印章刻制存放巡检规范制度

印章刻制存放巡检规范制度一、总则（一）目的与依据。为规范印章刻制与存放管理，防范印章使用风险，依据《中华人民共和国印章管理条例》及相关规定制定本规范。本规范适用于本单位所有印章的刻制申请、制作、验收到存放、使用及巡检的全流程管理。（二）适用范围。本规范涵盖单位公章、部门印章、合同专用章、财务专用章等各类印章的刻制存放巡检工作，包括但不限于刻制申请审批、刻制单位选择、印章交付验收、存放保管、定期巡检及异常处置等环节。（三）基本原则。印章管理遵循“统一领导、分级负责、严格审批、专人保管、定期检查”的原则，确保印章安全可控，防止印章滥用或遗失。二、组织与职责（一）职责划分。单位设立印章管理委员会，由分管领导担任主任，办公室、财务部、法务部等部门负责人为委员，负责印章管理的决策与监督。办公室为印章管理职能部门，承担印章刻制申请受理、刻制单位联络、印章交付验收及日常保管职责。（二）岗位职责。1.印章管理委员会职责：审定印章刻制申请，监督印章使用规范，处理印章管理重大事项。2.办公室职责：负责印章刻制申请审核，联系刻制单位，组织印章验收，制定存放方案，实施巡检工作。3.保管人员职责：专职负责印章的保管，严格执行交接登记制度，确保印章存放环境安全。4.使用人员职责：按审批程序使用印章，使用后及时报告，不得擅自转交他人。（三）权限规定。1.公章使用需经单位主要负责人批准，重大事项需经印章管理委员会审议。2.部门印章使用由部门负责人审批，报办公室备案。3.印章刻制需经分管领导审批，特殊印章需报上级主管部门核准。三、印章刻制管理（一）刻制申请。1.申请部门填写《印章刻制申请表》，注明印章名称、规格、用途及刻制依据。2.申请表经部门负责人签字后，报办公室审核。3.办公室对申请内容真实性、必要性进行核查，符合规定的报分管领导审批。（二）刻制单位选择。1.通过政府采购平台或招标方式选择合规刻制单位，优先选择具有《特种行业许可证》的刻制企业。2.签订刻制合同，明确刻制内容、质量标准、交付时间及违约责任。3.合同副本报办公室存档。（三）刻制过程监督。1.刻制单位需提供刻制样品，办公室组织相关部门验收。2.验收标准包括印章材质、规格尺寸、文字清晰度、边缘光滑度等。3.验收合格后，刻制单位方可正式刻制。（四）印章交付。1.刻制完成后，刻制单位提供《印章交付清单》，办公室组织保管人员现场验收。2.保管人员核对印章实物与清单是否一致，检查印章质量。3.验收合格后，双方签署《印章交付确认书》，刻制单位不得留存印章实物或印模。四、印章存放管理（一）存放场所。1.公章、财务章等核心印章存放于保险柜内，保险柜钥匙由专人保管。2.部门印章存放于部门指定保险箱，由部门指定人员负责。3.存放场所应具备防火、防盗、防潮、防虫蛀等条件。（二）保管要求。1.保管人员需持有效证件上岗，无犯罪记录及不良信用记录。2.建立《印章保管登记簿》，详细记录印章交接、使用、维修等情况。3.保管人员不得擅自将印章转交他人，不得在非工作时间存放印章。（三）存放环境。1.保险柜应放置于干燥、通风、阴凉处，避免阳光直射。2.定期检查存放场所安全状况，发现隐患及时整改。3.特殊印章如钢印、私章等需采取专用保管措施。五、印章使用管理（一）使用审批。1.公章使用需经单位主要负责人签字，重大事项需经印章管理委员会审议。2.部门印章使用由部门负责人审批，报办公室备案。3.紧急情况需使用印章的，经分管领导批准后可先行使用，事后补办手续。（二）使用程序。1.使用人员填写《印章使用申请单》，注明使用事由、时间、经手人等信息。2.经审批后，使用人员凭申请单到保管人员处领取印章。3.使用完毕后，及时归还印章，并签字确认。（三）禁止行为。1.严禁未经批准擅自使用印章。2.严禁将印章交由他人保管或使用。3.严禁在空白文件上加盖印章。4.严禁将印章用于非审批用途的事项。六、印章巡检制度（一）巡检周期。1.公章、财务章等核心印章每月巡检一次，部门印章每季度巡检一次。2.特殊时期如重大活动、节假日前需增加巡检频次。（二）巡检内容。1.检查印章存放环境是否安全，保险柜是否完好。2.核对印章实物与登记簿记录是否一致。3.检查印章磨损情况，必要时进行保养或更换。4.核查保管人员资质及操作规范。（三）巡检记录。1.巡检人员填写《印章巡检记录表》，详细记录巡检时间、内容、发现问题及整改措施。2.巡检记录由办公室存档，作为年度考核依据。（四）异常处置。1.发现印章遗失、被盗、损坏等情况，立即启动应急预案。2.保管人员第一时间向单位主要负责人报告，并保护好现场。3.办公室协调相关部门调查原因，追究责任，必要时更换印章。七、印章变更与销毁（一）印章变更。1.印章名称、规格变更需经单位批准，并重新刻制。2.变更前需将旧印章按规定销毁，并办理交接手续。3.变更过程需全程记录，存档备查。（二）印章销毁。1.印章不再使用时，需按规定程序销毁。2.由办公室组织相关部门进行监督销毁，确保印章不可复原。3.销毁过程需拍照存