医院各部门档案管理制度

PAGE医院各部门档案管理制度一、总则（一）目的为加强医院各部门档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和有效保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各临床科室、医技科室、行政职能部门、后勤保障部门等所有部门的档案管理工作。（三）档案定义本制度所指档案是医院在医疗、教学、科研、管理等各项活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：医院设立专门的档案管理部门，对全院档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.完整准确原则：各部门应确保档案内容的真实、完整、准确，反映医院各项工作的实际情况。3.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案的使用效率。4.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案的安全，防止档案信息的泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置医院设立档案管理科，负责全院档案的综合管理工作。（二）档案管理科职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定医院档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、保管全院各部门形成的档案，确保档案的完整和安全。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行鉴定和销毁。5.积极开展档案的开发利用工作，为医院的医疗、教学、科研、管理等提供档案信息服务。6.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍的整体素质。7.对各部门档案管理工作进行监督、检查和指导，定期开展档案工作考核评估。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档工作，确保档案的及时、完整和准确。2.按照医院档案管理规定，定期将本部门整理好的档案移交档案管理科。3.协助档案管理科做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的档案信息。4.负责本部门档案的日常保管，确保档案的安全。5.接受档案管理科的业务指导和培训，不断提高档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.医疗业务档案：包括门诊病历、住院病历、检查检验报告、手术记录、护理记录等。2.教学档案：包括教学计划、教学大纲、教案、课件、学生实习档案等。3.科研档案：包括科研项目申请书、研究方案、实验数据、科研成果等。4.行政管理档案：包括医院红头文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。5.后勤保障档案：包括物资采购档案、设备维修档案、基建档案等。6.其他档案：如医院与外部单位签订的合同协议、各类荣誉证书、照片、音像资料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案形成后及时收集，不得积压、散失。2.收集的档案应内容完整、字迹清晰、签字盖章齐全，符合档案整理要求。3.对于重要的、具有长期保存价值的档案，应同时收集电子文档，确保电子档案与纸质档案内容一致。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、装订、保管和查阅。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等特征进行分类。医院档案可分为党群工作类、行政管理类、医疗业务类、教学科研类、后勤保障类等一级类目，在一级类目下再根据具体情况设置二级及以下类目。2.组卷：将具有内在联系的文件材料组合成案卷。卷内文件应按照一定的顺序排列，一般为批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次修改稿依次排列。3.编目：对案卷进行编号、编页、填写卷内文件目录、备考表等。卷内文件目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。备考表应注明卷内文件的缺损、补充、移出、销毁等情况。4.装订：案卷应采用线装或胶装等方式进行装订，确保整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）保管场所档案管理科应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施，确保档案的安全保管。库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具档案应采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具进行存放，装具应排列整齐，便于查找和管理。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指反映医院主要职能活动和历史面貌，对医院、国家和社会具有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指反映医院一般工作活动，在较长时间内对医院工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年；短期保管的档案是指反映医院局部工作活动，在较短时间内对医院工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年至15年。具体档案保管期限按照国家有关规定和医院实际情况确定。（四）档案定期检查档案管理科应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、数量变化、安全防护设施等情况。对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。（五）档案数字化管理为提高档案管理效率和利用水平，医院应逐步推进档案数字化工作。档案管理科应按照相关标准和规范，对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案的数字化存储和检索利用。同时，应加强电子档案的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，确保电子档案的安全。五、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则：档案利用应遵守国家有关法律法规和医院档案管理制度，不得损害国家利益、医院利益和他人合法权益。2.方便快捷原则：档案管理部门应简化利用手续，提高服务效率，为利用者提供方便快捷的档案查阅、借阅等服务。3.保密安全原则：在档案利用过程中，应严格遵守保密规定，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.医院内部人员因医疗、教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅相关档案。2.外单位因工作需要，经医院批准，可查阅、借阅医院相关档案，但必须严格遵守医院档案管理制度。（三）利用手续1.医院内部人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅、借阅档案的名称、内容、用途等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理科办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅、借阅档案，应提前向医院提交《档案查阅、借阅申请函》，注明查阅、借阅档案的名称、内容、用途等，经医院分管领导批准后，到档案管理科办理查阅、借阅手续。查阅、借阅申请函应加盖申请单位公章。3.档案管理科对查阅、借阅申请进行审核，符合条件的，予以办理查阅、借阅手续，并提供必要的档案利用指导。查阅、借阅人员应按照规定的时间和范围使用档案，不得擅自涂改、转借、复印、拍照、摘录档案内容。（四）利用登记档案管理科应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅档案名称、查阅内容、归还日期等信息。档案利用登记记录应妥善保存，以备查询。（五）档案复制因工作需要复制档案的，应经档案管理科负责人批准。复制档案应采用复印、扫描等方式，确保复制件与原件内容一致。复制件应加盖档案管理科“与原件核对无误”章，并注明复制日期。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织医院成立档案鉴定工作领导小组（以下简称“领导小组”），由医院分管领导任组长，档案管理科、纪检监察部门、相关业务部门负责人为成员。领导小组负责对全院档案的鉴定工作进行组织领导和审核把关。（二）鉴定标准档案鉴定工作应依据国家有关档案保管期限的规定和医院实际情况，对档案的保存价值进行全面、客观、科学的评估。鉴定时应重点考虑档案的内容重要性、历史查考价值、现实利用需求等因素。（三）鉴定程序1.档案管理科定期对保管期满的档案进行清理，提出初步鉴定意见，填写《档案鉴定销毁审批表》，并附上档案清单。2.领导小组对档案管理科提交的《档案鉴定销毁审批表》及档案清单进行审核，必要时可组织相关业务部门进行会审。3.经领导小组审核同意销毁的档案，由档案管理科按照规定程序进行销毁。（四）销毁方法档案销毁应采用焚毁、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行详细记录，包括销毁日期、