部门职能说明书-董秘办公室

一、部门定位董秘办公室（简称“董秘办”）是公司治理结构中的关键组成部分，是董事会直接领导下的综合性管理部门，亦是公司与证券监管机构、投资者、资本市场及其他利益相关者之间的核心联络枢纽。其核心使命在于确保公司信息披露的真实、准确、完整、及时、公平，规范公司治理运作，维护公司资本市场形象，保障投资者合法权益，并为公司战略决策提供专业支持。董秘办在公司治理合规、资本市场沟通、投资者关系维护及董事会高效运作方面扮演着不可替代的角色。二、核心职能（一）信息披露管理作为信息披露事务的日常管理部门，董秘办全面负责公司信息披露的组织、协调与实施工作。具体包括：根据相关法律法规、监管要求及上市规则，制定和完善公司信息披露管理制度及流程；组织编制并按时披露公司定期报告（年度报告、半年度报告、季度报告）；统筹管理公司临时报告的披露工作，确保所有重大事件、重要交易及其他应披露信息得到及时、准确、完整的发布；对公司内部信息披露事务进行指导与监督，确保信息披露的统一性与合规性；负责信息披露文件的档案管理，确保相关资料的安全与完整。（二）投资者关系管理董秘办是公司与投资者（包括机构投资者、个人投资者、分析师及媒体）之间沟通的主要窗口。其职责涵盖：建立并维护与投资者的常态化沟通机制，通过投资者热线、邮箱、投资者说明会、路演、一对一沟通等多种形式，及时回应投资者关切，解答投资者疑问；收集、整理和分析投资者的意见、建议及市场反馈，并向公司管理层及董事会汇报；组织或配合相关部门进行投资者调研活动的接待与安排；维护公司投资者关系管理平台（如投资者互动平台、公司官网投资者关系板块）的日常运营；负责股东名册的管理与查询，协助处理股东相关事务。（三）三会运作支持董秘办承担着协助公司董事会、监事会、股东大会（简称“三会”）规范运作的重要职责。具体包括：负责股东大会、董事会、监事会会议的筹备、组织、记录与归档工作，确保会议的合法合规与高效召开；协助董事、监事、高级管理人员了解其在公司治理中的权利与义务，提供必要的法规政策支持；负责董事会决议、监事会决议及股东大会决议的执行情况跟踪与反馈；管理公司董事、监事、高级管理人员的信息报备、持股变动及相关承诺的履行情况。（四）公司治理完善董秘办致力于推动公司治理结构的持续优化与完善。其工作包括：根据最新的法律法规及监管要求，结合公司实际情况，协助董事会修订和完善公司章程、股东大会议事规则、董事会议事规则、监事会议事规则等重要治理文件；推动建立健全公司内部各项治理制度，提升公司治理水平；组织或配合开展公司治理相关的培训与宣传工作，增强公司全体员工的治理合规意识；负责公司治理相关信息的对外披露，展现公司良好治理形象。（五）内幕信息及知情人管理董秘办是公司内幕信息及知情人管理的牵头部门。具体职责包括：建立并严格执行公司内幕信息知情人登记管理制度；对公司内幕信息进行识别、登记、备案，并对内幕信息的传递、使用进行监督和管理；组织内幕信息知情人进行相关法律法规和保密知识的培训，签署保密承诺书；防范和杜绝内幕交易行为的发生，维护市场公平秩序。（六）资本市场研究与对接董秘办需密切关注资本市场动态、行业发展趋势及相关政策法规的变化，为公司战略决策提供参考。其工作包括：跟踪研究宏观经济政策、资本市场监管政策及行业发展动态，分析其对公司的潜在影响；协助公司管理层进行资本市场融资、并购重组等重大资本运作项目的前期研究、方案论证与实施协调；保持与证券监管机构、证券交易所、中介机构（如券商、律师事务所、会计师事务所等）的良好沟通与联系。（七）董秘参谋与行政事务董秘办作为董事会秘书的直接办事机构，需为董事会秘书提供全面的参谋与行政支持。包括：协助董事会秘书处理日常工作，准备各类汇报材料、议案及其他文件；负责董事会秘书的日程安排及内外协调；承担董秘办内部的日常行政、人事、财务等管理工作，保障部门高效运转。三、组织架构与人员配置董秘办公室通常根据公司规模和业务需求设置相应岗位，常见岗位包括但不限于：部门负责人（通常为董事会秘书或其指定人员）、信息披露专员、投资者关系专员、三会事务专员、综合事务专员等。各岗位人员需具备扎实的专业知识、良好的沟通协调能力、高度的责任心及保密意识。四、工作原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规、证券监管要求及公司内部规章制度，确保各项工作合法合规。2.保密性原则：对工作中接触到的内幕信息、商业秘密及其他敏感信息严格保密。3.专业性原则：持续学习专业知识，提升业务能力，以专业素养支撑各项工作的开展。4.服务性原则：积极为董事会、管理层、股东及投资者提供优质、高效的服务。5.前瞻性原则：密切关注市场动态与监管趋势，提前规划，为公司发展提供前瞻性支持。五、关键绩效指标（KPIs）参考*信息披露的及时性、准确性、完整性与合规性，无重大信息披露违规事件。*投资者关系管理成效，如投资者满意度、市场对公司的认知度与认同度。*三会运作的规范与效率，会议材料准备质量，决议执行情况。*公司治理水平的持续提升，治理评级或相关评价。*内幕信息管理有效性，无内幕交