公司印章使用管理制度规定

公司印章使用管理制度规定一、总则（一）目的规范。为加强公司印章管理，确保印章使用安全有效，防范印章使用风险，特制定本制度规定。公司印章是公司行使职权、开展业务活动的重要凭证，规范印章管理，对于维护公司合法权益、保障公司正常运营具有重要意义。本制度规定旨在明确印章管理的组织架构、职责权限、使用流程、监督机制等，确保印章使用符合法律法规及公司内部管理要求。（二）适用范围。本制度规定适用于公司所有印章，包括但不限于公司公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人私章等。公司各部门、全体员工均应遵守本制度规定，妥善保管和使用印章。（三）基本原则。公司印章管理遵循统一管理、分级负责、严格审批、规范使用、定期检查的原则。统一管理是指公司印章由印章管理部门统一管理，其他部门和个人不得擅自刻制、保管和使用印章。分级负责是指根据印章的种类和用途，明确不同层级印章的管理和使用权限，确保印章使用责任到人。严格审批是指印章使用必须经过审批程序，未经审批不得擅自使用印章。规范使用是指印章使用必须符合本制度规定的流程和要求，确保印章使用合法合规。定期检查是指定期对印章管理情况进行检查，及时发现和纠正问题，确保印章管理持续有效。二、印章管理组织架构（一）印章管理部门。公司设立印章管理部门，负责公司印章的刻制、保管、使用、监督等管理工作。印章管理部门由专人负责，具体负责印章管理的日常事务。印章管理部门的主要职责包括：1.负责公司印章的申请、刻制、交付、保管等工作。2.制定公司印章管理制度，并组织实施。3.审核各部门印章使用申请，监督印章使用情况。4.定期对公司印章管理情况进行检查，及时发现和纠正问题。5.建立公司印章管理台账，记录印章使用情况。（二）印章管理员。公司设印章管理员，负责印章的日常保管和使用。印章管理员应具备以下条件：1.政治素质高，责任心强，熟悉印章管理业务。2.工作认真负责，严格遵守印章管理制度。3.具备一定的文字表达能力和沟通协调能力。印章管理员的主要职责包括：1.负责印章的日常保管，确保印章安全。2.负责印章使用申请的审核，按照审批权限审批印章使用申请。3.负责印章使用情况的监督，确保印章使用符合本制度规定。4.负责印章管理台账的建立和维护，记录印章使用情况。（三）各部门职责。公司各部门应积极配合印章管理部门，做好印章使用管理工作。各部门的主要职责包括：1.负责本部门印章使用申请的提交和审批。2.负责本部门印章使用情况的监督，确保印章使用符合本制度规定。3.负责本部门印章使用信息的及时反馈，配合印章管理部门做好印章管理台账的建立和维护。三、印章刻制管理（一）印章刻制申请。需要刻制印章的部门或个人，应向印章管理部门提交印章刻制申请，申请内容包括印章名称、印章种类、用途、规格等。印章刻制申请应经部门负责人签字同意，并加盖部门公章。印章管理部门对申请进行审核，审核内容包括印章名称、印章种类、用途、规格等是否符合公司规定。（二）印章刻制审批。印章刻制申请经审核合格后，由印章管理部门报公司领导审批。公司领导根据印章的种类和用途，审批印章刻制申请。公司公章、财务专用章、合同专用章等重要印章的刻制，应由公司领导集体研究决定。（三）印章刻制交付。印章刻制完成后，由印章管理部门到公安机关指定的刻章点领取印章，并办理相关手续。印章管理部门应将印章及时交付给印章管理员保管。印章刻制交付时，应双方签字确认，并做好记录。（四）印章刻制费用。印章刻制费用由公司承担，由印章管理部门统一办理。四、印章保管管理（一）印章保管责任。印章管理员应妥善保管印章，确保印章安全。印章管理员对印章的保管负有直接责任。（二）印章保管场所。印章应存放在安全可靠的场所，如保险柜等。印章保管场所应具备防盗、防火、防潮等功能。（三）印章保管登记。印章管理员应建立印章保管登记簿，记录印章的名称、种类、规格、刻制日期、保管人等信息。（四）印章保管交接。印章管理员因故离职或调动工作，应将印章及保管登记簿交接给新的印章管理员。交接时，应双方签字确认，并做好记录。（五）印章保管检查。印章管理部门应定期对印章保管情况进行检查，确保印章安全。检查内容包括印章存放场所的安全情况、印章保管登记簿的记录情况等。五、印章使用管理（一）印章使用范围。公司印章的使用范围包括但不限于：1.公司对外签订的合同、协议、协议书等。2.公司发布的文件、通知、公告等。3.公司内部管理的各类文件、凭证等。4.其他需要使用印章的事项。（二）印章使用申请。需要使用印章的部门或个人，应向印章管理部门提交印章使用申请，申请内容包括印章名称、用途、使用事由、使用时间、申请人、部门负责人签字等。印章使用申请应经部门负责人签字同意，并加盖部门公章。印章管理部门对申请进行审核，审核内容包括印章使用事由是否符合公司规定、申请手续是否完备等。（三）印章使用审批。印章使用申请经审核合格后，由印章管理部门报公司领导审批。公司领导根据印章的种类和用途，审批印章使用申请。公司公章、财务专用章、合同专用章等重要印章的使用，应由公司领导集体研究决定。（四）印章使用登记。印章使用后，由印章管理员在印章使用登记簿上记录印章使用情况，包括印章名称、用途、使用事由、使用时间、申请人、审批人等信息。（五）印章使用监督。印章管理部门应定期对印章使用情况进行检查，确保印章使用符合本制度规定。检查内容包括印章使用申请的审批情况、印章使用登记簿的记录情况等。（六）印章使用禁止。严禁以下行为：1.未经批准擅自使用印章。2.将印章交由他人保管或使用。3.擅自变更印章使用范围。4.擅自复制印章。5.将印章存放在不安全的地方。六、印章监督与检查（一）监督检查职责。公司纪检监察部门负责对公司印章管理情况进行监督检查。监督检查内容包括印章管理制度的执行情况、印章使用情况等。（二）监督检查方式。公司纪检监察部门通过查阅资料、现场检查、谈话了解等方式，对公司印章管理情况进行监督检查。（三）监督检查处理。公司纪检监察部门对监督检查中发现的问题，应及时向印章管理部门和相关部门通报，并督促整改。（四）监督检查报告。公司纪检监察部门应定期向公司领导报告印章管理监督检查情况。七、印章作废与销毁（一）印章作废情形。出现以下情形之一的，印章应作废：1.印章遗失或被盗。2.印章损坏无法使用。3.印章名称变更。4.印章不再使用。（二）印章作废程序。印章作废后，应按以下程序办理：1.印章管理部门填写印章作废申请，报公司领导审批。2.公司领导审批同意后，将印章作废情况报公安机关备案。3.印章管理员将作废印章销毁，并做好记录