发改局办公档案管理制度

PAGE发改局办公档案管理制度一、总则（一）目的为加强发改局办公档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在发改工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于发改局机关各科室、所属事业单位在工作中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。发改局档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则。归档的文件材料应真实反映发改工作的实际情况，数据准确可靠。3.分类科学原则。按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则。加强档案的安全保护措施，确保档案信息不泄露，维护国家和单位的安全。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门发改局设立专门的档案管理科室，配备专职档案管理人员，负责全局档案的集中管理工作。（二）档案管理人员职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、统计本局的各类档案，确保档案的齐全、完整和安全。3.对档案进行分类、编目、上架，编制检索工具，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行鉴定，对已到保管期限的档案提出存毁意见，经批准后进行处理。5.积极开展档案信息开发利用工作，为发改工作提供档案资料支持。6.负责对各科室档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与发改工作有关的文件、指示、通知等。2.本局形成的各类文件、报告、会议记录、工作计划、总结、统计报表等。3.本局在履行职能过程中产生的项目申报、审批、监管等业务文件。4.本局与其他单位签订的合同、协议等文件。5.本局工作人员在工作中形成的重要书信、手稿、荣誉证书等。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其可读性和完整性。（三）整理方法1.按照档案的形成年度、机构（问题）、保管期限进行分类。2.对每份文件材料进行编号、编目，填写卷内文件目录。3.按照分类方案，将文件材料装订成册，编制案卷封面、封底和备考表。4.建立档案盒，将整理好的案卷装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。四、档案的保管（一）保管场所档案管理科室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（三）档案存放1.按照档案的分类方案，将档案有序存放在档案架上，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的安全。（四）档案保管期限1.发改局档案保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.确定档案保管期限的原则：反映本局主要职能活动和基本历史面貌的，对本局、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。反映本局一般工作活动，在一定时期内对本局工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。其中，主要的保管期限为30年，次要的保管期限为10年。（五）档案清点与检查1.档案管理人员应定期对档案进行清点，核对档案数量、保管期限等信息，确保档案账实相符。2.每年应对档案库房进行全面检查，检查档案保管状况、设备运行情况等，发现问题及时处理。五、档案的利用（一）利用范围本局工作人员因工作需要，可查阅、借阅本局档案；外单位因工作需要查阅本局档案的，须经本局分管领导批准。（二）利用手续1.本局工作人员查阅档案，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理科室查阅。2.外单位查阅档案，应提前向本局提交查阅申请函，注明查阅单位、查阅内容、查阅目的等信息，经本局分管领导批准后，由档案管理科室安排专人陪同查阅，并填写《档案查阅登记表》。3.借阅档案须填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息，经所在科室负责人和档案管理科室负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。2.查阅、借阅档案应在档案管理科室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅、借阅档案完毕后，应及时归还档案管理科室，由档案管理人员核对无误后，在《档案查阅登记表》或《档案借阅登记表》上签字注销。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理科室负责人、相关业务科室负责人和档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限和价值，对档案进行鉴定。对已无保存价值的档案，应提出销毁意见。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，形成鉴定报告，提出销毁档案的清单。2.将鉴定报告和销毁清单报本局分管领导审批。3.经批准后，由档案管理科室负责组织销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现发改局档案的信息化管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.建立档案管理信息系统，对档案的收集、整理、保管、利用等环节进行信息化管理。2.对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享。3.加强电子档案的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，确保电子档案的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.按照