中学档案馆管理制度汇编

PAGE中学档案馆管理制度汇编一、总则（一）目的中学档案馆作为学校档案管理的重要机构，负责集中统一管理学校在教学、科研、行政管理等各项活动中形成的具有保存价值的各种载体的档案资料。本管理制度汇编旨在规范档案管理工作流程，确保档案的完整、准确、系统和安全，为学校的发展、教学研究、管理决策等提供有力的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于中学档案馆全体工作人员以及学校各部门、各年级组、各学科组等涉及档案形成、收集、整理、保管、利用等相关工作的人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案由档案馆集中统一管理，任何部门和个人不得分散保存。2.真实性原则档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则全面收集学校在各个方面形成的档案资料，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.系统性原则按照档案的形成规律和内在联系，对档案进行科学分类、编号、排列，保持档案之间的有机联系。5.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。6.方便利用原则在确保档案安全的前提下，优化档案管理流程，提高档案检索效率，为学校各部门和师生提供便捷的档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）档案馆1.负责学校档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导制定学校档案工作计划和规章制度，并组织实施；定期对学校各部门档案工作进行检查、评估和指导，发现问题及时督促整改。监督检查档案管理工作的执行情况，确保档案管理工作符合国家法律法规和学校相关规定。2.集中统一管理学校各类档案接收、收集、整理、保管学校各部门移交的档案资料；对档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作；建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。对馆藏档案进行鉴定，定期剔除失去保存价值的档案，并按照规定进行销毁处理；对重要档案进行备份，确保档案的安全。3.开展档案信息化建设推进档案管理信息化进程，建立电子档案管理系统；对纸质档案进行数字化处理，并进行存储和管理；利用信息技术手段提高档案管理效率和服务水平。4.提供档案利用服务根据学校各部门和师生的需求，提供档案查阅、借阅、复制等服务；编制档案参考资料，为学校教学、科研、管理等工作提供信息支持。对档案利用情况进行登记和统计，及时反馈利用效果；做好档案利用过程中的保密工作和安全管理。（二）学校各部门1.负责本部门档案的收集、整理和移交指定专人负责本部门档案工作，按照学校档案管理要求，及时收集、整理本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的完整和准确。对整理好的档案进行分类、编号，并编制档案目录；在规定时间内将档案移交至学校档案馆。2.配合档案馆做好档案管理相关工作协助档案馆开展档案的鉴定、销毁等工作；提供档案利用过程中需要的相关信息和证明材料；积极参与学校档案管理工作的培训和宣传活动。（三）档案工作人员1.档案管理人员职责热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密；认真做好档案的收集、整理、保管、利用等各项工作，确保档案质量。负责档案库房的日常管理，保持库房整洁、通风良好，做好档案的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全防护工作。定期对档案进行清查盘点，核对档案数量和质量，发现问题及时处理；对档案管理工作中出现的问题及时向上级汇报，并提出改进建议。2.档案鉴定人员职责熟悉档案鉴定标准和方法，具备较强的业务能力和责任心；按照规定的程序和标准，对馆藏档案进行定期鉴定，确定档案的保存价值。提出档案销毁意见，编制档案销毁清册；对拟销毁档案进行审核，确保销毁档案符合规定要求；监督档案销毁过程，确保档案销毁彻底、安全。3.档案信息化人员职责熟练掌握档案信息化管理技术和软件操作技能；负责档案管理系统的日常维护和管理，确保系统安全稳定运行。对纸质档案进行数字化处理，保证数字化档案的质量；建立和完善电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。负责档案信息化设备的管理和维护，及时处理设备故障和问题；参与档案信息化建设项目的规划和实施，不断推进档案信息化工作的发展。三、档案收集（一）收集范围1.党群工作类学校党组织的工作计划、总结、决议、决定、会议记录、党员名册、入党申请书、转正申请书、思想汇报等文件材料。2.行政管理类学校行政工作的各项规章制度、工作计划、总结、会议纪要、通知、报告、请示、批复、统计报表等文件材料。学校机构设置、人员编制、干部任免、职称评定、工资福利等方面形成的文件材料。学校各种会议、活动的筹备、组织、实施过程中形成的文件材料，如会议议程、日程安排、领导讲话、发言稿、照片、录像等。3.教学工作类教学计划、教学大纲、课程标准、教材、教案、教学课件、教学案例、教学总结、教学质量分析报告等文件材料。学生学籍档案，包括入学登记表、成绩单、奖惩记录、毕业登记表等。教师教学业务档案，包括教学工作量统计、教学成果、教学获奖证书等材料。教学研究项目申报书、立项通知书、研究报告、结题验收材料等文件材料。4.科学研究类科研项目申请书、立项通知书、研究计划、实验数据、研究报告、论文发表、科研成果鉴定证书、获奖证书等文件材料。5.学生工作类学生思想政治教育工作的计划、总结、活动方案、学生思想动态分析报告等文件材料。学生社团组织的章程、活动记录、获奖情况等文件材料。学生社会实践活动的计划、总结、实践报告、照片、录像等文件材料。6.后勤管理类学校后勤保障工作的各项规章制度、工作计划、总结、物资采购计划、合同协议、维修记录、水电消耗统计报表等文件材料。学校基本建设项目的立项审批文件、设计图纸、施工文件、竣工验收报告等文件材料。7.声像档案类学校在教学、科研、行政管理、文化活动等方面形成的照片、录像、录音等声像资料。8.实物档案类学校获得的各类奖杯、奖牌、证书、锦旗等实物。学校具有纪念意义的物品、礼品、纪念品等实物。（二）收集要求1.及时性各部门应在文件材料形成后及时收集整理，确保档案的时效性。对于重要文件和紧急事项，应在规定时间内移交至档案馆。2.完整性收集的档案应齐全完整，包括文件的正本、副本、定稿、草稿、附件等，确保档案能够全面反映学校各项工作的真实情况。3.准确性档案内容应真实准确，不得有虚假、错误信息。对收集的档案要进行认真核对，确保文件材料的真实性和可靠性。4.规范性档案的载体和格式应符合规范要求，如纸张应使用A4规格，字迹应清晰工整，电子文件应采用通用格式，并确保存储介质的质量和安全性。（三）收集程序1.部门收集各部门指定的档案工作人员按照收集范围和要求，对本部门形成的文件材料进行收集整理。对收集到的文件材料进行分类、整理，剔除重复、无用的文件，并按照档案整理的标准进行编号、编目。2.移交档案馆各部门在规定时间内将整理好的档案移交至学校档案馆。移交时，应填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、年度、保管期限等信息，并由移交人和接收人签字确认。档案馆对接收的档案进行认真核对，检查档案的完整性、准确性和规范性。如发现问题，及时与移交部门沟通，要求其补充或更正。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律按照文件材料的形成时间、来源、内容等方面的内在联系进行整理排列，保持档案之间的有机联系。2.便于保管和利用整理后的档案应便于存放、查找和借阅，提高档案管理工作的效率和服务质量。3.保持档案的原貌在整理档案过程中，应尽量保持文件材料的原始状态，不得随意涂改、损坏或丢失文件。（二）分类方法1.年度分类法将档案按年度进行分类，不同年度的档案分别排列。年度划分以文件形成的自然年度为准。2.机构分类法在年度分类的基础上，按照学校内部机构设置进行分类。同一机构形成的档案集中排列在一起。3.问题分类法根据档案内容所反映的问题进行分类。将同一问题的档案归为一类，便于查找和利用。（三）整理步骤1.装订对纸张规格不一致、破损或未装订的文件材料进行装订。装订时应注意保持文件的原貌，不得遮挡字迹，装订应牢固整齐。2.编页号对装订后的档案进行编页号，页号应编写在每页文件的右上角，用阿拉伯数字标注。3.编目编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、档号、页数、备注等项目。案卷题名应准确概括档案的主要内容，简明扼要。4.装盒将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上填写档号、年度、保管期限、机构（问题）等信息。档案盒应排列整齐，存放有序。五、档案保管（一）保管场所1.档案库房学校应设立专门的档案库房，库房应具备良好的通风、防潮、防火、防盗、防虫、防鼠等条件。库房应安装温湿度调节设备、消防设备、防盗报警设备等，确保档案的安全保管。2.档案装具档案库房应配备标准的档案柜、档案架等装具，档案装具应坚固耐用，符合档案保管要求。档案应分类存放，不同年度、不同保管期限、不同机构（问题）的档案应分开存放。（二）保管期限1.永久保管凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案材料，应列为永久保管。如学校的重要规章制度、历史沿革、重大事件记录、教学科研成果等档案。2.定期保管定期保管的档案分为30年、1０年两种期限。定期保管期限从文件形成的次年1月1日起计算。3.鉴定销毁定期对档案进行鉴定，对已到保管期限且失去保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁处理。鉴定工作应由学校档案鉴定小组负责，鉴定结果应形成鉴定报告，并报学校领导批准。（三）保管要求1.温湿度控制档案库房的温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。应定期对库房温湿度进行监测和记录，采取有效措施进行调节。2.安全防护加强档案库房的安全管理，严格执行库房管理制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房；库房内严禁吸烟和使用明火；定期检查消防设备、防盗报警设备等，确保设备正常运行。3.档案清点定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和存放位置。清查盘点工作每年至少进行一次，发现问题及时处理，并做好记录。4.档案保护对珍贵、易损档案应采取特殊的保护措施，如复制备份、裱糊修复、防虫防霉处理等。对电子档案应定期进行备份，并做好存储介质的维护和管理。六、档案利用（一）利用范围1.学校内部利用学校各部门在教学、科研、行政管理等工作中需要查阅档案的，可向档案馆提出申请。学校师生因教学研究、论文写作、个人学习等需要查阅档案的，可凭有效证件到档案馆查阅。2.外部利用因国家机关、企事业单位、社会组织等工作需要，查阅学校档案的，须持有单位介绍信，并经学校相关部门批准后，方可查阅。（二）利用方式1.查阅查阅档案时，利用者应填写档案查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。档案馆工作人员根据利用者的申请，提供相应的档案供其查阅。利用者应在指定的查阅场所查阅档案，不得擅自将档案带出库房。查阅过程中，应爱护档案，不得涂改、损坏档案。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，利用者应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，报档案馆审批。档案馆根据利用者的申请，确定借阅期限和借阅范围，并办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应提前办理续借手续。借阅者应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。借阅期满后，应按时归还档案。3.复制利用者如需复制档案，应填写档案复制申请表，注明复制内容、复制用途等信息。档案馆工作人员根据利用者的申请，对档案进行审核，经批准后，按照规定的程序进行复制。复制档案应使用符合质量要求的设备和材料，确保复制件与原件内容一致。复制件应加盖档案馆印章，并注明复制日期和出处。（三）利用审批1.校内利用审批学校各部门查阅、借阅档案的，由部门负责人签字审批；师生查阅档案的，由所在部门或年级组负责人签字审批。2.校外利用审批校外单位查阅学校档案的，须经学校办公室审核，报学校分管领导批准。（四）利用登记与统计1.利用登记档案馆工作人员应对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅内容、借阅期限等信息。2.利用统计定期对档案利用情况进行统计分析，如档案查阅人次、借阅数量、利用效果等。统计结果应形成报表，为学校档案管理工作提供参考依据。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立电子档案管理系统实现档案管理的信息化、自动化，提高档案管理工作效率和服务水平。2.数字化档案资源建设对学校重要档案进行数字化处理，建立数字化档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。3.档案信息安全保障确保电子档案的安全存储和传输，防止档案信息泄露、篡改和丢失。（二）电子档案管理系统功能1.档案录入与存储实现档案的在线录入、分类整理、编目等功能，将纸质档案数字化后存储到电子档案管理系统中。2.档案检索与查询提供多种检索方式，如按关键词、年度、保管期限、机构（问题）等进行检索，方便用户快速查找所需档案信息。3.档案借阅与审批实现档案借阅的在线申请、审批、登记等功能，提高档案借阅管理的效率和规范性。4.档案统计与分析对档案利用情况、档案数量、档案质量等进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供数据支持。5.系统管理包括用户