东平县审计局三合一档案管理制度

PAGE东平县审计局三合一档案管理制度一、总则（一）目的为加强东平县审计局档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本局实际情况，制定本三合一档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于东平县审计局机关各科室及下属事业单位在各项工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则本局档案工作实行集中统一领导，由局办公室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实完整原则档案应如实反映本局各项工作的真实情况，保证档案内容的完整性，不得随意篡改、伪造或销毁档案。3.方便利用原则档案管理应便于检索、查询和利用，充分发挥档案的作用，为审计工作及其他各项工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）局办公室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责对局机关各科室及下属事业单位档案工作的监督、指导和检查，定期组织档案业务培训。3.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。4.负责档案库房的日常管理，做好档案的安全保管、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，维护档案的安全与完整。5.负责档案信息的开发利用，编制档案检索工具，积极为全局各项工作提供档案资料服务。6.负责组织档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已到保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后组织实施。7.负责对局机关各科室及下属事业单位档案工作进行年度考核，总结推广档案工作经验，表彰奖励档案工作先进集体和个人。（二）各科室及下属事业单位职责1.负责本科室及下属事业单位在各项工作中形成的文件材料的收集、整理和归档工作，确保文件材料齐全、完整、准确。2.按照档案管理要求，定期将整理好的档案移交局办公室，并办理交接手续。3.积极配合局办公室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的档案信息支持。4.负责本科室及下属事业单位档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。（三）档案工作人员职责1.认真学习和贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，不断提高档案业务水平。2.严格遵守档案管理工作纪律，保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。3.负责档案的具体管理工作，按照档案管理规范要求，做好档案的收集、整理、保管、利用等各项工作。4.积极参加档案业务培训和学习，不断更新知识，提高工作能力，为档案管理工作提供优质服务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本局工作相关的文件、指示、通知等。2.本局形成的各类审计业务文件，包括审计计划、审计工作方案、审计通知书、审计工作底稿、审计报告、审计决定书等。3.本局召开的各类会议文件、记录、纪要等。4.本局制定的各项规章制度、工作计划、工作总结、统计报表等。5.本局开展的各类专项审计调查、审计项目的相关材料。6.本局工作人员在工作中形成的重要文件、报告、信函、合同等。7.本局获得的各类荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案。8.其他与本局工作相关的有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室及下属事业单位应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应保持其真实性、完整性和原始性，不得擅自涂改、剪裁或伪造。3.对于重要文件材料，应及时收集并进行妥善保管，防止丢失或损坏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范。（四）整理方法1.按照档案的形成来源、时间、内容和形式等特征，进行分类整理。2.审计业务档案按照审计项目进行分类整理，一个审计项目的文件材料组成一卷或数卷。3.文书档案按照年度保管期限机构（问题）分类法进行整理，即先将档案按年度分开，再按保管期限分为永久、长期、短期，然后在每个保管期限内按机构或问题进行排列。4.科技档案按照项目、专业进行分类整理，如基建档案按工程项目分类，设备档案按设备型号分类等。5.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理。6.声像档案按照载体形式、内容等进行分类整理，如照片档案按年度、事件分类，录音录像档案按内容主题分类等。7.实物档案按照类别、年度等进行整理，如荣誉证书按荣誉类别、获得时间排列。（五）编目与装订1.整理后的档案应进行编目，编制案卷目录、卷内文件目录等检索工具。2.案卷目录应包括案卷号、题名、年度、保管期限、页数、备注等项目。3.卷内文件目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。4.档案应进行装订，装订应牢固、整齐，便于保管和利用。装订时应去除文件上的金属物，破损的文件应进行修补。四、档案的保管（一）库房建设与设施配备1.本局应设立专门的档案库房，库房应符合安全、防火、防潮、防虫、防鼠等要求。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等。3.档案装具应选用符合标准的档案柜、档案架等，确保档案存放整齐、有序。（二）档案上架与排列1.档案应按照分类方案进行上架排列，同类档案应集中存放。2.上架排列应遵循从左到右、从上到下的顺序，便于查找和利用。3.应建立档案存放位置索引，并在档案库房显著位置标明，方便档案管理人员和利用者查找档案。（三）档案保管期限划分1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括：本局制定的重要规章制度、年度工作计划和总结、审计业务中涉及重大问题的审计报告及相关材料、上级机关重要文件等。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要包括：一般性审计业务文件、本局召开的重要会议文件、重要业务往来信函等。4.短期保管的档案保管期限为5年以下，主要包括：一般性文件材料、临时性工作形成的文件等。（四）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.加强档案库房的安全管理，严格执行库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。4.做好档案的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，定期检查库房设施设备的运行情况，确保档案安全。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由局办公室负责人担任组长，各科室负责人及档案管理人员为成员。鉴定工作小组负责对本局已到保管期限的档案进行鉴定。（二）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合本局实际情况，对档案进行全面、客观、公正的鉴定。2.鉴定档案应从档案的历史价值、现实利用价值等方面进行综合考虑，确保鉴定结果准确可靠。（三）鉴定方法1.鉴定工作小组应逐卷逐件地对档案进行审查，根据档案的内容、来源及保管期限等因素，确定档案的存毁。2.对于涉及本局重要工作、具有历史研究价值或仍有现实利用价值的档案，应予以保留；对于已无保存价值的档案，应提出销毁意见。（四）销毁程序1.经鉴定确需销毁的档案，由档案管理人员填写档案销毁清册，详细列出档案名称、年度、保管期限、卷号、文号等信息。2.档案销毁清册经鉴定工作小组组长审核签字后，报局领导审批。3.经批准后，由档案管理人员会同有关人员在指定地点对档案进行销毁，并在销毁清册上签字确认。4.销毁档案时应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复，如焚烧、粉碎等。5.销毁档案的过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，记录应妥善保存。六、档案的利用（一）利用范围本局工作人员因工作需要可查阅、借阅本局档案；外单位因工作需要查阅本局档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用方式1.查阅档案：利用者可到档案库房查阅档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导，确保查阅工作顺利进行。2.借阅档案：因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，经所在科室负责人签字同意后，报局办公室负责人审批。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的应办理续借手续。3.复制档案：利用者如需复制档案，应填写档案复制申请表，经审批同意后，由档案管理人员按照规定进行复制，并加盖档案利用专用章。（三）利用要求1.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。2.查阅、借阅档案时应在档案查阅室或指定地点进行，不得擅自将档案带出本局。3.利用者归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题应及时查明原因并追究责任。4.外单位查阅本局档案应严格遵守保密规定，未经许可不得擅自摘抄、复制或传播档案内容。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立本局档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化档案采集1.对本局现存的纸质档案、声像档案等进行数字化扫描，确保档案内容的完整、清晰。2.扫描后的电子档案应进行格式转换、图像处理等技术处理，保证电子档案的质量和可读性。3.建立电子档案数据库，将数字化档案信息录入数据库，实现档案信息的集中存储和管理。（三）档案信息系统功能1.档案检索功能：能够根据档案的题名、文号、责任者、日期等信息快速准确地检索到所需档案。2.档案借阅管理功能：实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，方便跟踪档案借阅情况。3.档案统计分析功能：能够对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。4.安全保密功能：设置不同