采购申请审批单标准化模板供应商选择控制版

采购申请审批单标准化模板（供应商选择控制版）使用指南一、适用场景与核心目标二、标准化操作流程详解（一）需求发起与初步确认申请人填写申请单：采购需求部门根据业务需求，填写《采购申请审批单（供应商选择控制版）》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途描述、交付时间等核心信息，并《采购需求说明书》（如技术参数、服务标准等附件）。部门负责人审核：需求部门负责人对采购需求的必要性、合理性及预算匹配性进行审核，重点确认“采购需求是否与部门年度计划一致”“预算是否在部门可控范围内”，审核通过后签字流转。（二）供应商寻源与信息收集确定寻源方式：根据采购金额、物料/服务特性及市场供应情况，选择合适的寻源方式：公开招标：适用于金额较大（如≥20万元）、供应商资源丰富的标准化采购；邀请招标：适用于3家以上合格供应商参与的定向采购；询价比价：适用于金额较小（5万-20万元）、供应商明确的标准化采购；单一来源采购：仅唯一供应商可满足特殊需求时（需附《单一来源采购说明表》，经分管领导审批）。收集供应商信息：通过企业合格供应商库、公开招标平台、行业协会推荐等渠道收集供应商信息，要求供应商提供《供应商资质证明文件》（包括营业执照、相关行业资质证书、类似业绩证明等），并对供应商资质进行初步筛选（排除失信被执行人、经营异常名录企业）。（三）供应商评估与选定组建评估小组：根据采购重要性，由采购部牵头，联合需求部门、财务部、法务部（必要时）组成供应商评估小组，成员不少于3人，保证评估的客观性。制定评估标准：针对不同采购类型，量化评估指标，例如：资质合规性（20%）：是否具备必备资质，证书是否在有效期内；价格合理性（30%）：报价是否符合预算，与市场均价对比情况；服务能力（25%）：交付周期、售后响应速度、技术支持方案；业绩与信誉（25%）：类似项目业绩、客户评价、有无重大投诉记录。实施评估与打分：评估小组根据《供应商评估打分表》（见模板附件）对候选供应商独立打分，取平均分作为最终得分，得分最高者作为首选供应商，次高者为备选。若得分相近（分差≤5分），需组织现场考察或补充材料后重新评估。形成评估报告：评估小组撰写《供应商选择评估报告》，明确选定理由、未选供应商淘汰原因，随审批单一并流转。（四）审批流程执行分级审批：根据采购金额设置审批权限，例如：5万元以下：需求部门负责人→采购部负责人→分管副总；5万-20万元：需求部门负责人→采购部负责人→财务部→分管副总→总经理；20万元以上：需提交总经理办公会审议通过。关键节点审核：财务部重点审核预算合理性、付款方式合规性；法务部审核合同条款（如需）；分管领导及总经理最终审批供应商选择结果及采购方案。（五）结果公示与合同签订内部公示：审批通过后，由采购部在企业内部公示采购结果（含选定供应商名称、报价、核心优势），公示期不少于2个工作日，接受监督。签订合同：公示无异议后，由采购部与选定供应商签订正式采购合同，合同需明确双方权利义务、交付标准、验收方式、违约责任等条款，并附《供应商评估报告》《采购需求说明书》等附件。（六）执行与归档订单执行：采购部根据合同采购订单，发送供应商并跟踪交付进度；需求部门负责验收，填写《验收确认单》。资料归档：采购完成后，采购部将《采购申请审批单》《供应商评估报告》《合同》《验收确认单》等资料整理归档，保存期限不少于5年。三、采购申请审批单模板（供应商选择控制版）（一）基本信息区申请单号申请部门申请人联系方式申请日期预计交付日期（二）采购需求详情区采购类别□物料□服务□工程（勾选）预算金额（元）物品/服务名称规格型号/服务内容需求数量计量单位用途描述（需与业务目标匹配）采购需求说明书（附件）□技术参数□服务标准□其他：（三）供应商选择分析区序号候选供应商名称资质证明编号报价（元）主要优势（价格/服务/技术等）评估得分（100分）备注123选定供应商评估小组签字：（四）审批流程区审批环节审批人审批意见签字日期需求部门负责人采购部负责人财务部法务部（如需）分管副总总经理（如需）（五）备注区其他说明（如特殊采购理由、供应商限制条件等）四、关键控制点与风险提示（一）需求真实性控制需求描述需具体、可量化，避免“一批办公用品”“相关服务”等模糊表述，防止虚假采购或需求偏差。采购金额≥10万元时，需附《需求部门业务目标匹配说明》，由需求部门负责人签字确认。（二）供应商资质合规性必须审核供应商的《营业执照》《行业资质证书》（如食品需《食品生产许可证》，服务类需《服务资质认定证书》），并通过“国家企业信用信息公示系统”查询企业信用状况，禁止与失信企业合作。涉及特种设备、危险化学品等采购，供应商需具备专项生产/经营许可证。（三）评估过程客观性评估小组成员需独立打分，不得相互协商，打分表需注明评分依据，保留原始记录备查。价格评估需参考近期3家以上市场同类产品/服务报价，或提供第三方价格认证报告（如≥20万元采购）。（四）审批节点完整性严禁跳过审批环节或越权审批，如“紧急采购”需经总经理特批，并在事后3个工作日内补