医院档案室管理上墙制度

PAGE医院档案室管理上墙制度一、总则目的为加强医院档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。适用范围本制度适用于医院各科室及全体员工在档案形成、收集、整理、归档、保管、利用等过程中的管理活动。基本原则1.集中统一管理原则：医院档案室负责全院档案的集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：归档的档案必须是真实反映医院各项工作实际情况的原始材料。3.完整性原则：全面收集医院在医疗、教学、科研、管理等活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息不泄露，维护医院的合法权益。二、档案管理职责档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定医院档案管理制度并组织实施。2.负责全院档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅利用。4.负责档案库房的日常管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等安全保护工作，确保档案的安全。5.对到期档案进行鉴定，提出存毁意见，经批准后做好档案的销毁工作。6.积极开展档案信息开发利用工作，为医院的医疗、教学、科研、管理等提供档案信息服务。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全院员工的档案意识。各科室兼职档案员职责1.负责本科室档案的收集、整理、初步分类工作，确保本科室档案的齐全完整。2.定期将本科室整理好的档案移交至医院档案室，并办理交接手续。3.协助档案室做好档案的查阅、利用等工作，提供相关档案信息。4.负责本科室档案的日常保管，确保档案的安全。5.及时向档案室反馈本科室档案管理工作中存在的问题和建议。档案形成部门职责1.各部门应明确专人负责档案的形成、积累和整理工作，确保档案的真实、准确、完整。2.在工作活动中，及时将形成的各类文件材料进行分类整理，按照档案管理要求进行归档。3.严格遵守档案管理规定，不得擅自销毁、涂改、伪造档案。4.积极配合档案室做好档案的收集、整理、移交等工作。三、档案的收集与整理收集范围1.医疗档案：包括病历、检查检验报告、医嘱单、手术记录、护理记录等。2.教学档案：教学计划、教学大纲、教案、课件、学生成绩等。3.科研档案：科研项目申请书、研究报告、论文发表、科研成果鉴定等。4.行政管理档案：医院文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。5.设备档案：设备购置合同、说明书、维修记录、验收报告等。6.基建档案：基建项目立项文件、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等。收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的时效性。2.收集的档案应保持文件材料的原始状态，不得随意涂改、损坏。3.对于重要的文件材料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.分类科学、排列有序、编号规范、装订整齐。整理方法1.分类：按照档案的类别分为医疗、教学、科研、行政管理、设备、基建等六大类，每大类下再细分若干小类。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号格式为：[档案类别代码][年度][流水号]。例如：YL2023001，表示医疗类档案，2023年度形成的第1份档案。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。4.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊，然后按照一定顺序进行装订。四、档案的归档与保管归档时间1.各部门兼职档案员应在每年[具体时间]前，将上一年度整理好的档案移交至医院档案室。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后[规定时间]内及时归档。归档程序1.各部门兼职档案员填写档案移交清单，清单应包括档案编号、题名、日期、数量等内容。2.档案室对移交的档案进行核对、验收，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。3.双方在档案移交清单上签字确认，完成档案移交手续。保管期限1.永久保管：凡是反映医院主要职能活动和基本历史面貌的，对医院有长远利用价值的档案，列为永久保管。如医院的重要规章制度、重大事件记录、重要人事任免文件等。2.定期保管：定期保管期限分为30年、10年。保管期限为30年的档案：主要是医院在一定时期内具有查考利用价值的文件材料。如一般的医疗、教学、科研文件等。保管期限为10年的档案：在较短时期内具有查考利用价值的文件材料。如一般性的行政管理文件等。保管要求1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等条件。2.档案应分类存放，排列有序，并建立档案存放位置索引，便于查找。3.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。5.电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。五、档案的查阅与利用查阅权限1.医院内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.外单位人员查阅档案，需持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等，经医院分管领导签字同意后，方可查阅。涉及重要档案查阅的，还需经医院主要领导批准。查阅程序1.查阅人员到档案室填写档案查阅登记表，登记查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容等信息。2.档案室工作人员根据查阅申请表或介绍信，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损等。如需复印或摘录档案内容，应经档案室工作人员同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案室，档案室工作人员核对无误后，在档案查阅登记表上注明归还日期。利用范围1.档案主要用于医院的医疗、教学、科研、管理等工作，为医院的决策、业务开展、经验总结等提供参考依据。2.经医院批准，档案可用于对外交流、学术研究等活动，但必须严格遵守保密规定。利用反馈1.利用档案后，利用人员应及时向档案室反馈档案利用效果，提出改进档案管理工作的意见和建议。2.档案室应定期对档案利用情况进行统计分析，总结档案利用规律，为档案管理工作的优化提供依据。六、档案的鉴定与销毁鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、相关业务部门人员等组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出存毁意见。鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核后，提出销毁意见。销毁程序1.编制档案销毁清册，清册应包括档案编号、题名、日期、数量、保管期限等内容。2.经医院分管领导批准后，按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册归档保存。七、档案信息化管理信息化建设目标1.建立医院档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作的效率和质量，方便档案的查阅和利用。数据录入与维护1.档案室工作人员应按照档案整理要求，将纸质档案信息录入档案信息管理系统，确保数据的准确、完整。2.定期对档案信息管理系统中的数据进行维护，更新档案信息，确保数据的