学校档案室6项管理制度

PAGE学校档案室6项管理制度一、总则（一）目的学校档案室各项管理制度旨在加强学校档案工作，有效地保护和利用档案，为学校教学、科研、管理等各项工作提供有力支持，依据《中华人民共和国档案法》以及教育行业相关档案管理标准制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级组、各班级以及全体教职员工和学生在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案由档案室集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，数据准确无误。3.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和使用，提高档案利用效率。二、档案收集制度（一）收集范围1.党群工作类包括学校党组织的各类文件、会议记录、党员档案等。2.行政管理类学校行政部门的发文、会议纪要、工作计划与总结、人事档案、印章管理记录等。3.教学管理类教学计划、教学大纲、课程表、教案、学生成绩册、教学评估材料等。4.学生管理类学生学籍档案、奖惩记录、毕业生档案等。5.科研管理类科研项目申报书、研究成果、学术论文等。6.财务管理类财务预算、决算报表、会计凭证、审计报告等。7.后勤管理类校园建设规划、房产档案、物资采购记录、维修记录等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁。3.对于电子文件，应按照规定格式和存储要求进行收集，并确保其可读性和可利用性。（三）收集时间1.每年年初，各部门应制定本年度档案收集计划，并按时完成收集工作。2.对于重大活动、重要事件形成的档案，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集。三、档案整理制度（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.按照档案收集范围，结合学校实际情况，采用年度机构保管期限分类法。2.年度：以文件形成的年度为依据进行分类。3.机构：按照学校内部机构设置进行分类。4.保管期限：分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种。（三）整理方法1.文书档案按照分类标准，对每份文件进行编号、编目，填写卷内文件目录和备考表，装订成卷，并编制案卷目录。2.科技档案按照项目进行分类整理，建立项目档案卷，包括项目前期文件、项目实施过程文件、项目验收文件等，编制项目档案目录。3.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理，装订成册，编制会计档案目录。4.电子档案按照年度类别进行分类存储，建立电子档案数据库，编制电子档案目录，确保电子档案与纸质档案相对应。四、档案保管制度（一）保管场所1.学校档案室应具备专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。（二）档案存放1.按照档案分类顺序，依次排列档案架，将档案上架存放。2.不同保管期限、不同类别的档案应分开存放，便于查找和管理。3.对于珍贵档案和易损档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（三）保管期限1.永久保管的档案反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案。2.长期保管的档案在相当长的时期内对学校工作有查考利用价值的档案。3.短期保管的档案在较短时间内对学校工作有参考价值的档案。（四）档案清点与检查1.每年定期对档案进行清点，核对档案数量、保管状况等，确保档案的完整性。2.对档案库房的设施设备进行检查，发现问题及时维修或更换。3.定期对档案进行抽样检查，查看档案是否有损坏、变质等情况，如有问题应及时采取措施处理。五、档案利用制度（一）利用范围1.本校教职员工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅相关档案。2.外单位因工作需要查阅本校档案，须经学校主管领导批准。3.学生因学籍管理、毕业等需要，可查阅本人相关档案。（二）利用方式1.查阅查阅者可在档案室查阅档案原件或复印件，查阅时应保持安静，爱护档案，不得在档案上涂改、标记。2.借阅借阅档案须填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等，经批准后办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅者应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。（三）利用登记1.建立档案利用登记台账，对查阅、借阅档案的人员、时间、内容、期限等进行详细记录。2.利用登记台账应定期整理归档，作为档案管理工作的重要资料保存。六、档案鉴定与销毁制度（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和学校档案管理规定为依据，准确判定档案的价值。2.坚持全面的、历史的、发展的观点，综合考虑档案的内容、来源、时间等因素。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由学校主管领导、档案室负责人以及相关部门代表组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐卷、逐件进行审查，分析其内容和价值。2.综合评估法结合档案的保管期限、利用情况、现实需求等因素，综合评估档案的价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案清单。2.对拟销毁的档案进行造册登记，注明档案名称、数量、保管期限等。3.造册登记后的档案清单报学校主管领导审批。4.经批准后，由两人以上在指定地点进行监销，确保档案销毁彻底。5.销毁完毕后，监销人员在销毁清册上签字确认，