学院物资采购制度

PAGE学院物资采购制度一、总则（一）目的为了规范学院物资采购行为，加强物资采购管理，提高资金使用效益，确保学院教学、科研、管理等各项工作的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学院各部门、各单位所需物资的采购活动，包括教学设备、办公设备、实验器材、图书资料、办公用品、后勤物资等。（三）基本原则1.合法性原则：物资采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，严格按照规定的程序和方式进行。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有潜在供应商都有平等参与竞争的机会，采购结果公平公正。3.效益原则：在保证物资质量的前提下，充分考虑采购成本，优化采购方案，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得有欺诈、违约等行为。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学院成立物资采购领导小组，由学院领导、相关职能部门负责人等组成。主要职责是：1.审议学院物资采购的重大政策、制度和规划。2.审批年度采购预算和重大采购项目。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门学院设立物资采购管理办公室，作为采购执行部门，负责具体采购业务的组织实施。其职责包括：1.贯彻执行国家有关物资采购的法律法规和学院的采购制度。2.编制采购计划，组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。3.负责采购合同的签订、履行、验收等工作。4.建立采购档案，做好采购信息的统计和分析工作。（三）需求部门各部门、各单位作为物资需求部门，负责提出物资采购需求，配合采购执行部门做好采购相关工作，包括提供技术参数、参与验收等。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门的教学、科研、管理等工作需要，结合学院发展规划和年度工作计划，在每年规定时间内编制下一年度物资采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购理由和预期效益。3.采购执行部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总、审核，结合学院财力状况，提出年度采购预算草案，报学院物资采购领导小组审议。（二）预算审批学院物资采购领导小组对年度采购预算草案进行审议，报学院党委常委会审批后下达执行。（三）预算调整采购预算一经批准，原则上不得随意调整。如因特殊情况确需调整的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容和预算金额，经采购执行部门审核后，报学院物资采购领导小组审批。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物类：单项或批量采购金额一次性达到100万元以上。工程类：单项合同估算价在200万元以上。服务类：单项或批量采购金额一次性达到50万元以上。3.公开招标应按照以下程序进行：采购执行部门编制招标文件，发布招标公告。供应商报名，采购执行部门对报名供应商进行资格审查。组织开标、评标，确定中标供应商。发布中标公告，签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应按照以下程序进行：采购执行部门确定邀请供应商名单，向其发出投标邀请书。供应商投标，采购执行部门对投标文件进行审查。组织开标、评标，确定中标供应商。发布中标公告，签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于3家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应按照以下程序进行：采购执行部门成立谈判小组，制定谈判文件。确定参加谈判的供应商名单，向其发出谈判邀请书。组织谈判，谈判小组与供应商逐一进行谈判，要求供应商提交最后报价。确定成交供应商，谈判小组从符合成交条件的供应商中确定成交供应商，并向其发出成交通知书。签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应按照以下程序进行：采购执行部门提出单一来源采购申请，说明采购理由和拟采购的供应商。学院物资采购领导小组组织相关人员进行论证，必要时可邀请专家参与论证。经论证同意采用单一来源采购方式的，报学院党委常委会审批。采购执行部门与供应商协商确定采购价格、合同条款等内容，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应按照以下程序进行：采购执行部门成立询价小组，制定询价文件。确定被询价的供应商名单，向其发出询价通知书。获取供应商报价，询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商，询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向其发出成交通知书。签订采购合同。五、采购流程（一）采购申请1.各需求部门根据工作需要，填写《学院物资采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、采购理由等内容，并经部门负责人签字确认。2.将《学院物资采购申请表》提交至采购执行部门。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购申请后，对申请内容进行审核，重点审核采购需求的合理性、预算金额的准确性等。2.对于金额较小的采购项目（具体金额标准由学院另行规定），采购执行部门审核通过后，报部门负责人审批。3.对于金额较大的采购项目，采购执行部门审核通过后，提交学院物资采购领导小组审批。（三）采购实施1.根据采购审批结果，采购执行部门按照确定的采购方式组织实施采购活动。2.采用公开招标、邀请招标方式的，采购执行部门应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标。3.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式的，采购执行部门应按照相应的程序组织采购谈判或询价。（四）合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购执行部门应与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。3.采购合同签订后，应报学院物资采购管理办公室备案。（五）验收1.采购物资到货后，采购执行部门应及时组织需求部门、相关技术人员等进行验收。2.验收应按照采购合同约定的质量标准进行，包括物资的数量、规格型号、性能指标、外观等方面。3.验收合格后，验收人员应在《学院物资采购验收单》上签字确认。如验收不合格，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。（六）付款1.采购物资验收合格后，需求部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，填写《学院物资采购付款申请表》，提交至采购执行部门。2.采购执行部门对付款申请进行审核，审核通过后报财务部门办理付款手续。3.财务部门按照学院财务管理制度和采购合同约定支付货款。六、采购监督与管理（一）内部监督1.学院审计部门负责对物资采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、资金使用是否合理等。2.学院纪检监察部门负责对物资采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购活动的公正性和严肃性。（二）供应商管理1.采购执行部门应建立供应商档案，对供应商的基本情况、资质信誉、产品质量、售后服务等进行记录和评价。2.定期对供应商进行考核，对于考核不合格的供应商，应暂停或取消其参与学院采购活动