学校内部采购制度

PAGE学校内部采购制度一、总则（一）目的为了加强学校内部采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位在教学、科研、行政、后勤等活动中进行的货物、工程和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和政策要求，遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。2.预算控制原则：采购应当严格按照学校批准的预算执行，确保预算的严肃性和有效性。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，优化采购方案，提高资金使用效率。4.归口管理原则：学校设立专门的采购管理部门，负责对采购活动进行归口管理和监督。各部门、各单位负责本部门采购项目的申请、实施和验收等工作。5.信息公开原则：采购信息应当按照规定在学校内部或相关媒体上公开，接受师生员工的监督。二、采购管理机构及职责（一）采购管理部门学校设立采购管理部门，负责学校采购工作的统一管理和协调。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购的法律法规和政策，制定学校采购管理制度和实施细则。2.编制学校年度采购预算，审核各部门采购预算和采购计划。3.建立和维护学校采购信息平台，发布采购信息，受理供应商报名和投标。4.组织实施学校集中采购项目，负责采购项目的招标、谈判、询价等采购活动的组织和实施。5.对采购项目的合同签订、执行和验收等环节进行监督和管理。6.协调处理采购过程中的投诉和纠纷。7.负责采购档案的整理、归档和保管工作。（二）采购需求部门各部门、各单位是采购项目的需求部门，负责本部门采购项目的申请、论证、实施和验收等工作。其主要职责包括：1.根据学校事业发展需要和实际工作需求，提出采购项目申请，填写采购申请表。2.对采购项目的技术、规格、数量等需求进行论证和审核，确保采购需求的合理性和准确性。3.负责采购项目的组织实施，包括与供应商沟通、签订采购合同、组织验收等工作。4.配合采购管理部门做好采购项目的招标评标、谈判询价等工作。5.负责采购项目的绩效评价和反馈工作。（三）采购监督部门学校设立采购监督部门，负责对采购活动进行全程监督。其主要职责包括：1.监督采购管理部门和采购需求部门执行采购制度和程序的情况。2.参与采购项目的招标评标、谈判询价等活动，对采购过程的公正性和合法性进行监督。3.受理师生员工对采购活动的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理。4.定期对采购工作进行检查和评估，提出改进意见和建议。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门、各单位应当根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合本部门实际工作需要，编制本部门年度采购预算。2.采购预算应当明确采购项目的名称、规格、数量、金额、采购时间等内容，并详细说明采购项目的必要性和可行性。3.采购预算编制完成后，应当报采购管理部门审核。采购管理部门应当对采购预算的合理性、准确性进行审核，并汇总编制学校年度采购预算。（二）预算执行1.采购项目应当严格按照学校批准的预算执行，不得超预算采购。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照学校预算调整的规定办理相关手续。3.采购管理部门应当定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，如因市场变化、政策调整、技术变更等原因需要调整采购预算的，采购需求部门应当及时提出预算调整申请，并附相关证明材料。2.采购管理部门应当对预算调整申请进行审核，提出审核意见，报学校领导审批。3.经学校领导批准的预算调整申请，采购管理部门应当及时调整采购预算，并通知相关部门和单位。四、采购方式及适用条件（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目单项或批量采购金额达到200万元以上；工程类采购项目单项合同估算价达到400万元以上；服务类采购项目单项或批量采购金额达到200万元以上。3.公开招标采购项目应当按照国家有关法律法规和学校采购管理制度的规定进行招标公告发布、招标文件编制、投标报名、开标评标、中标公示等程序。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标采购项目应当按照国家有关法律法规和学校采购管理制度的规定进行投标邀请书发出、招标文件编制、投标、开标评标、中标公示等程序。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判采购项目应当按照国家有关法律法规和学校采购管理制度的规定进行谈判文件编制、谈判邀请、谈判、确定成交供应商等程序。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购采购项目应当按照国家有关法律法规和学校采购管理制度的规定进行单一来源采购申请、论证、审批、合同签订等程序。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价采购项目应当按照国家有关法律法规和学校采购管理制度的规定进行询价通知书编制、询价邀请、报价、确定成交供应商等程序。五、采购流程（一）采购申请1.各部门、各单位根据实际工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、金额、用途、技术要求等内容，并经部门负责人签字盖章后报采购管理部门。2.采购申请表应当附相关的采购需求论证材料，如技术方案、市场调研报告等。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请表后，应当对采购项目的必要性、可行性、合规性等进行审核。2.对于金额较大、技术复杂、涉及重大利益的采购项目，采购管理部门应当组织相关部门和专家进行论证。3.采购项目经审核或论证通过后，报学校领导审批。（三）采购实施1.根据采购项目的特点和采购方式，采购管理部门组织实施采购活动。2.对于公开招标、邀请招标采购项目，采购管理部门应当按照国家有关法律法规和学校采购管理制度的规定，委托具有相应资质的招标代理机构进行招标。3.对于竞争性谈判、单一来源采购、询价采购项目，采购管理部门应当按照规定的程序组织谈判、确定供应商等工作。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应当组织采购需求部门与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应当明确采购项目的名称、规格、数量、金额、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同签订后，应当报采购管理部门备案。（五）采购验收1.采购项目完成后，采购需求部门应当组织相关人员对采购项目进行验收。2.验收人员应当按照采购合同和相关标准对采购项目的数量、质量、规格、性能等进行验收，并填写验收报告。3.验收合格的采购项目，采购需求部门应当办理资产入账手续；验收不合格的采购项目，采购需求部门应当及时与供应商协商解决，如协商不成，可以按照合同约定追究供应商的违约责任。（六）采购付款1.采购项目验收合格后，采购需求部门应当按照采购合同的约定，及时办理付款手续。2.采购付款应当严格按照学校财务管理制度的规定进行审核和支付，确保资金支付的安全和合规。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应当由采购需求部门与成交供应商签订，合同内容应当符合国家法律法规和学校采购管理制度的规定。2.采购合同应当明确采购项目的名称、规格、数量、金额、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同签订前，应当对合同条款进行审核，确保合同条款的合法性、合理性和完整性。（二）合同履行1.采购合同签订后，采购需求部门和成交供应商应当按照合同约定履行各自的义务。2.采购需求部门应当及时向成交供应商提供必要的协助和配合，确保采购项目的顺利实施。成交供应商应当按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程和服务。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款的，采购需求部门应当及时与成交供应商协商，并签订合同变更协议。2.合同变更协议应当报采购管理部门备案。（四）合同终止1.采购合同履行完毕后，合同自然终止。2.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、供应商违约等原因导致合同无法继续履行的，采购需求部门应当及时与成交供应商协商终止合同，并办理相关手续。3.合同终止后，采购需求部门应当对合同履行情况进行总结和评价，如发现问题，应当及时采取措施加以解决。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购管理部门应当定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场风险、质量风险、合同风险、廉政风险等。2.采购需求部门应当配合采购管理部门做好风险识别工作，及时反馈采购过程中发现的问题和风险。（二）风险评估1.采购管理部门应当对识别出的风险因素进行评估，确定风险的等级和影响程度。2.风险评估可以采用定性评估和定量评估相结合的方法，如风险矩阵、层次分析法等来进行。（三）风险应对1.根据风险评估的结果，采购管理部门应当制定相应的风险应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于市场风险，可以通过加强市场调研、优化采购计划、选择合适的采购方式等措施来降低风险；对于质量风险，可以通过加强质量验收、建立供应商质量评价体系等措施来降低风险；对于合同风险，可以通过加强合同管理、完善合同条款等措施来降低风险；对于廉政风险，可以通过加强廉政教育、建立监督机制等措施来降低风险。八、采购信息管理（一）信息发布1.采购管理部门应当建立和维护学校采购信息平台，及时发布采购项目信息、采购政策法规、供应商信息等内容。2.采购项目信息应当包括采购项目名称、采购内容、采购方式、采购预算、采购时间、投标截止时间、开标时间等内容。3.采购信息平台应当向全校师生员工开放，方便师生员工查询和参与采购活动。（二）信息收集1.采购管理部门应当收集和整理供应商信息、市场价格信息、采购项目信息等内容，为采购决策提供参考依据。2.采购需求部门应当及时向采购管理部门反馈采购过程中发现的问题和信息，协助采购管理部门做好信息收集工作。（三）信息分析1.采购管理部门应当定期对采购信息进行分析，总结采购活动的经验教训，发现存在的问题和不足，提出改进措施和建议。2.采购信息分析可以采用数据分析、案例分析、对比分析等方法来进行。九、采购档案管理（一）档案收集1.采购管理部门和采购需求部门应当负责采购档案的收集工作，确保采购档案的完整性和准确性。2.采购档案应当包括采购申请表、采购预算批复、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等内容。（二）档案整理1.采购管理部门应当对收集到的采购档案进行整理，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订等工作。2.采购档案应当建立电子档案和纸质档案，确保档案的安全和保管。（三）