医院综合档案室管理制度

PAGE医院综合档案室管理制度一、总则（一）目的为加强医院综合档案室的管理，有效保护和利用档案资源，确保档案的完整、准确、系统与安全，为医院的医疗、教学、科研、管理等各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的相关活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：医院综合档案室对全院各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.完整准确原则：档案的形成、收集应保证其内容的完整性和准确性，如实反映医院各项工作的真实情况。3.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的丢失、损坏、泄密等情况发生。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为医院各部门和员工提供便捷的档案利用服务。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定医院档案管理制度并组织实施。2.负责全院各类档案的集中统一收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案整理规范、有序。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，如目录、索引等，方便档案的查询和利用。4.负责档案库房的日常管理，做好档案的安全保管工作，包括温湿度控制、防火、防盗、防虫、防潮、防鼠等防护措施。5.按照规定的保管期限，对档案进行鉴定和销毁，确保档案库存的合理性和有效性。6.积极开展档案信息开发利用工作，为医院各项工作提供档案资料支持，如编写档案参考资料、提供档案查阅服务等。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全院员工的档案意识和业务水平。8.负责与上级档案管理部门及相关单位的业务联系与交流，及时报送档案工作信息。（二）各科室兼职档案员职责1.负责本科室档案的收集、整理、初步分类工作，确保本科室档案的齐全、完整。2.按照医院档案管理要求，定期将本科室整理好的档案移交至综合档案室。3.协助综合档案室开展档案利用工作，提供本科室相关档案的查询线索和利用需求。4.参与医院组织的档案业务培训和宣传活动，提高本科室员工的档案意识。（三）医院员工职责1.形成和积累属于归档范围的文件材料，并按照医院档案管理要求及时整理、移交。2.遵守医院档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案，不得擅自提供、抄录、公布档案内容。3.在工作中积极配合档案管理部门的工作，合理利用档案资源，提高工作效率。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类：包括医院党委、工会、共青团等组织形成的各类文件、会议记录、活动资料等。2.行政管理类：医院行政部门形成的各类文件、通知、报告、规划、计划、规章制度等。3.医疗业务类：医疗科室的病历、诊断报告、治疗方案、科研项目资料、医疗统计报表等。4.教学工作类：教学计划、教案、教学大纲、学生成绩记录、教学评估资料等。5.科研工作类：科研项目申请书、研究报告、实验数据、论文发表记录等。6.设备物资类：设备采购合同、设备验收报告、设备维修记录、物资采购清单等。7.基本建设类：医院基本建设项目的可行性研究报告、设计图纸、施工文件、竣工验收资料等。8.财务审计类：财务报表、会计凭证、审计报告、经济合同等。9.人事管理类：员工档案、招聘资料、考核记录、奖惩文件等。（二）收集要求1.各科室兼职档案员应定期收集本科室在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案收集的及时性。2.收集的文件材料应真实、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，符合档案形成的原始状态。3.对于重要文件材料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件保存处。（三）整理方法1.按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行分类。分类应遵循科学性、系统性、实用性原则，便于档案的管理和利用。2.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的标识和检索。3.按照档案装订要求，对文件材料进行整理装订。装订应整齐、牢固，保持文件材料的原貌，便于查阅和保管。4编制卷内目录，卷内目录应包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等项目，准确反映卷内文件的内容和排列顺序。四、档案的保管（一）库房建设与设施配备1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防虫、防潮、防鼠等条件良好的房间，并配备必要的防护设施，如空调、除湿机、灭火器、防虫药、温湿度计等。2.库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作的有序开展。3.档案存放架应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）档案上架与排列1.档案应按照分类编号顺序上架存放，并在存放架上标明档案类别、年度、保管期限等信息，便于快速定位和查找。2.同一类档案应按照时间顺序或重要程度进行排列，保持档案排列的逻辑性和连贯性。（三）档案保管期限划分1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映医院主要职能活动和历史面貌，并对医院有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映医院一般工作活动，在较长时间内对医院工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。短期保管的档案：凡是反映医院一般性工作活动，在较短时间内对医院工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。2.各科室兼职档案员在整理档案时，应根据档案的性质和价值，初步确定档案的保管期限，并在移交档案时注明。综合档案室在接收档案后，应进行审核，如有异议，应与相关科室协商确定。（四）档案定期检查与维护1.综合档案室应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量是否齐全、整理是否规范、保管环境是否良好等。2.对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理。如档案有损坏、霉变等情况，应及时进行修复；如保管环境不符合要求，应及时调整温湿度、采取防护措施等。3.定期对档案进行清点核对，确保档案的账实相符。五、档案的利用（一）利用范围1.医院内部各科室及员工因医疗、教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅相关档案。2.外单位因工作需要，经医院批准，可查阅、借阅医院相关档案，但应严格遵守档案利用规定。（二）利用手续1.医院内部人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、数量、用途等信息，经所在科室负责人签字同意后，提交至综合档案室。2.综合档案室对申请表进行审核，符合规定的，予以办理查阅或借阅手续，并登记查阅或借阅的档案信息、利用人姓名及单位、查阅或借阅时间等。3.外单位人员查阅、借阅档案，除填写申请表外，还应提交单位介绍信，并经医院相关部门负责人批准。综合档案室在办理查阅或借阅手续时，应严格审查介绍信内容，确保查阅或借阅目的合法合规。（三）利用方式1.查阅档案：利用人可在综合档案室查阅区进行查阅，查阅时应保持安静，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。如需复印档案，应经综合档案室同意，并按照规定办理复印手续。2.借阅档案：借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自带出医院，不得在档案上涂改、伪造、损毁等。借阅期满后，应按时归还档案。（四）利用登记与统计1.综合档案室应建立档案利用登记册，对每一次档案利用情况进行详细登记，包括利用人姓名、单位、查阅或借阅时间、档案名称及数量、利用目的等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，如档案利用人次、利用档案类别、利用目的分布等，为档案管理工作的优化提供依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、相关业务部门代表、档案管理人员等组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限的划分标准，对到期档案进行逐卷鉴定，确定档案是否仍具有保存价值。2.对于已失去保存价值的档案，应审查其内容是否涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息，如有此类信息，应按照相关规定进行处理。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行审核，形成鉴定报告，提出销毁意见。2.将鉴定报告提交医院分管领导审批，经批准后，方可进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。监销人应在销毁清册上签字确认。4.销毁清册应详细记录销毁档案的名称、数量、年度、保管期限等信息，与鉴定报告一并归档保存。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各科室在工作中形成的电子文件，应按照医院档案管理要求及时收集，并进行整理。整理时应确保电子文件的格式规范、内容完整、元数据齐全。2.电子文件应按照档案分类方案进行分类，建立相应的文件夹结构，并进行命名。命名应遵循唯一性、规范性原则，便于识别和检索。（二）电子档案的存储与备份1.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并定期进行数据备份。备份应采用多种存储介质，如磁带、光盘、移动硬盘等，分别存储在不同的地点，以防止数据丢失。2.存储电子档案的服务器或存储设备应具备良好的安全防护措施，如防火墙、杀毒软件、用户认证等，确保电子档案的安全。（三）电子档案的利用与管理1.医院内部人员可通过医院内部网络查阅