学校档案现代化管理制度

PAGE学校档案现代化管理制度一、总则（一）目的为了加强学校档案管理，实现档案管理的现代化、规范化、科学化，有效保护和利用档案资源，为学校的教学、科研、管理等各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位以及全体教职员工和学生形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案工作实行集中统一领导，由学校综合档案室负责全校档案的集中管理。2.真实性原则：档案应如实反映学校各项工作的历史面貌和实际情况。3.完整性原则：确保档案的齐全、完整，不遗漏重要文件和信息。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息的安全。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为学校各项工作提供便捷服务。（四）管理职责1.学校综合档案室职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理制度并组织实施。负责全校各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用工作。指导各部门、各单位的档案工作，开展档案业务培训和交流活动。推进档案信息化建设，建立和维护学校档案信息管理系统。定期向学校领导汇报档案工作情况，为学校决策提供档案信息支持。2.各部门、各单位职责负责本部门、本单位档案的收集、整理、保管和移交工作，指定专人负责档案管理。按照学校档案管理制度的要求，做好各类文件材料的形成、积累和归档工作，确保档案的质量。积极配合学校综合档案室开展档案管理工作，接受业务指导和监督检查。3.档案工作人员职责热爱档案工作，遵守档案职业道德，具备专业知识和技能。认真履行档案管理职责，做好档案的日常管理工作，确保档案的安全和完整。积极开展档案编研工作，为学校提供有价值的档案信息服务。严格遵守档案管理的各项规章制度，保守档案机密。二、档案的分类与编号（一）档案分类学校档案分为党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、人事、学生等十大类。具体分类如下：1.党群类：主要包括学校党组织的各种文件材料，如党委会议记录、组织工作文件、宣传工作文件等。2.行政类：涵盖学校行政工作的各类文件，如行政会议纪要、行政管理文件、规章制度等。3.教学类：包括教学计划、教学大纲、教案、教学成果、学生成绩等教学过程中形成的文件材料。4.科研类：涉及学校科研项目的申报、研究、成果鉴定等方面的文件，如科研项目申请书、研究报告、论文著作等。5.基建类：有关学校基本建设项目的规划、设计、施工、验收等文件，如基建项目审批文件、工程图纸、竣工验收报告等。6.设备类：学校购置的各类仪器设备的相关文件，如设备采购合同、设备清单、设备使用说明书等。7.出版类：学校出版的各类刊物、书籍、教材等的编辑、出版过程中形成的文件。8.外事类：学校对外交流合作活动中产生的文件，如外事协议、出访报告、接待安排等。9.财会类：学校财务工作的各类凭证、账簿、报表等文件材料。10.人事类：教职工的招聘、考核、晋升、奖惩等人事管理方面的文件，如人事档案、工资报表、考核材料等。11.学生类：学生的招生、学籍管理、毕业就业等方面的文件，如录取通知书、学籍档案、毕业生登记表等。（二）编号规则各类档案按照年度类别保管期限流水号进行编号。例如：2023行政长期001，表示2023年形成的行政类长期保管的第1份档案。编号应保持唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.学校各部门、各单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的材料。2.学校教职工个人在教学、科研、管理等工作中形成的重要文件和成果。3.学校学生在学习过程中形成的各类学籍档案、成绩记录、获奖证书等。4.学校与校外单位签订的合同、协议、合作项目文件等。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确专人负责档案收集工作，按照档案管理要求及时收集本部门、本单位的文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.对于重要活动、重大项目形成的文件材料，应在活动结束或项目完成后及时收集归档，避免文件材料的散失。3.学校教职工应主动将个人在工作中形成的具有保存价值的文件材料交所在部门或单位的档案管理人员统一归档。4.学校学生应按照学校规定及时提交个人的学籍档案、成绩记录等相关材料。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案分类方案对收集到的文件材料进行分类。2.组卷：将同一类别的文件材料按照一定的原则和方法组成案卷。例如，文书档案按照问题、时间等因素进行组卷；科技档案按照项目、专业等进行组卷。3.编目：对案卷进行编号、编页、填写卷内文件目录、备考表等，形成完整的案卷目录。卷内文件应按照排列顺序依次编号，填写文件题名、日期、页号等信息。4.装订：案卷应进行装订，保持整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应去除文件上的金属物，破损文件应进行修补或复制。四、档案的保管（一）保管场所学校综合档案室应具备专门的档案保管场所，档案库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求。档案库房应配备温湿度调节设备、消防设备、防虫药品、防盗报警装置等必要的设施设备。（二）保管方式1.纸质档案应采用密集架存放，便于分类存放和管理。密集架应定期进行检查和维护，确保其安全可靠。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。电子档案应按照档案分类方案进行分类存储，建立清晰的目录结构，便于检索和利用。3.声像档案应按照载体类型分别进行保管，如照片档案应冲洗成照片并进行整理编目后装册保管；录音录像档案应转录成数字格式进行存储，并建立相应的目录索引。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：主要是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限为30年。3.短期保管的档案：主要是反映学校短期工作活动，在较短时间内对学校工作有参考价值的档案，保管期限为10年。（四）档案鉴定学校应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由学校档案鉴定小组负责组织实施。鉴定小组应根据档案的价值和保管期限，对档案进行审查，提出存毁意见。对失去保存价值的档案，应编制销毁清册，经学校领导批准后予以销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案信息的安全。（五）档案统计学校综合档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。统计数据应准确、及时，定期向上级主管部门和学校领导报送档案统计报表。通过档案统计，掌握学校档案工作的基本情况，为档案管理决策提供依据。五、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则：档案利用应遵守国家有关法律法规和学校档案管理制度的规定。2.服务学校工作原则：档案利用应紧密围绕学校的教学、科研、管理等中心工作，为学校各项工作提供有效的支持和服务。3.方便快捷原则：优化档案利用流程，提高档案利用效率，为利用者提供方便快捷的服务。（二）利用范围1.学校内部各部门、各单位因教学、科研、管理等工作需要查阅档案的。2.学校教职工因个人工作、学习、职称评定等需要查阅本人档案或相关档案资料的。3.学校学生因学籍管理、成绩查询、毕业就业等需要查阅本人档案或相关档案资料的。4.校外单位因工作需要，按照国家有关规定查阅学校档案的。（三）利用手续1.校内利用本校教职工查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和范围，经所在部门负责人签字同意后，到学校综合档案室查阅。本校学生查阅档案，应持本人有效证件，填写《档案查阅申请表》，经所在学院或部门负责人签字同意后，到学校综合档案室查阅。2.校外利用校外单位查阅学校档案，应提前向学校综合档案室提交查阅申请函，注明查阅目的、内容和范围，并加盖单位公章。学校综合档案室对查阅申请进行审核，报学校领导批准后，通知查阅单位办理查阅手续。查阅单位应按照学校规定的时间和地点查阅档案，并在查阅登记表上签字。（四）利用方式1.查阅：利用者可在学校综合档案室查阅档案原件或复印件。查阅时应在档案管理人员的指导下进行，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅：对于确需借出档案的，应办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，特殊情况需要延长的，应办理续借手续。借阅者应对借出的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。3.出具证明：学校综合档案室可根据利用者的需要，为其出具档案证明材料。证明材料应加盖学校档案专用章，并注明用途和有效期限。（五）利用反馈学校综合档案室应建立档案利用反馈机制，及时了解利用者对档案利用服务的意见和建议，不断改进档案利用工作。对于重要的档案利用情况，应进行记录和统计分析，为档案管理决策提供参考依据。六、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的学校档案信息管理系统，实现档案的数字化管理、网络化传输和智能化检索，提高档案管理的效率和服务水平，为学校各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）建设内容1.档案数字化对学校现有的纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案副本。扫描分辨率应符合档案管理要求，确保电子档案的清晰可读。对数字化档案进行图像处理、数据录入、挂接目录等工作，建立完整的电子档案数据库。2.档案信息管理系统建设选用适合学校档案管理需求的档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。在系统中建立档案分类体系、编号规则、元数据标准等，确保档案信息的规范管理。实现档案信息的在线检索、借阅申请、审批、统计分析等功能，提高档案利用效率。3.网络基础设施建设建立学校档案信息管理网络，确保档案信息在学校内部的安全传输和共享。配备必要的服务器、存储设备、网络设备等硬件设施，保障档案信息管理系统的稳定运行。（三）安全管理1.建立档案信息安全管理制度，明确档案信息安全责任，加强对档案信息系统的安全防护。2.采取数据备份、加密存储、访问控制、防火墙、入侵检测等安全技术措施，防止档案信息泄露、篡改和丢失。3.定期对档案信息系统进行安全检查和评估，及时发现和排除安全隐患。加强对档案工作人员的安全培训，提高安全意识和防