吉林文书档案管理制度

PAGE吉林文书档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司文书档案管理，确保文书档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类文书档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司文书档案由综合管理部门集中统一管理，各部门应积极配合，确保档案管理工作的顺利开展。2.真实完整原则文书档案应如实反映公司各项工作的实际情况，保持档案内容的完整性，不得随意篡改或删减。3.分类科学原则按照文书档案的来源、时间、内容等因素进行科学分类，便于查找和管理。4.安全保密原则加强文书档案的安全保密措施，防止档案信息泄露，确保档案的安全与完整。二、文书档案的范围（一）行政公文1.公司发布的各类决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复等文件。2.上级机关下发的与公司相关的文件、指示、规定等。（二）业务文件1.公司在生产、经营、管理等业务活动中形成的合同、协议、订单、报表、计划、方案等文件。2.业务部门与外部单位往来的信函、传真、电子邮件等。（三）会议文件1.公司召开的各类会议的通知、议程、报告、决议、纪要等文件。2.会议记录、录音、录像等资料。（四）人事档案1.员工的入职申请表、简历、劳动合同、考核评价、培训记录、奖惩情况等文件。2.员工的工资、福利、社保等相关资料。（五）财务档案1.公司的财务预算、决算、报表、凭证、账簿等文件。2.审计报告、税务资料等。（六）其他档案1.公司的规章制度、章程、营业执照、资质证书等文件。2.公司的大事记、荣誉证书、宣传资料等。三、文书档案的形成与收集（一）形成要求1.各部门及员工应按照公司的工作流程和要求，及时、准确地形成各类文书档案。2.文书档案应使用统一格式的纸张、笔墨，字迹清晰，内容完整。3.涉及多个部门的文书档案，主办部门应负责协调相关部门共同完成，并确保档案的一致性。（二）收集范围1.各部门应指定专人负责收集本部门形成的文书档案，并定期移交综合管理部门。2.对于重要的会议、活动等形成的文书档案，相关部门应在活动结束后及时收集整理，并移交综合管理部门。3.对于外部单位发来的与公司相关的文件、信函等，由收发部门及时登记并移交综合管理部门。（三）收集时间1.日常形成的文书档案，应在完成相关工作后的一周内收集整理并移交。2.年度终了后，各部门应在次年1月底前将上一年度形成的文书档案全部移交综合管理部门。四、文书档案的整理（一）分类标准1.按照文书档案的性质和内容，分为行政公文、业务文件、会议文件、人事档案、财务档案、其他档案六大类。2.每大类下再根据具体情况进行细分，如行政公文可分为公司文件、上级文件等；业务文件可分为生产文件、销售文件等。（二）编号规则1.文书档案采用分类编号法，即先按照分类标准进行分类，再对每类档案进行编号。2.编号由字母和数字组成，字母表示档案类别，数字表示档案顺序号。例如：行政公文用“XG”表示，其编号为“XG001”。3.编号应保持唯一性，不得重复。（三）装订要求1.文书档案应按照一定的顺序进行装订，一般为封面、目录、正文、封底。2.装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。3.对于纸张较大的文件，应进行折叠处理，使其大小与档案盒一致。（四）编目1.文书档案应编制目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。2.目录应打印或手写清晰，一式两份，一份随档案装订，一份单独成册。五、文书档案的保管（一）保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司的重要文件、规章制度、历史资料等；长期保管的档案一般为15年至50年，主要包括公司的业务文件、会议文件等；短期保管的档案一般为1年至15年，主要包括一般性的行政公文、人事档案等。3.保管期限的确定应根据国家有关规定和公司的实际情况进行。（二）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放文书档案。2.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全。3.档案库房应配备必要的设备，如空调、除湿机、灭火器、防虫药品等。（三）保管措施1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整和安全。2.对于破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。3.对于电子档案，应定期进行备份，并存储在安全的介质上。4.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应经档案管理部门负责人批准，并进行登记。六、文书档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅文书档案，应填写《文书档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到综合管理部门查阅。2.查阅重要档案或涉及机密的档案，应经公司分管领导批准。3.外部单位查阅公司文书档案，应持有单位介绍信，并经公司分管领导批准，由综合管理部门指定专人陪同查阅。（二）查阅登记1.档案管理人员应建立《文书档案查阅登记簿》，对查阅档案的人员、时间、内容等进行详细登记。2.查阅人员应在登记簿上签字确认，不得擅自涂改或销毁登记簿记录。（三）利用规定1.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、撕毁或抽取、撤换档案材料。2.如需复印、复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行操作。3.查阅人员不得将档案带出档案库房，确需带出的，应经公司分管领导批准，并在规定时间内归还。七、文书档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.文书档案的鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员共同进行。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。2.对于已超过保管期限且无保存价值的档案，应予以销毁；对于仍有保存价值的档案，应继续保管。（三）销毁程序1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，提出销毁意见，并填写《文书档案销毁申请表》。2.《文书档案销毁申请表》应经公司