医院档案室工作制度上墙

PAGE医院档案室工作制度上墙一、总则（一）目的医院档案室工作制度上墙旨在规范医院档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，为医院的医疗、教学、科研、管理等各项工作提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于医院各科室及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映医院各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集医院在医疗、教学、科研、管理等活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。3.系统性原则：按照档案的形成规律和内在联系，对档案进行科学分类、整理和编目，使其具有系统性。4.安全性原则：采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.服务性原则：充分发挥档案的作用，为医院各项工作和社会利用提供优质服务。二、档案管理职责（一）医院档案管理委员会职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定医院档案工作发展规划和规章制度。2.指导、协调医院各科室的档案工作，解决档案工作中的重大问题。3.定期对医院档案工作进行检查和评估，推动档案工作规范化、科学化建设。（二）档案室职责1.负责医院档案的集中统一管理，制定档案管理制度和业务规范，并组织实施。2.收集、整理、保管医院各类档案，做好档案的分类、编目、装订、上架等工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行鉴定和销毁。5.开展档案信息化建设，建立档案数据库，实现档案信息的数字化管理和远程利用。6.对医院各科室的档案工作进行业务指导和监督检查，组织档案人员业务培训。7.积极开发利用档案信息资源，为医院的医疗、教学、科研、管理等工作提供档案资料支持和信息服务。（三）各科室兼职档案员职责1.负责本科室档案的收集、整理、保管和移交工作，确保本科室档案的完整、准确、系统。2.按照档案管理要求，对本科室形成的文件材料进行分类、整理，定期移交档案室。3.协助档案室做好档案的查阅、利用工作，及时提供本科室相关档案资料。4.接受档案室的业务指导和监督检查，参加档案业务培训，提高档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.医疗档案：包括门诊病历、住院病历、手术记录、检查检验报告、医嘱单、护理记录等。2.教学档案：包括教学计划、教学大纲、教案、讲稿、学生成绩册、实习报告等。3.科研档案：包括科研项目立项申请书、研究方案、实验数据、科研成果报告、论文发表等。4.行政管理档案：包括医院行政文件、会议记录、工作计划与总结、统计报表、人事档案、财务档案等。5.设备档案：包括设备购置合同、安装调试记录、使用说明书、维修保养记录等。6.基建档案：包括医院建设项目的可行性研究报告、设计图纸、施工文件、竣工验收资料等。（二）收集要求1.各科室兼职档案员应及时收集本科室在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.对收集到的文件材料，应进行初步整理，剔除重复、无用的文件，保证文件材料的质量。3.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、签署齐全，符合档案保存要求。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.按照档案的类别和保管期限进行分类整理，便于管理和查阅。3.整理应做到分类科学、排列有序、编号规范、编目准确。（四）整理方法1.分类：按照档案的类别，将收集到的文件材料分为医疗、教学、科研、行政管理、设备、基建等六大类。每大类下再根据档案的具体内容和特点进行二级分类。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用年度+类别+流水号的方式，如2023YL001，表示2023年的医疗档案第1号。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案目录应一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册。4.装订：对纸张较多的档案进行装订，装订应整齐牢固，便于翻阅和保管。四、档案的保管（一）保管场所档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案：应按照档案的类别和保管期限，分别装入档案盒，上架存放。档案盒应标明档案类别、年度、保管期限等信息。2.电子档案：应进行备份存储，存储介质可采用光盘、磁带、移动硬盘等。电子档案应按照档案管理系统的要求进行分类存储，建立电子档案目录，便于检索和利用。3.特殊载体档案：如照片、录音、录像等，应按照相关规定进行整理和保管。照片应冲洗成纸质照片并编号归档，同时保存电子照片；录音、录像应进行转录存储，并建立相应的目录索引。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映医院主要职能活动和基本历史面貌的，对医院工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管：凡是反映医院一般工作活动，在较长时间内对医院工作有查考利用价值的档案，保管期限为30年。3.短期保管：凡是反映医院局部工作活动，在较短时间内对医院工作有参考价值的档案，保管期限为10年。（四）档案清查1.档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量准确、质量完好。2.清查内容包括档案的数量、保管状况、利用情况等。对清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理。3.清查结束后，应编制档案清查报告，报告内容包括清查时间、范围、方法、结果及存在的问题和处理意见等。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应严格遵守国家有关法律法规和医院档案管理制度，确保档案利用的合法性和规范性。2.服务优先原则：以服务医院各项工作和社会利用为宗旨，积极主动地为利用者提供档案资料支持和信息服务。3.安全保密原则：在档案利用过程中，应严格遵守档案保密规定，确保档案信息安全，防止档案泄密。（二）利用范围1.医院内部工作人员因医疗、教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅相关档案。2.外单位因工作需要，经医院档案管理委员会批准，可查阅、借阅医院相关档案。查阅、借阅档案应办理相关手续，填写档案查阅、借阅登记表。（三）利用方式1.查阅：利用者可到档案室查阅档案，档案室应提供必要的查阅条件，协助利用者查找所需档案。查阅档案应在档案室指定地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、期限等信息，经所在科室负责人签字同意后，报档案室负责人审批。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损，不得擅自复制档案。（四）利用登记档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细登记。登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、档案名称、数量、期限等信息。档案利用登记应定期整理归档，作为档案统计和分析的依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史观点、辩证分析的原则，确保鉴定结果的准确性和科学性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、业务骨干及相关科室负责人组成。鉴定小组负责对档案的鉴定工作进行组织和指导。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映医院的主要职能活动和基本历史面貌，是否对医院工作、国家建设和历史研究有利用价值。2.档案的保存状况是否良好，是否存在损坏、变质等情况。3.档案的保管期限是否符合规定，是否需要调整保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，注明档案名称、数量、销毁原因等信息，报档案管理委员会审批。2.档案销毁申请表经批准后，由档案室负责组织实施销毁工作。销毁档案应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，监销人员应在档案销毁清册上签字确认。档案销毁清册应永久保存，作为档案销毁的凭证。七、档案信息化建设（一）建设目标建立医院档案管理信息系统，实现档案的数字化管理、网络化传输和智能化利用，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）建设内容1.档案数字化：对医院现有的纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，建立档案数据库。2.档案管理信息系统：开发建设档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全过程的信息化管理。3.网络传输平台：搭建档案网络传输平台，实现档案信息的远程查阅和利用，方便医院内