一项目一档案管理制度

PAGE一项目一档案管理制度总则目的为加强公司项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司各项工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司所有项目，包括但不限于工程项目、研发项目、营销项目等。基本原则1.集中统一管理原则：公司项目档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责统筹协调和指导。2.完整准确原则：项目档案应全面反映项目建设、研发、营销等全过程，确保档案内容真实、准确、完整。3.同步归档原则：项目档案应与项目建设、研发、营销等工作同步进行，及时收集、整理、归档。4.便于利用原则：项目档案应按照科学合理的分类方法进行整理和保管，便于查询、借阅和利用。管理职责档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司项目档案管理制度。2.负责公司项目档案的集中统一管理，指导和监督各部门项目档案的收集、整理、归档工作。3.负责项目档案的分类、编号、编目、装订等整理工作，建立项目档案目录数据库。4.负责项目档案的保管、鉴定、销毁等工作，确保项目档案的安全和完整。5.负责项目档案的查询、借阅、利用等服务工作，为公司各项工作提供档案支持。项目部门职责1.负责本部门项目档案的收集、整理、归档工作，确保项目档案的完整、准确、系统。2.按照公司项目档案管理制度的要求，及时将项目档案移交公司档案管理部门。3.配合公司档案管理部门做好项目档案的查询、借阅、利用等工作。项目负责人职责1.负责本项目档案管理工作的组织和协调，确保项目档案管理工作与项目建设、研发、营销等工作同步进行。2.督促项目工作人员及时收集、整理项目文件资料，确保项目文件资料的完整、准确、系统。3.对项目档案的质量和完整性负责，审核项目档案的移交清单。项目文件材料的形成与收集项目文件材料的形成1.项目文件材料应在项目建设、研发、营销等活动中自然形成，确保文件材料的真实性、准确性和完整性。2.项目文件材料应使用耐久性强的书写材料和载体，如碳素墨水、蓝黑墨水、光盘、磁带等。项目文件材料的收集1.项目工作人员应按照项目档案管理的要求，及时收集项目文件材料，确保项目文件材料的齐全、完整。2.项目文件材料的收集应遵循“谁形成、谁收集”的原则，确保项目文件材料的来源准确。3.项目文件材料的收集应注重时效性，及时将项目文件材料移交项目档案管理人员。项目档案的整理整理原则1.遵循项目文件材料的形成规律和特点，保持项目文件材料之间的有机联系。2.分类科学、编号规范、编目准确、装订整齐，便于保管和利用。分类方法1.工程项目档案可按照项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等类别进行分类。2.研发项目档案可按照项目立项文件、研究开发文件、测试文件、成果鉴定文件等类别进行分类。3.营销项目档案可按照项目策划文件、市场调研文件、广告宣传文件、销售合同文件等类别进行分类。编号规则1.项目档案编号应具有唯一性，便于识别和管理。2.项目档案编号可采用“项目名称+年份+流水号”的格式，如“XX项目20XX001”。编目要求1.项目档案编目应包括案卷封面、卷内目录、备考表等内容。2.案卷封面应填写项目名称、项目编号、保管期限、密级等信息。3.卷内目录应填写文件题名、日期、文号、责任者等信息。4.备考表应填写本卷情况说明、立卷人、检查人、日期等信息。装订要求1.项目档案应采用线装或胶装的方式进行装订，确保档案的整齐、牢固。2.装订应去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等。3.装订应保持文件材料的原貌，不得对文件材料进行裁剪、拼接等处理。项目档案的归档归档时间1.工程项目档案应在项目竣工验收后三个月内归档。2.研发项目档案应在项目成果鉴定后一个月内归档。3.营销项目档案应在项目结束后一个月内归档。归档要求1.项目档案应按照分类方案进行整理和编目，编制项目档案移交清单。2.项目档案移交清单应包括项目名称、项目编号、档案数量、移交日期等信息。3.项目档案移交清单应由项目部门负责人和档案管理人员签字确认。归档流程1.项目部门按照归档时间要求，将整理好的项目档案移交公司档案管理部门。2.公司档案管理部门对移交的项目档案进行审核，如发现问题及时反馈项目部门进行整改。3.审核通过后，公司档案管理部门将项目档案进行入库保管，并更新项目档案目录数据库。项目档案的保管保管期限1.工程项目档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括项目立项文件、可行性研究报告、环境影响评价报告、初步设计文件、竣工验收文件等；长期保管的档案主要包括项目施工过程中的各类文件材料；短期保管的档案主要包括项目建设过程中的一般性文件材料。2.研发项目档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括项目立项文件、研究开发计划、测试报告、成果鉴定文件等；长期保管的档案主要包括项目研发过程中的各类文件材料；短期保管的档案主要包括项目研发过程中的一般性文件材料。3.营销项目档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括项目策划文件、市场调研报告、广告宣传方案、销售合同等；长期保管的档案主要包括项目营销过程中的各类文件材料；短期保管的档案主要包括项目营销过程中的一般性文件材料。保管条件1.公司应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。项目档案的鉴定与销毁鉴定组织公司成立项目档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目部门负责人、相关专业技术人员等组成。鉴定原则1.以国家有关档案管理的法律法规和行业标准为依据，确保鉴定工作的合法性和规范性。2.遵循全面审查、突出重点、便于利用的原则，确保鉴定工作的科学性和合理性。鉴定内容1.项目档案的完整性、准确性、系统性。2.项目档案的保管期限是否合理。3.项目档案的密级是否恰当。销毁程序1.项目档案鉴定小组对拟销毁的项目档案进行审核，提出销毁意见。2.公司档案管理部门根据鉴定小组的意见，编制项目档案销毁清单。3.项目档案销毁清单应包括项目名称、项目编号、档案数量、销毁原因、销毁日期等信息。4.项目档案销毁清单应由公司主管领导签字批准。5.项目档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。6.销毁工作完成后，监销人应在项目档案销毁清单上签字确认，并将项目档案销毁清单归档保存。项目档案的查询与借阅查询与借阅范围1.公司内部人员因工作需要，可查询和借阅与其工作相关的项目档案。2.公司外部单位或个人因特殊原因需要查询和借阅公司项目档案的，应经公司主管领导批准，并办理相关手续。查询与借阅程序1.申请人填写项目档案查询或借阅申请表，注明查询或借阅的项目名称、项目编号、档案内容、查询或借阅期限等信息。2.申请人所在部门负责人签字审核。3.公司档案管理部门负责人签字批准。4.档案管理人员根据批准的申请表，为申请人提供项目档案查询或借阅服务。5.申请人查询或借阅项目档案时，应在档案管理人员的陪同下进行，不得擅自将项目档案带出档案库房。6.申请人查询或借阅项目档案后，应及时归还档案管理人员，并办理归还手续。查询与借阅期限1.公司内部人员查询或借阅项目档案的期限一般不得超过一个月。2.公司外部单位或个人查询或借阅项目档案的期限一般不得超过三个工作日。保密要求1.档案管理人员应严格遵守保密制度，确保项目档案的安全和保密。2.申请人查询或借阅