大学办公室档案归档制度

PAGE大学办公室档案归档制度一、总则（一）目的为了加强大学办公室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本归档制度。（二）适用范围本制度适用于大学办公室各科室及相关工作人员在工作中形成的各类档案资料的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：大学办公室档案由专人负责集中管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实准确原则：归档的档案应真实反映工作实际情况，内容准确无误。3.完整系统原则：保证档案的完整性和系统性，全面收集各类相关资料。4.便于利用原则：档案的整理和分类应便于查阅和利用，提高工作效率。二、档案分类及归档范围（一）行政管理类档案1.学校综合性文件：包括学校制定的各项规章制度、发展规划、工作计划与总结、会议纪要等。2.学校机构设置与人员编制文件：如机构调整文件、人员任免文件、岗位设置文件等。3.学校对外联络文件：与上级主管部门、其他高校及相关单位的往来公文、信函、协议等。4.学校会议文件：学校各类会议的通知、议程、报告、决议等。5.学校印章管理文件：印章使用登记、保管规定等。6.学校保密工作文件：保密制度、保密措施、涉密文件管理等。（二）教学管理类档案1.教学计划与大纲：各专业教学计划、课程教学大纲等。2.教学运行文件：课程表、教学任务书、调课通知等。3.教学质量监控文件：教学检查记录、学生评教结果、教师教学质量考核等。4.实践教学文件：实习计划、实习报告、实验教学大纲、实验报告等。5.教学成果文件：教学成果奖申报材料、教学改革项目立项及结题材料等。6.学生学籍管理文件：学生入学登记表、学籍变动记录、毕业审核材料等。（三）科研管理类档案1.科研项目申报文件：项目申请书、可行性研究报告、专家评审意见等。2.科研项目立项文件：立项通知书、合同等。3.科研项目实施文件：项目进展报告、中期检查材料、经费使用情况报告等。4.科研项目结题文件：结题报告、验收意见、成果鉴定材料等。5.科研成果文件：学术论文、著作、专利、科研奖励申报材料等。6.科研机构与团队建设文件：科研机构成立与变更文件、团队组建与管理文件等。（四）师资队伍建设类档案1.教师招聘与引进文件：招聘计划、招聘公告、应聘人员材料、录用通知等。2.教师培训与进修文件：培训计划、培训记录、进修申请与审批材料等。3.教师职称评审文件：职称评审通知、申报材料、评审结果等。4.教师考核与奖励文件：年度考核材料、奖励申报与审批材料等。5.教师师德师风建设文件：师德师风教育活动记录、师德师风考核材料等。（五）学生工作类档案1.学生思想政治教育文件：学生思想政治教育工作计划、活动记录、工作总结等。2.学生党团组织建设文件：党组织建设文件、团组织建设文件、党员与团员发展材料等。3.学生日常管理文件：学生考勤记录、违纪处理材料、评优评先材料等。4.学生资助工作文件：资助政策文件、资助申请与审批材料、资助资金发放记录等。5.学生就业工作文件：就业工作计划、就业信息发布、毕业生就业情况统计等。（六）财务资产类档案1.财务预算与决算文件：年度财务预算报告、决算报告等。2.财务收支文件：会计凭证、账簿、报表等。3.资产管理文件：资产购置计划、资产清查报告、资产处置文件等。4.收费管理文件：收费标准文件、收费票据存根等。5.财务审计文件：内部审计报告、外部审计报告等。（七）后勤管理类档案1.校园建设与维修文件：校园规划文件、建设项目立项与审批材料、维修工程合同与结算材料等。2.物业管理文件：物业服务合同、物业管理规章制度、物业考核材料等。3.餐饮管理文件：餐饮服务合同、食品安全管理文件、餐饮成本核算材料等。4.水电暖管理文件：水电暖供应计划、设备维护记录、能耗统计材料等。5.医疗卫生管理文件：校医院工作计划、医疗服务记录、药品采购与管理文件等。三、档案归档要求（一）文件材料的收集1.各科室应按照档案归档范围，及时收集本科室在工作中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全完整。2.对于重要文件材料，应采取复印、扫描等方式进行备份，以防原件丢失或损坏。（二）文件材料的整理1.归档的文件材料应分类整理，按照档案分类目录的顺序进行排列。2.每份文件材料应保持其完整性，如有附件应一并归档。3.文件材料应进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。（三）文件材料的装订1.归档的文件材料应进行装订，装订应整齐、牢固，便于翻阅。2.装订时应去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等。（四）文件材料的编目1.归档的文件材料应编制目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。2.目录应打印或手写清晰，一式两份，一份随档案装订，一份单独成册。（五）档案的装盒1.整理好的档案应装入档案盒，档案盒应标明档案类别、年度、保管期限等信息。2.档案盒应按照档案分类顺序排列，存放在档案柜中。四、档案归档流程（一）收集整理1.各科室工作人员在工作结束后，应及时将形成的文件材料进行收集整理，按照档案归档要求进行分类、编号、装订等工作。2.整理好的文件材料应定期移交本科室负责人进行审核。（二）审核移交1.科室负责人对整理好的文件材料进行审核，确保文件材料的齐全完整、分类准确、编号规范等。2.审核通过后，科室负责人应将文件材料移交大学办公室档案管理人员。（三）接收归档1.档案管理人员对移交的文件材料进行接收，核对文件材料的数量、类别、编号等信息。2.接收无误后，档案管理人员应将文件材料按照档案分类目录进行归档，存入档案柜中。（四）定期检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，确保档案的安全保管，防止档案丢失、损坏等情况发生。2.检查内容包括档案的数量、类别、保管期限、存放位置等，发现问题应及时处理。五、档案保管期限（一）永久保管1.学校制定的具有长远历史价值和重要现实意义的规章制度、发展规划、工作计划与总结等文件。2.学校机构设置与人员编制方面的重要文件，如学校成立、撤销、合并等文件。3.学校对外签订的具有重大经济、政治、法律意义的协议、合同等文件。4.学校重要会议形成的具有决策性的文件，如党代会、教代会、学代会等会议文件。5.学校获得的省部级以上奖励的申报与审批材料。6.学校重要科研成果的申报与审批材料，如国家级科研项目立项与结题材料、重大科研成果鉴定材料等。7.学校师资队伍建设方面的重要文件，如高层次人才引进与培养文件、教师队伍建设规划等。8.学校学生工作方面的重要文件，如学生思想政治教育工作的重要文件、学生重大违纪处理决定等。9.学校财务资产方面的重要文件，如学校年度财务决算报告、重大资产购置与处置文件等。10.学校后勤管理方面的重要文件，如校园建设规划与重大建设项目文件等。（二）长期保管1.学校一般性的规章制度、工作计划与总结、会议纪要等文件。2.学校教学管理方面的文件，如教学计划、课程教学大纲、教学质量监控文件等，保管期限为[X]年。3.学校科研管理方面的文件，如科研项目申报与立项文件、科研项目实施与结题文件等，保管期限为[X]年。4.学校师资队伍建设方面的一般性文件，如教师培训记录、职称评审材料等，保管期限为[X]年。5.学校学生工作方面的一般性文件，如学生日常管理记录、评优评先材料等，保管期限为[X]年。6.学校财务资产方面的一般性文件，如会计凭证、账簿、报表等，保管期限为[X]年。7.学校后勤管理方面的一般性文件，如物业管理文件、餐饮管理文件等，保管期限为[X]年。（三）短期保管1.学校临时性的工作计划与总结、会议纪要等文件，保管期限为[X]年。2.学校教学管理方面的临时性文件，如调课通知、教学任务变更记录等，保管期限为[X]年。3.学校科研管理方面的临时性文件，如科研项目经费使用的临时性报表等，保管期限为[X]年。4.学校师资队伍建设方面的临时性文件，如教师短期培训报名材料等，保管期限为[X]年。5.学校学生工作方面的临时性文件，如学生临时活动记录等，保管期限为[X]年。6.学校财务资产方面的临时性文件，如收费票据存根等，保管期限为[X]年。7.学校后勤管理方面的临时性文件，如水电暖维修的临时性记录等，保管期限为[X]年。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.本校教职工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在科室负责人签字同意后，到大学办公室档案管理人员处查阅。2.外单位人员因工作需要查阅档案的，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经大学办公室负责人签字同意后，到档案管理人员处查阅。查阅重要档案的，还需经学校主管领导批准。3.学生因个人学习、就业等需要查阅档案的，应持本人有效证件，填写《档案查阅申请表》，经所在学院辅导员签字同意后，到大学办公室档案管理人员处查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的类别、题名、日期等信息。2.申请表经相关负责人签字同意后，查阅人员将申请表交档案管理人员。3.档案管理人员根据申请表提供的信息，查找并提供相应的档案供查阅人员查阅。4.查阅人员应在档案管理人员指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅地点。查阅时应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、标记、污损等。5.查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案管理人员，档案管理人员应认真核对档案的数量和完整性。（三）利用方式1.档案管理人员应根据查阅人员的需求，提供档案的复印件、扫描件等利用方式。2.提供档案复印件或扫描件时，档案管理人员应在复印件或扫描件上加盖“大学办公室档案专用章”，注明“与原件核对无误”字样，并注明提供日期。（四）利用登记1.档案管理人员应对档案的查阅与利用情况进行登记，登记内容包括查阅人员姓名、单位、查阅日期、查阅档案类别、题名、利用方式等信息。2.档案利用登记应及时、准确、完整，以备查询和统计。七、档案保密与安全（一）保密制度（一）保密制度1.档案管理人员应严格遵守国家保密法律法规，对档案内容予以保密，不得泄露档案信息。2.查阅档案的人员应严格遵守保密规定，不得将档案内容泄露给无关人员。3.对于涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应采取特殊的保密措施，如单独存放、限制查阅范围等。（二）安全措施1.档案库房应具备防火