求部门根据工作需要，填写采购需求申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、采购时间等内容，并经部门负责人签字确认后，提交给采购部门。2.采购需求申请表应附相关的技术资料、市场调研情况等，以便采购部门准确了解采购需求。（二）采购审批1.采购部门收到采购需求申请表后，对其进行初步审核，审核内容包括采购需求的合理性、合规性、预算金额的准确性等。2.对于金额较大、技术复杂或涉及重大项目的采购申请，采购部门应组织相关人员进行论证，并报学校采购领导小组审批。3.采购申请经审批通过后，采购部门方可开展采购活动。（三）采购文件编制1.根据采购项目的特点和采购方式，采购部门编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求说明书、采购合同条款、评审标准等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术要求、商务要求和价格要求，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。3.采购文件编制完成后，应组织相关人员进行审核，确保采购文件符合法律法规和采购要求。（四）供应商选择与采购评审1.采购部门通过发布采购公告、邀请供应商等方式，确定参与采购的供应商名单。供应商应具备相应的资质条件和良好的信誉。2.根据采购方式的不同，组织相应的采购评审活动。评审小组由学校相关部门人员、专家等组成，按照采购文件规定的评审标准进行评审。3.评审过程应严格按照规定的程序进行，确保评审结果的公正、公平。评审结束后，采购部门应及时向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书，并将评审结果通知其他供应商。（五）合同签订1.采购部门应与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.采购合同签订前，应进行审核，确保合同条款符合法律法规和采购要求。合同签订后，应及时将合同副本送学校财务部门、监督部门等备案。（六）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员按照采购合同约定的质量标准进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量、性能等，工程的建设质量、进度、安全等，服务的内容、标准、效果等。2.验收合格后，需求部门应填写采购验收报告，并由验收人员签字确认。采购验收报告应作为支付采购款项的依据之一。3.如发现采购项目存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，需求部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改措施或承担相应的违约责任。（七）采购付款1.学校财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。付款前，应审核采购合同、采购验收报告等相关文件，确保付款依据充分。2.对于分期付款的采购项目，财务部门应按照合同约定的分期支付时间和金额进行支付，并做好记录。3.如因供应商原因导致采购项目未能按时交付或验收不合格，财务部门应暂停支付相关款项，并及时与采购部门沟通，采取相应的措施解决问题。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、采购价格波动风险、质量风险、法律风险等。2.建立风险识别机制，通过收集采购信息、分析采购数据、与相关部门沟通等方式，及时发现潜在的风险。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，确定风险的可能性和影响程度。风险评估可以采用定性评估和定量评估相结合的方法。2.根据风险评估结果，对风险进行分类分级，以便采取相应的风险应对措施。（三）风险应对1.针对不同类型和级别的风险，制定相应的风险应对策略。风险应对策略包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于供应商违约风险，可以通过加强供应商管理、签订详细的合同条款、要求供应商提供担保等方式降低风险；对于采购价格波动风险，可以采用套期保值、签订长期合同等方式进行应对；对于质量风险，可以加强采购验收环节的管理，要求供应商提供质量保证等。（四）风险监控1.建立风险监控机制，对采购风险进行实时监控。定期对采购项目的执行情况进行检查，及时发现风险变化情况。2.根据风险监控结果，及时调整风险应对策略，确保采购风险得到有效控制。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件、评审文件、合同文件、验收文件、付款凭证等相关资料。（二）档案整理采购部门应按照档案管理的要求，对采购档