大学备案采购制度

PAGE大学备案采购制度一、总则（一）目的为了规范大学采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本备案采购制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和学校规章制度，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购信息公开透明，采购过程公平公正，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购当事人应当诚实守信，严格履行采购合同约定的义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购工作领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购工作领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成，其主要职责包括：1.审议学校采购工作的规章制度和年度采购计划。2.审定采购项目的采购方式、采购预算、采购文件等重要事项。3.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行机构学校设立采购与招标管理中心，作为学校采购的执行机构，负责组织实施学校的采购活动。采购与招标管理中心的主要职责包括：1.贯彻执行国家法律法规和学校采购制度，制定采购工作流程和操作规范。2.编制年度采购计划，经学校采购工作领导小组审定后组织实施。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，负责采购文件的编制、发布、答疑等工作。4.负责供应商的资格审查、采购合同的签订与履行监督等工作。5.建立采购档案，保存采购活动的相关资料。（三）采购需求部门采购需求部门负责提出采购项目的需求，包括采购货物的规格、数量、技术要求，工程的建设内容、质量标准，服务的范围、要求等，并对采购项目的技术、质量等负责。其主要职责包括：1.根据学校事业发展需要和实际工作需求，提出采购项目的申请。2.参与采购文件的编制，提供技术参数、质量标准等相关资料。3.负责采购项目的验收工作，对采购货物、工程和服务的质量进行检验和评估。（四）监督部门学校监察审计部门负责对采购活动进行全程监督，受理采购活动中的投诉举报，查处采购活动中的违规违纪行为。其主要职责包括：1.监督采购制度的执行情况，检查采购活动是否符合法律法规和学校规章制度的要求。2.对采购项目的采购方式、采购程序、采购文件等进行审查。3.参与采购项目的开标、评标、谈判等活动，对采购过程进行现场监督。4.受理供应商和其他利害关系人的投诉举报，对违规违纪行为进行调查处理。三、采购预算管理（一）预算编制采购需求部门应当根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际工作需要，编制采购项目预算。采购项目预算应当包括采购货物、工程和服务的名称、规格、数量、单价、总价等内容，并按照学校财务预算编制要求进行编制。（二）预算审核采购与招标管理中心对采购需求部门提交的采购项目预算进行审核，重点审核预算的合理性、准确性、完整性等。审核通过后的采购项目预算报学校采购工作领导小组审定。（三）预算执行采购项目预算一经审定，必须严格执行。采购与招标管理中心应当按照审定的预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整预算的，应当按照学校预算调整程序进行审批。四、采购方式及适用条件（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：1.货物类采购项目：单项或批量采购金额一次性达到200万元以上。2.工程类采购项目：单项合同估算价在400万元以上。3.服务类采购项目：单项或批量采购金额一次性达到200万元以上。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请3家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。2.采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于3家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请采购需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、采购方式等内容，并提交相关证明材料。《采购申请表》经部门负责人签字后，报采购与招标管理中心。（二）采购审批采购与招标管理中心对采购需求部门提交的《采购申请表》进行初审，重点审核采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。初审通过后的《采购申请表》报学校采购工作领导小组审批。学校采购工作领导小组根据采购项目的性质和金额大小，按照相应的审批程序进行审批。（三）采购文件编制采购与招标管理中心根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应当包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购合同条款、评标标准、投标文件格式等内容。采购文件应当符合法律法规和行业标准的要求，确保采购活动的公开、公平、公正。（四）采购信息发布采购与招标管理中心按照采购方式的要求，通过学校官网、政府采购网等渠道发布采购信息。公开招标项目应当发布招标公告，邀请招标项目应当发布投标邀请书，竞争性谈判、单一来源采购、询价项目应当发布采购公告。采购信息应当包括采购项目的名称、编号、采购内容、采购方式、供应商资格要求、采购文件获取时间和方式、投标截止时间、开标时间和地点等内容。（五）供应商报名与资格审查供应商按照采购信息的要求，在规定时间内报名参加采购项目。采购与招标管理中心对报名供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。资格审查合格的供应商方可参加采购项目的投标、谈判等活动。（六）采购评审采购与招标管理中心组织采购评审活动，按照采购文件规定的评标标准、谈判程序、询价要求等，对供应商的投标文件、谈判响应文件、询价报价文件等进行评审。评审活动应当由依法组建的评标委员会、谈判小组、询价小组等进行，评审过程应当严格保密，确保评审结果的公正、公平。（七）中标（成交）供应商确定采购评审活动结束后，采购与招标管理中心根据评审结果，确定中标（成交）供应商。中标（成交）供应商应当在规定时间内与采购与招标管理中心签订采购合同。采购合同应当明确双方的权利和义务，包括采购货物的规格、数量、价格、交货时间和地点，工程的建设内容、质量标准、工期、付款方式，服务的范围、要求、服务期限、费用支付等内容。（八）合同履行与验收采购合同签订后，采购需求部门和中标（成交）供应商应当按照合同约定履行各自的义务。采购需求部门应当及时组织对采购货物、工程和服务的验收工作，验收合格后方可支付采购款项。验收工作应当按照合同约定的标准和要求进行，验收内容包括货物的数量、质量、规格、型号等，工程的建设质量、工期、安全等，服务的服务质量、服务期限、服务效果等。验收合格后，采购需求部门应当出具验收报告。六、采购合同管理（一）合同签订采购与招标管理中心负责与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应当采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购货物的规格、数量、价格、交货时间和地点，工程的建设内容、质量标准、工期、付款方式，服务的范围、要求、服务期限、费用支付等内容。采购合同签订后，应当报学校监察审计部门备案。（二）合同履行采购合同签订后，采购需求部门和中标（成交）供应商应当按照合同约定履行各自的义务。采购需求部门应当及时向中标（成交）供应商提供必要的协助和支持，确保采购项目的顺利实施。中标（成交）供应商应当按照合同约定的时间、质量、数量等要求，履行供货、施工、服务等义务。（三）合同变更与解除采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同内容的，应当经双方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应当报学校监察审计部门备案。如因不可抗力等原因需要解除合同的，应当按照合同约定的解除条件和程序进行解除，并及时通知对方。解除合同后，应当按照合同约定进行结算和清理。（四）合同纠纷处理采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，双方应当首先通过协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的仲裁条款或者向有管辖权的人民法院提起诉讼。在合同纠纷处理过程中，双方应当继续履行合同约定的其他义务，不得擅自停止履行合同。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应当包括采购项目的申请文件、采购审批文件、采购文件、供应商报名与资格审查文件、采购评审文件、中标（成交）通知书、采购合同、验收报告、付款凭证等与采购活动相关的所有资料。（二）档案整理与归档采购与招标管理中心负责采购档案的整理与归档工作。采购项目结束后，采购与招标管理中心应当及时对采购档案进行整理，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订等，并将采购档案移交学校档案管理部门统一保管。（三）档案查阅与使用学校各部门、各单位因工作需要查阅采购档案的，应当填写《采购档案查阅申请表》，经采购与招标管理中心负责人批准后，方可查阅。查阅采购档案应当在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员应当遵守档案管理规定，不得擅自复制、涂改、损毁采购档案。八、监督与检查（一）内部监督学校监察审计部门负责对采购活动进行全程监督，定期对采购制度的执行情况进行检查，发现问题及时督促整改。采购与招标管理中心应当建立健全内部监督机制，加强对采购工作人员的管理和监督，确保采购活动的规范、透明。（二）外部监督学校采购活动应当接受财政部门、审计部门、纪检监察部门等外部监督。财政部门负责对学校采购资金的使用情况进行监督检查，审计部门负责对学校采购项目的预算执行情况、采购程序、采购合同等进行审计监督，纪检监察部门负责对学校采购活动中的违规违纪行为进行查处。九、违规处理（一）对采购需求部门的处理采购需求部门在采购活动中存在违规行为的，学校将视情节轻重，给予批评教育、责令改正、暂停采购项目、取消采购资格等处理，并依法依规追究相关人员的责任。（二）对采购与招标管理中心的处理采购与招标管理中心在采购