合同用印审批管理规范

合同用印审批管理规范一、总则（一）目的宗旨。为规范合同用印审批行为，防范印章管理风险，确保合同用印合法合规，特制定本规范。1.本规范适用于公司所有合同、协议及其他具有法律效力的文书的用印审批与管理。2.本规范旨在明确用印审批流程、权责划分及监督机制，实现用印管理的制度化、标准化。3.各部门及员工应严格遵守本规范，确保合同用印工作符合法律法规及公司内部管理制度要求。（二）适用范围。本规范适用于公司总部各部门及下属分支机构的合同用印审批活动，涵盖合同用印申请、审批、执行、归档等全流程管理。（三）基本原则。合同用印审批管理应遵循以下基本原则：1.依法合规原则。用印活动必须符合《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国印章管理条例》等相关法律法规要求。2.权责明确原则。明确各级审批人员的职责权限，确保用印审批责任到人。3.流程规范原则。严格遵循用印审批流程，确保每项用印活动均有据可查、有责可究。4.效率优先原则。在确保合规的前提下，优化审批流程，提高用印效率。5.严格管控原则。加强对印章保管和使用环节的管控，防范印章滥用风险。二、组织架构与职责（一）管理机制。公司设立合同用印审批管理委员会，负责统筹管理合同用印审批工作。1.管理委员会由总经理担任主任，分管经营、法务、财务的副总经理担任副主任，成员包括各部门负责人及法务部、财务部、综合管理部相关工作人员。2.管理委员会下设办公室，办公室设在综合管理部，负责日常用印审批管理、印章保管及档案维护工作。（二）部门职责。1.综合管理部职责：（1）负责制定和完善合同用印审批管理制度，并组织实施。（2）负责合同用印申请的受理、审核及流转工作。（3）负责印章的保管、使用登记及保管人变更管理。（4）负责用印审批档案的整理、归档及保管。（5）定期向管理委员会汇报用印审批工作情况，提出改进建议。2.法务部职责：（1）负责审核合同文本的合法性、合规性，出具法律意见。（2）负责指导合同用印审批流程，监督用印审批执行情况。（3）负责处理合同用印相关的法律纠纷及风险事件。3.财务部职责：（1）负责审核涉及财务事项的合同用印申请，确保资金安全。（2）负责监督合同履行过程中的资金支付情况，防范财务风险。（3）负责配合相关部门进行合同用印审批及档案管理。4.各业务部门职责：（1）负责本部门合同用印申请的提出及合同文本的初步审核。（2）负责配合相关部门完成合同用印审批流程。（3）负责本部门合同用印后的履行监督及风险控制。（三）岗位职责。1.用印审批管理委员会职责：（1）审议合同用印审批管理制度及重大用印事项。（2）监督合同用印审批流程的执行情况，协调解决审批中的问题。（3）定期评估合同用印审批管理工作的有效性，提出改进措施。2.用印审批管理委员会办公室主任职责：（1）负责合同用印审批管理制度的组织实施及日常管理。（2）负责合同用印申请的审核及流转，监督印章使用情况。（3）负责用印审批档案的整理、归档及保管，确保档案完整、准确。3.用印审批申请人员职责：（1）负责提出合同用印申请，提供完整的合同文本及相关材料。（2）负责配合相关部门完成合同用印审批流程。（3）负责合同用印后的履行监督及风险控制，确保合同有效履行。4.用印审批审批人员职责：（1）负责审核合同用印申请的合规性、完整性。（2）负责按照审批权限及流程完成合同用印审批。（3）负责监督合同用印审批执行情况，确保审批结果得到有效落实。5.印章保管人员职责：（1）负责印章的日常保管，确保印章安全、完整。（2）负责按照审批权限及流程执行印章使用，做好使用登记。（3）负责配合相关部门进行印章使用监督及档案管理。三、用印审批流程（一）申请环节。合同用印申请应通过书面形式提出，并附以下材料：1.合同用印申请表，包括申请部门、申请事项、合同名称、合同金额、合同文本、审批意见等栏目。2.合同文本及附件，确保合同文本完整、准确，无涂改、无伪造。3.相关部门审核意见，涉及多个部门审批的合同，应附相关部门的审核意见。4.其他必要的材料，如法律意见书、财务审核报告等。（二）审核环节。合同用印申请应按照以下流程进行审核：1.业务部门审核。申请部门对合同文本的合法性、合规性进行初步审核，并填写审核意见。2.法务部审核。法务部对合同文本的法律风险进行评估，出具法律意见。3.财务部审核。财务部对涉及财务事项的合同用印申请进行审核，确保资金安全。4.用印审批管理委员会办公室审核。办公室对合同用印申请的完整性、合规性进行审核，并安排审批流程。（三）审批环节。合同用印申请应按照以下权限进行审批：1.低值合同审批。合同金额在规定标准以下的合同，由业务部门负责人审批。2.一般合同审批。合同金额在规定标准以上、以下之间的合同，由分管副总经理审批。3.大额合同审批。合同金额超过规定标准的合同，由总经理审批。4.特殊合同审批。涉及重大投资、重大法律风险、重大财务风险的合同，由用印审批管理委员会审议。（四）执行环节。合同用印审批完成后，应按照以下流程执行：1.用印审批管理委员会办公室安排印章使用，并做好使用登记。2.印章保管人员按照审批权限及流程执行印章使用，确保印章使用合规、安全。3.用印审批申请人员负责合同用印后的履行监督，确保合同有效履行。（五）归档环节。合同用印审批完成后，应将以下材料进行归档：1.合同用印申请表。2.合同文本及附件。3.相关部门审核意见。4.用印审批记录。5.印章使用登记表。四、印章管理（一）印章种类。公司印章包括：1.公司公章。2.财务专用章。3.合同专用章。4.法定代表人印章。5.其他根据业务需要设立的印章。（二）印章保管。公司印章应按照以下规定进行保管：1.公司公章由综合管理部指定专人保管，财务专用章由财务部指定专人保管，合同专用章由法务部指定专人保管，法定代表人印章由法定代表人本人保管。2.印章保管人员应具备良好的政治素质和业务能力，无犯罪记录、无不良信用记录。3.印章保管人员应妥善保管印章，确保印章安全、完整，不得擅自借出、转让或销毁。4.印章保管人员应定期对印章进行检查，发现印章损坏、遗失等情况，应及时报告并采取补救措施。（三）印章使用。公司印章应按照以下规定进行使用：1.印章使用应严格遵循审批权限及流程，未经批准不得擅自使用印章。2.印章使用应填写印章使用登记表，记录使用时间、使用人、使用事由、审批人等信息。3.印章使用应在合同文本或其他文书上加盖，不得擅自刻制或变造印章。4.印章使用后，应妥善保管使用登记表，并定期向用印审批管理委员会办公室报告印章使用情况。（四）印章变更。公司印章发生变更时，应按照以下规定进行管理：1.印章刻制应向公安机关申请刻制许可，并按规定刻制印章。2.印章变更应填写印章变更申请表，并附相关证明材料。3.印章变更应经用印审批管理委员会审议，并报公司董事会批准。4.印章变更后，应及时销毁旧印章，并做好新印章的保管和使用工作。五、监督与考核（一）监督检查。用印审批管理委员会应定期对合同用印审批管理工作进行监督检查，重点检查以下内容：1.用印审批流程的执行情况。2.印章的保管和使用情况。3.用印审批档案的整理和归档情况。4.合同履行情况及风险控制情况。（二）考核评价。公司应建立合同用印审批管理考核评价制度，对各部门及员工的用印审批管理工作进行考核评价，考核评价结果应作为绩效考核的重要依据。1.考核评价内容应包括用印审批流程的执行情况、印章的保管和使用情况、用印审批档案的整理和归档情况、合同履行情况及风险控制情况等。2.考核评价方法应采用定性与定量相结合的方式，结合日常检查、专项检查、抽查等方式进行。3.考核评价结果应定期公布，并作为改进用印审批管理工作的依据。（三）责任追究。对违反本规范规定，造成合同用印风险或损失的，应追究相关人员的责任。1.对违反用印审批流程、擅自使用印章、印章保管不善等行为，应给予警告、罚款、