交通厅档案分类管理制度

PAGE交通厅档案分类管理制度一、总则（一）目的为了加强交通厅档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和统计分析，根据国家有关法律法规及行业标准，结合交通厅实际情况，制定本档案分类管理制度。（二）适用范围本制度适用于交通厅机关各部门、直属单位以及下属各分支机构的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：交通厅档案实行集中统一管理，由厅办公室负责统筹协调档案管理工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.分类科学原则：依据档案的形成领域、内容性质、时间顺序等因素进行科学分类，便于档案的整理、检索和利用。3.安全保密原则：建立健全档案安全保密制度，采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的丢失、损坏、泄露。二、档案分类标准（一）分类依据根据交通厅的职能和业务范围，结合档案的形成特点和管理要求，将档案分为行政管理类、业务工作类、人事档案类、财务档案类、基建档案类、设备档案类、声像档案类、电子档案类等八大类。（二）具体分类1.行政管理类综合管理：包括厅发文件、党组文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、大事记等。政务公开：包括信息公开目录、依申请公开文件、政务公开工作年度报告等。信访工作：包括群众来信、来访记录、信访处理结果等。督查督办：包括督查通知及报告、督办事项处理结果等。机要保密：包括机要文件、密码电报、保密工作制度、保密检查记录等。档案管理：包括档案管理制度、档案整理与移交记录、档案利用登记等。2.业务工作类规划计划：包括交通发展规划、专项规划、年度工作计划等。项目管理：包括项目前期文件（项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告等）、项目实施过程文件（项目招投标文件、合同协议、工程变更文件等）、项目验收文件（竣工验收报告、审计报告等）。行业管理：包括运输市场管理文件（运输企业资质审批文件、运输经营许可证发放记录等）、交通工程质量监督文件（质量监督通知书、质量检测报告等）、安全管理文件（安全生产规章制度、安全检查记录、事故处理报告等）。科技管理：包括科研项目立项文件、科研成果鉴定文件、科技奖励文件等。政策法规：包括国家和地方交通法规、规章、规范性文件及政策解读等。3.人事档案类干部人事档案：包括干部履历表、任免审批表、考核鉴定材料、学历学位材料职业资格证书、工资待遇材料、奖惩材料以及其他可供组织参考的材料。工人档案：包括工人履历表、工资待遇材料、奖惩材料、劳动合同等。人事档案管理：包括档案接收、转出、查阅、借阅记录，档案整理与数字化处理记录等。4.财务档案类会计凭证：包括原始凭证、记账凭证等。会计账簿：包括总账账、明细账、日记账等。财务报表：包括年度财务决算报表、月度财务报表等。财务审计：包括内部审计报告、外部审计报告等。资金管理：包括预算编制与执行文件、资金拨付与使用记录、专项资金管理文件等。5.基建档案类项目前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证等。设计文件：包括初步设计文件、施工图设计文件、设计变更文件等。工程施工文件：包括施工组织设计、施工技术交底、工程质量检验记录、工程进度报表等。工程监理文件：包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单等。竣工验收文件：包括竣工验收报告、工程质量评估报告、竣工决算报告等。6.设备档案类设备购置文件：包括设备采购合同、设备招投标文件、设备购置申请与批复等。设备安装调试文件：包括设备安装说明书、设备调试记录、设备验收报告等。设备运行维护文件：包括设备操作规程、设备维护保养记录、设备故障维修记录等。设备报废文件：包括设备报废申请、设备报废鉴定报告、设备报废处理记录等。7.声像档案类照片档案：包括反映交通厅重要活动、重大事件、工程建设等方面的照片。录像档案：包括交通厅工作会议、调研考察、项目建设等活动的录像资料。录音档案：包括重要会议、领导讲话、专家讲座等的录音资料。声像档案管理：包括声像档案的拍摄、录制、整理、归档、保管和利用记录等。8.电子档案类公文电子档案：包括以电子形式产生和处理的各类公文，如电子红头文件、电子邮件等。业务电子档案：包括交通业务工作中形成的电子数据、报表、文档等，如项目申报系统数据、运输管理系统数据等。电子档案管理：包括电子档案的收集、整理传输、存储、备份、安全管理和利用记录等。三、档案整理（一）整理要求1.遵循档案形成规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.按照分类标准对档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，确保档案的整齐、规范。3.对破损、褪色的档案进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。（二）整理流程1.收集：各部门、单位按照档案管理规定，定期将本部门形成的档案收集齐全，移交厅办公室档案管理部门。2.分类：档案管理人员按照档案分类标准，对收集的档案进行分类，确定档案的类别和保管期限。3.编号：为每一份档案编制唯一的档案编号，编号应体现档案的类别、年度和顺序号等信息。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，便于档案的检索和查找。5.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等。（二）保管方式1.按照档案的类别和保管期限，对档案进行分区存放，便于档案的管理和查找。2.对纸质档案应采用档案盒、档案柜等装具进行存放，档案盒应标明档案的类别、年度、保管期限等信息。3.对电子档案应采用磁带、光盘、硬盘等存储介质进行备份存储，并建立电子档案存储目录，便于检索和管理。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映交通厅主要职能活动和历史面貌的，对交通事业发展有长远利用价值的档案，应列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映交通厅一般工作活动，在较长时间内对交通事业发展有查考利用价值的档案，应列为长期保管，保管期限为16年至50年。短期保管的档案：凡是反映交通厅短期工作活动，在较短时间内对交通事业发展有查考利用价值的档案，应列为短期保管，保管期限为5年至15年。2.档案保管期限的划定应根据国家有关规定和交通厅实际情况，由档案管理人员提出初步意见，报厅办公室负责人审核确定。（四）档案鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，对已失去保存价值的档案进行销毁。2.档案鉴定工作应由档案管理人员、业务部门人员和有关专家组成鉴定小组进行，鉴定小组应按照档案鉴定标准和程序，对档案进行认真审查和鉴定。3.对经过鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，报厅办公室负责人批准后，由档案管理人员和监销人员共同进行销毁，并在档案销毁清册上签字确认。五、档案利用（一）利用范围1.厅机关各部门、直属单位以及下属各分支机构因工作需要，可查阅、借阅本部门形成的档案。2.外单位因工作需要查阅交通厅档案的，应按照有关规定办理查阅手续。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅和利用范围。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案库房查阅档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导，确保档案利用者能够正确查阅档案。2.借阅：档案利用者因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报厅办公室负责人批准。档案管理人员应按照批准的借阅申请表，为档案利用者办理借阅手续，并在档案借阅登记簿上登记。3.复制：档案利用者因工作需要复制档案的，应填写档案复制申请表，注明复制档案的名称、数量、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，报厅办公室负责人批准。档案管理人员应按照批准的复制申请表，为档案利用者办理复制手续，并在档案复制登记簿上登记。（三）利用审批1.档案利用者查阅、借阅或复制档案，应按照规定填写相应的申请表，经所在部门负责人签字同意后，报厅办公室负责人批准。查阅一般档案的，由厅办公室档案管理部门负责人批准。查阅重要档案或涉及机密档案的，由厅办公室负责人批准。借阅档案的，应注明借阅期限，借阅期限一般不得超过15个工作日，如需延期借阅的，应重新办理借阅手续。2.档案管理人员应严格按照审批意见办理档案利用手续，不得擅自扩大档案利用范围或延长档案借阅期限。（四）利用登记1.建立档案利用登记簿，对档案利用者的姓名、单位、利用时间、利用方式、利用档案的名称和数量等信息进行详细登记。2.档案利用者归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量和完整性，在档案利用登记簿上注明归还时间，并由档案利用者签字确认。六、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的年度归档数量、累计归档数量等。2.档案利用情况统计：包括档案查阅、借阅、复制的人次、数量、利用目的等。3.档案保管情况统计：包括档案库房面积、档案装具数量、档案存储介质数量以及档案的完好率、破损率等。（二）统计方法1.档案管理人员应定期对档案进行统计，统计数据应真实、准确、完整。2.采用手工统计和电子统计相结合的方式，建立档案统计台账，及时记录档案统计数据。3.每年年底，档案管理人员应根据档案统计台账，编制档案统计年报，报厅办公室负责人审核后存档。七、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。2.推进档案信息资源共享，为交通厅各项工作提供及时、准确、全面的档案信息支持。（二）建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案的数字化存储。2.档案信息化管理系统建设：开发或选用适合交通厅档案管理需求的信息化管理系统，实现档案的分类、编目、检索、借阅、统计等功能的自动化管理。3.档案信息安全保障体系建设：建立健全档案信息安全保障制度，采取防火墙、加密技术、数据备份等措施，确保档案信息的安全。（三）实施步骤1.规划阶段：制定档案信息化建设规划，明