云南省局采购内控制度

PAGE云南省局采购内控制度一、总则（一）目的为加强云南省局采购内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率和效益，保障采购活动合法合规、公平公正、公开透明，依据国家相关法律法规和行业标准，结合云南省局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于云南省局机关及所属各单位（以下统称“各单位”）的各类采购活动，包括货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和政策要求，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：严格遵循相关行业标准和规范，保障采购活动的合规性。3.公平性原则：采购活动应当遵循公平竞争的原则，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会。4.公正性原则：采购过程应当公正透明，避免任何形式的歧视和偏袒，维护供应商的合法权益。5.公开性原则：除涉及国家秘密、商业秘密等特殊情况外，采购活动的信息应当公开披露，接受社会监督。6.效益性原则：在确保采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。二、采购组织与职责分工（一）采购决策机构成立云南省局采购领导小组，作为采购决策机构，负责审议重大采购事项，制定采购政策和策略，监督采购活动的执行情况。采购领导小组由局领导、相关部门负责人等组成。（二）采购执行部门设立专门的采购执行部门，负责具体采购项目的组织实施。采购执行部门应当配备专业的采购人员，明确采购人员的职责分工，确保采购工作的顺利进行。（三）其他相关部门各单位的财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核和账务处理；审计部门负责对采购活动进行审计监督；需求部门负责提出采购需求，参与采购项目的验收等工作。三、采购预算管理（一）预算编制各单位应当根据年度工作计划和实际需求，编制采购预算。采购预算应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照规定的程序进行审核和批准。（二）预算执行采购执行部门应当严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照规定的程序进行审批。（三）预算监督财务部门应当加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购预算的执行情况进行分析和评估，确保采购资金的合理使用。四、采购需求管理（一）需求提出需求部门应当根据工作实际需要，提出明确、合理的采购需求。采购需求应当包括采购项目的技术规格、性能要求、质量标准、服务要求等内容。（二）需求审核采购执行部门应当对需求部门提出的采购需求进行审核，确保采购需求的合理性和可行性。审核内容包括采购需求是否符合法律法规和政策要求、是否与预算相符、是否具有明确的技术规格和质量标准等。（三）需求变更如因特殊情况需要变更采购需求的，需求部门应当提出书面申请，说明变更的原因和内容，并按照规定的程序进行审批。采购执行部门应当根据变更后的采购需求，重新组织采购活动。五、采购方式选择（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。公开招标应当按照《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规的规定进行。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标招标方式。邀请招标应当符合相关法律法规规定的条件和程序。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。竞争性谈判应当按照相关法律法规的规定进行。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。单一来源采购应当符合相关法律法规规定的条件和程序，如因货物或者服务使用不可替代的专利、专有技术，或者公共服务项目具有特殊要求，导致只能从某一特定供应商处采购等。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。询价应当按照相关法律法规的规定进行。各单位应当根据采购项目的特点和实际情况，选择合适的采购方式，并按照规定的程序进行审批。六、采购文件编制（一）招标文件编制对于采用招标方式的采购项目，采购执行部门应当编制招标文件。招标文件应当包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。招标文件应当明确采购项目的要求、评标标准和方法等，确保招标文件的公平性、公正性和透明度。（二）谈判文件编制对于采用竞争性谈判方式的采购项目，采购执行部门应当编制谈判文件。谈判文件应当包括谈判邀请书、谈判供应商须知、谈判程序、合同条款及格式、技术规格、谈判响应文件格式等内容。谈判文件应当明确谈判的程序、规则和要求等，确保谈判活动的顺利进行。（三）询价文件编制对于采用询价方式的采购项目，采购执行部门应当编制询价文件。询价文件应当包括询价通知书、报价表、技术规格、合同条款及格式等内容。询价文件应当明确询价的要求、报价方式和评审标准等，确保询价活动的规范有序。采购文件应当严格按照相关法律法规和行业标准编制，确保采购文件的合法性、合规性和完整性。七、供应商管理（一）供应商准入建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入程序。采购执行部门应当对申请准入的供应商进行资格审查，包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。只有符合准入条件的供应商才能进入云南省局供应商库。（二）供应商库管理建立云南省局供应商库，并对供应商库进行动态管理。采购执行部门应当定期对供应商库中的供应商进行评估和考核，对于不符合要求的供应商及时清理出库。同时，可以根据采购项目的需要，适时补充新的供应商。（三）供应商选择采购执行部门应当按照规定的程序从供应商库中选择合适的供应商参与采购项目。在选择供应商时，应当综合考虑供应商的产品质量、价格、售后服务、信誉等因素，确保选择到最优的供应商。（四）供应商评价建立供应商评价机制，定期对供应商的供货情况、产品质量、售后服务等进行评价。评价结果作为供应商后续合作的重要依据，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。八、采购程序（一）采购计划制定采购执行部门应当根据各单位的采购需求和预算安排，制定采购计划。采购计划应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式、采购时间等内容，并按照规定的程序进行审批。（二）采购信息发布对于采用公开招标、邀请招标等方式的采购项目，采购执行部门应当按照相关法律法规的规定发布采购信息。采购信息应当包括采购项目的名称、内容、要求、采购方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容，确保采购信息的公开透明。（三）供应商报名与资格审查采购执行部门应当对报名参加采购项目的供应商进行资格审查，确保供应商符合采购项目的要求。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。（四）采购文件发售对于发售采购文件的采购项目，采购执行部门应当按照规定的时间、地点和方式向供应商发售采购文件。采购文件应当明确采购项目的要求、评标标准和方法等内容，确保供应商能够准确了解采购项目的情况。（五）投标与开标供应商应当按照采购文件的要求编制投标文件，并在规定的时间内提交投标文件。采购执行部门应当按照规定的时间和地点组织开标活动，开标过程应当公开透明，接受社会监督。（六）评标与定标采购执行部门应当按照评标办法组织评标活动，评标委员会应当按照评标标准和方法对投标文件进行评审，推荐中标候选人。采购领导小组应当根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商。（七）合同签订采购执行部门应当与中标供应商签订采购合同，采购合同应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。采购合同应当严格按照相关法律法规和行业标准签订，确保合同的合法性、合规性和有效性。（八）采购验收采购项目完成后，需求部门应当组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、技术性能等是否符合采购合同的要求。验收合格后，需求部门应当出具验收报告。九、采购风险管理（一）风险识别各单位应当建立采购风险识别机制，对采购活动中可能存在的风险进行识别。采购风险包括采购决策风险、采购执行风险、供应商违约风险、采购验收风险等。（二）风险评估各单位应当对识别出的采购风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。风险评估可以采用定性评估和定量评估相结合的方法，确定风险等级。（三）风险应对各单位应当根据风险评估的结果，制定相应的风险应对措施。对于高风险的采购项目，应当采取重点监控、加强管理等措施；对于中风险的采购项目，应当采取适当的控制措施；对于低风险的采购项目，可以采取常规的管理措施。（四）风险监控各单位应当建立采购风险监控机制，对采购风险的发生情况进行实时监控。如发现风险发生变化或者出现新的风险，应当及时调整风险应对措施。十、采购监督与审计（一）内部监督各单位应当加强对采购活动的内部监督，建立健全内部监督机制。采购执行部门应当定期对采购活动进行自查自纠，发现问题及时整改