区林草局采购管理制度

PAGE区林草局采购管理制度一、总则（一）目的为加强区林草局采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据相关法律法规及行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于区林草局机关及所属各事业单位使用财政性资金和自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受社会监督，保障供应商公平参与竞争。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境,促进供应商之间充分竞争，以获取优质的货物、工程和服务。4.公正诚信原则：采购过程应公正，秉持诚信理念，维护各方合法权益。5.效益优先原则：在保证采购质量前提下，提高采购资金使用效益，实现性价比最优。二、采购组织与职责（一）采购领导小组1.组成：由局领导班子成员及相关部门负责人组成。2.职责研究制定采购工作的方针、政策和制度。审议采购计划、采购预算及重大采购项目方案。对采购过程中的重大事项进行决策。监督采购活动的执行情况，协调解决采购工作中的问题。（二）采购管理部门1.设置：设立专门的采购管理科室，配备专业采购管理人员。2.职责贯彻执行国家有关采购的法律法规和本局采购管理制度。负责编制采购计划，审核采购预算。组织实施采购活动，包括制定采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。建立和管理采购项目档案，对采购过程和结果进行记录和存档。负责与供应商、评审专家等相关方的沟通协调。对采购项目进行绩效评价，总结经验教训，提出改进建议。（三）需求部门1.职责根据工作需要，提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求等。参与采购文件的编制和审核，提供技术支持和专业意见。协助采购管理部门进行采购项目的验收工作。负责采购项目的使用和管理，反馈使用过程中的问题和改进建议。（四）财务部门1.职责负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排。参与采购合同的审核，监督采购资金的支付。对采购资金的使用情况进行核算和监督，定期进行财务审计。三、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门应根据工作计划和实际需求，在每年规定时间内编制采购预算草案，详细列出采购项目名称、规格、数量、预计金额等内容。2.采购管理部门对需求部门提交的采购预算草案进行汇总审核，结合本局财力状况和采购政策要求，提出调整建议，形成年度采购预算方案。3.年度采购预算方案经采购领导小组审议通过后，报财政部门审批。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.因特殊情况确需调整采购预算的，应按照规定程序报原审批部门批准。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算执行情况进行日常监督，定期检查采购资金的使用情况。2.审计部门对采购预算执行情况进行审计监督，确保采购资金使用合法合规、安全有效。四、采购计划管理（一）计划编制1.采购管理部门根据年度采购预算和工作实际需要，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、内容、数量、时间要求、采购方式等。2.采购计划应按照轻重缓急进行排序，优先保障重点项目和紧急采购需求。（二）计划审批1.采购计划报采购领导小组审批。采购领导小组应根据本局工作重点、资金状况、采购政策等因素，对采购计划进行审核，确保采购计划合理可行。2.经批准的采购计划应严格执行，不得擅自变更。如因特殊情况需要变更采购计划的，应重新履行审批手续。（三）计划执行与调整1.采购管理部门按照批准的采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。对于采购计划执行过程中出现的问题，应及时协调解决。2.在采购计划执行过程中，如遇政策调整、市场变化、不可抗力等因素影响采购计划执行的，采购管理部门应及时提出调整建议，报采购领导小组审批后进行调整。五、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购管理部门应按照规定在指定媒体上发布招标公告，编制招标文件，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购管理部门应从省级以上财政部门建立的供应商库中随机抽取供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购管理部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序、方法和标准进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购管理部门应组织专业人员进行论证，并报采购领导小组批准。批准后，采购管理部门应与供应商协商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购管理部门应向符合相应资格条件的供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价。采购管理部门对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。六、采购文件编制（一）编制要求1.采购文件应根据采购项目特点和采购方式要求进行编制，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、价格条款、交货时间、售后服务等内容。2.采购文件应符合法律法规和行业标准的规定，语言表述准确、清晰，避免产生歧义。3.采购文件应公平合理，不得设置不合理的条件限制或者排斥潜在供应商。（二）审核与备案1.采购文件编制完成后，采购管理部门应组织相关人员进行审核，确保采购文件内容完整、准确、合法合规。2.重要采购项目的采购文件应报采购领导小组备案。采购领导小组应对采购文件进行审查，提出修改意见。采购管理部门应根据审查意见对采购文件进行修改完善。七、采购信息发布（一）发布渠道1.采购信息应通过政府采购指定媒体、本局官方网站等渠道及时发布。2.采购信息发布应确保信息真实、准确、完整，不得隐瞒或者虚假陈述采购项目相关情况。（二）发布内容1.采购信息发布内容应包括采购项目名称、采购方式、采购预算、采购需求、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等。2.对于公开招标项目，应发布招标公告；对于邀请招标项目，应发布投标邀请书；对于竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，应发布采购公告。八、供应商管理（一）供应商资格要求1.参与本局采购活动的供应商应具备《中华人民共和国政府采购法》规定的基本条件，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，具有履行合同所必需的设备和专业技术能力,有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录，参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。2.根据采购项目的特殊要求，采购文件可以对供应商的特定资质、业绩、信誉等提出要求。（二）供应商选择与确定1.采购管理部门应按照采购文件规定的资格条件和评审标准，对供应商进行资格审查和评审，选择符合要求的供应商。2.对于采用招标、竞争性谈判等方式采购的项目，应按照规定的评标、谈判方法确定成交供应商。成交供应商确定后，采购管理部门应向其发出成交通知书，并在本局官方网站等渠道公布成交结果。（三）供应商考核与评价1.在采购合同履行过程中，采购管理部门应对供应商的履约情况进行监督检查，包括货物质量、交货时间、售后服务等方面。2.采购管理部门应定期对供应商进行考核和评价，考核评价结果作为今后选择供应商的重要依据。对于考核评价不合格的供应商，应暂停其参与本局采购活动，情节严重的，取消其供应商资格。九、采购合同管理（一）合同签订与审核1.采购项目成交后，采购管理部门应在规定时间内与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订前，采购管理部门应将合同草案送财务部门、需求部门等相关部门审核。审核部门应从合同条款的合法性、合理性、完整性等方面进行审查，提出审核意见。采购管理部门应根据审核意见对合同草案进行修改完善，确保合同合法有效。（二）合同履行与监督1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.需求部门应配合采购管理部门做好合同履行的监督工作，及时反馈合同履行过程中的问题和需求。财务部门应按照合同约定及时支付采购资金。（三）合同变更与终止1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。2.如因不可抗力等原因导致采购合同无法履行或者部分无法履行的，双方应及时协商解决，办理合同终止手续。合同终止后，双方应按照合同约定进行清算。十、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目完成后，需求部门应组织成立验收小组，负责采购项目的验收工作。验收小组应由需求部门、采购管理部门、财务部门等相关人员组成，必要时可邀请专业技术人员参加。2.验收小组应明确分工，制定验收方案，确保验收工作有序进行。（二）验收标准与程序1.验收小组应按照采购合同约定的验收标准进行验收，包括货物的规格、数量、质量、性能等方面。对于技术复杂的采购项目，验收小组可委托具有相应资质的专业检测机构进行检测。2.验收程序一般包括资料审查、实物查验、功能测试等环节。验收小组应认真审查供应商提供的产品质量证明文件、售后服务承诺等资料，对采购项目进行实地查验，测试其功能是否符合要求。验收合格后，验收小组应出具验收报告。（三）验收结果处理1.如验收合格，采购管理部门应按照合同约定办理付款手续。2.如验收不合格，验收小组应及时通知供应商限期整改。供应商整改完成后，验收小组应进行复查。如复查仍不合格，采购管理部门应按照合同约定追究供应商的违约责任，采取退货、换货、降价等措施，直至解除采购合同。十一、采购资金支付（一）支付申请与审核1.供应商按照采购合同约定履行义务后，应向采购管理部门提交付款申请。付款申请应包括采购合同编号、采购项目名称、付款金额明细、发票号码等内容。2.采购管理部门对供应商提交的付款申请进行审核，审核内容包括采购合同履行情况、验收报告、发票等相关资料。审核无误后，采购管理部门应签署审核意见，并将付款申请送财务部门。（二）资金支付1.财务部门收到采购管理部门提交的付款申请后，应按照财政国库管理制度和本局财务管理制度的规定，对付款申请进行复核。复核无误后，财务部门应及时办理资金支付手续。2.对于纳入政府采购资金财政直接支付范围的采购项目，财务部门应按照规定通过财政国库集中支付系统将采购资金直接支付给供应商。对于未纳入财政直接支付范围的采购项目，财务部门应将采购资金支付给采购管理部门，由采购管理部门按照合同约定支付给供应商。十二、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购计划、采购预算、采购文件、采购信息发布记录、供应商资格审查文件、评标报告、谈判记录、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与保管1.采购管理部门应指定专人负责采购档案的整理和保管工作。采购档案应按照采购项目进行分类整理，建立档案目录，便于查阅和管理。2.采购档案应妥善保管，保存期限按照国家和地方有关规定执行。保存期满后，经批准方可销毁。销毁采购档案时，应进行登记，并由监销人员签字确认。十三、监督检查与责任追究（一）监督检查1.本局内部审计、纪检监察等部门应加强对采购活动的监督检查，定期对采购项目