中小学档案工作三合一制度

PAGE中小学档案工作三合一制度一、总则（一）目的为加强中小学档案工作，提高档案管理水平，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教育教学、管理及各项工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》《中小学档案管理办法》等法律法规及行业标准，结合我校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我校各部门、各年级组、各学科组及全体教职工在档案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案工作实行集中统一管理，设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，确保全校档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案的形成应真实反映学校各项工作的实际情况，确保档案内容完整，不得遗漏、篡改。3.便于利用原则档案管理应便于档案的查找、借阅和使用，提高档案的利用效率，为学校各项工作提供有力支持。4.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案的安全，严格遵守档案保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置学校设立综合档案室，作为学校档案管理的专门机构，归口管理全校各类档案。综合档案室配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理机构职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全学校档案管理制度。2.负责全校档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.做好档案的保管、保护工作，定期对档案进行检查、清点、核对，确保档案的安全完整。4.开展档案的开发利用工作，编制档案检索工具，为学校各项工作提供档案信息服务。5.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全校教职工的档案意识和业务水平。6.负责档案管理设施设备的配备、维护和更新，保障档案管理工作的正常开展。7.完成学校领导交办的其他档案管理工作任务。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的收集、整理、保管、利用等具体工作，确保档案工作的质量和效率。3.熟悉档案业务知识，掌握档案管理技能，不断提高自身业务水平。4.严格遵守档案保密制度，不得擅自泄露档案内容。5.积极参与档案管理工作的创新和改革，提出合理化建议，推动档案管理工作的发展。三、档案分类及编号（一）档案分类学校档案分为党群、行政、教学、科研、学生、教师业务、基建、设备、会计、声像、荣誉等十一大类。1.党群类：包括党组织建设、党员管理、纪检监察、工会工作、共青团工作等方面的档案。2.行政类：包括学校行政事务管理、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事管理、财务管理等方面的档案。3.教学类：包括教学计划、教学大纲、教案、教学课件、教学成果、教学评估、考试试卷等方面的档案。4.科研类：包括科研项目申报、研究成果、学术论文、科研奖励等方面的档案。5.学生类：包括学生学籍管理、学生奖惩、学生综合素质评价、学生社会实践等方面的档案。6.教师业务类：包括教师教学业务档案、教师培训档案、教师考核档案、教师专业技术职务评聘档案等方面的档案。7.基建类：包括学校基本建设规划、项目审批文件、工程设计图纸、施工资料、竣工验收报告等方面的档案。8.设备类：包括学校教学设备、办公设备、实验设备等固定资产的购置、验收维修、报废等方面的档案。9.会计类：包括学校财务预算、决算、会计凭证、会计账簿、财务报表等方面的档案。10.声像类：包括学校活动照片、录像、录音、光盘等声像资料。11.荣誉类：包括学校获得的各级各类荣誉证书、奖牌、奖杯等档案。（二）档案编号档案编号采用“年度类别流水号”的结构，具体编号方法如下：1.年度：采用公元纪年，用四位数字表示，如“2023”。2.类别：按照档案分类的十一大类，分别用一位大写字母表示，如“A”表示党群类，“B”表示行政类，以此类推。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，用三位数字表示，如“001”“002”等。例如，一份2023年形成的行政类档案，其编号为“2023B001”。四、档案收集与整理（一）档案收集各部门、各年级组、各学科组及全体教职工应按照档案管理的要求，及时将本部门、本岗位工作中形成的各类文件材料收集齐全，移交学校综合档案室。档案收集的范围包括：1.上级机关下发的与学校工作有关的文件、通知、指示等。2.学校制定的规章制度、工作计划、总结、报告、会议记录等。3.教学、科研、管理等工作中形成的各类文件材料，如教案、课件、论文、实验报告、学生成绩单等。4.学校基本建设、设备购置、财务收支等方面的文件材料，如工程图纸、设备清单、会计凭证等。5.学校组织的各类活动的文件材料，如活动方案、照片、录像等。6.教职工个人的业务档案、考核档案、奖惩档案等。7.学校获得的各级各类荣誉证书、奖牌、奖杯等。（二）档案整理档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的档案进行整理。整理的内容包括：1.分类：将档案按照十一大类进行分类。2.组卷：将同一类别的档案按照文件材料的来源、时间、内容等进行合理组卷，每卷厚度一般不超过2厘米。3.编页：对每卷档案进行编页，编写页号，确保档案页码的连续性。4.编目：填写档案卷内目录，包括序号、文件题名、日期、页号、备注等内容。5.装订：对整理好的档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。6.装盒：将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒上填写档案编号、档案名称、保管期限等信息。五、档案保管与保护（一）档案保管1.综合档案室应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案应按照编号顺序排列上架，便于查找和管理。同时，应建立档案存放位置索引，注明档案的类别、编号、存放位置等信息。4.定期对档案进行清点、核对，发现问题及时处理，并做好记录。（二）档案保护1.采取有效的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等措施，确保档案的安全。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.严格遵守档案保密制度，未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅、复制档案。档案管理人员应严格履行档案借阅登记手续，对借阅档案的人员、时间、内容等进行详细记录。4.定期对档案保管设备进行检查、维护和更新，确保设备的正常运行。六、档案利用（一）利用原则档案利用应遵循合法、合理、安全、保密的原则，在确保档案安全的前提下，为学校各项工作提供及时、有效的档案信息服务。（二）利用范围1.学校内部各部门、各年级组、各学科组及全体教职工因工作需要，可查阅、借阅相关档案。2.上级主管部门、有关单位因工作需要，经学校领导批准，可查阅、借阅学校相关档案。3.外单位因特殊情况需要查阅、借阅学校档案的，须经学校领导批准，并按照规定办理查阅、借阅手续。（三）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案供其查阅。查阅档案时，利用者应在指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.借阅：因工作需要长期使用档案的，可办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅档案时，利用者应妥善保管，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损，不得擅自复制档案。3.复制：利用者如需复制档案，应填写档案复制申请表，经档案管理人员审核、学校领导批准后，方可进行复制。复制档案应使用复印件，不得使用原件进行复制。（四）利用登记档案管理人员应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、归还时间等信息。档案利用登记记录应妥善保管，以备查阅。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.学校应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由学校分管领导、档案管理人员及相关部门负责人组成。鉴定小组应按照档案保管期限的划分标准，对档案进行逐卷鉴定，提出鉴定意见。3.对保管期限已满的档案，鉴定小组应进行认真审查，对确无保存价值的档案，提出销毁意见。（二）档案销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，详细列出档案的类别、编号、题名、日期、保管期限等信息。档案销毁清册应一式两份，一份留存档案室，一份报学校领