会议纪要归档管理办法

会议纪要归档管理办法一、总则（一）目的依据。为规范会议纪要归档工作，确保档案资料完整、准确、安全，依据《中华人民共和国档案法》及相关规定制定本办法。各单位必须严格执行，确保会议纪要归档工作制度化、规范化。（二）适用范围。本办法适用于本单位所有会议形成的会议纪要的收集、整理、归档、保管、利用和监督等全过程管理。包括但不限于董事会、总经理办公会、专题研讨会等各类会议形成的纪要。（三）基本原则。会议纪要归档工作必须遵循统一领导、分级负责、全程管理、安全保密的原则，确保归档资料的完整性、准确性和安全性。二、组织机构与职责（一）归档管理部门。档案管理部门是会议纪要归档工作的归口管理部门，负责制定归档标准、监督执行情况、组织业务培训等工作。（二）会议形成部门。会议形成部门是会议纪要的初始责任单位，负责会议纪要的草拟、审核和初步整理工作。（三）各级责任人职责。1.档案管理部门负责人对归档工作负总责，定期检查指导。2.会议形成部门负责人对本部门会议纪要归档工作负直接责任。3.会议记录人员对会议纪要的真实性、完整性负首要责任。三、归档范围与标准（一）归档范围。凡属本单位召开的各类会议，形成的会议通知、会议议程、会议记录、会议纪要等材料，均应纳入归档范围。具体包括：1.重大决策会议纪要；2.部门工作部署会议纪要；3.专项问题研究会议纪要；4.其他具有重要保存价值的会议材料。（二）归档标准。1.时间标准：会议结束后15个工作日内完成归档。2.内容标准：会议纪要必须完整反映会议主要议题、议定事项、责任人及完成时限。3.形式标准：会议纪要应使用正式公文纸打印，加盖公章，电子版应与纸质版内容一致。四、归档流程与要求（一）收集与整理。1.会议记录人员在会议结束后立即整理会议记录，确保内容准确无误。2.会议形成部门在收到会议记录后3个工作日内完成初步审核，确保符合归档要求。3.档案管理部门对审核后的会议纪要进行最终验收，确保质量达标。（二）分类与编号。1.按会议类型分类：将会议纪要分为决策类、工作部署类、专题研究类等。2.编号规则：采用“年度+部门代码+序号”的编号方式，如“2023AG01”。3.编目要求：编制归档目录，详细记录每份会议纪要的题名、责任者、日期、密级等信息。（三）装订与保管。1.纸质归档材料应按照“一事一档”原则装订，使用档案专用装订工具。2.电子版会议纪要应存储在专用服务器，并做好备份。3.档案保管应遵循“三分三合”原则，即三分之二常温保存、三分之一低温保存，定期检查，确保安全。五、保管与利用（一）保管要求。1.纸质档案应存放在符合档案保管条件的库房，做好防潮、防火、防盗工作。2.电子档案应设置访问权限，指定专人管理，定期进行数据备份。3.档案保管期限根据会议纪要的重要程度确定，一般会议纪要保管期限为10年，重要会议纪要保管期限为30年。（二）利用程序。1.需要查阅会议纪要的单位或个人，必须填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，由档案管理部门提供查阅。2.查阅纸质档案应在档案室进行，不得带离。3.查阅电子档案应严格遵守保密规定，不得复制、下载。六、保密与安全（一）保密责任。1.档案管理人员必须经过保密培训，签订保密协议。2.会议纪要属于内部资料，不得外传。3.涉及国家秘密、商业秘密的会议纪要，应按照相关保密规定执行。（二）安全措施。1.档案库房应安装监控设备，实行双人双锁管理。2.电子档案应设置多重密码保护，定期更换。3.发生失密事件，应立即启动应急预案，追究相关人员责任。七、监督与责任追究（一）监督机制。1.档案管理部门定期对各单位会议纪要归档工作进行抽查。2.设立举报电话，接受群众监督。3.对归档工作不力的单位，予以通报批评。（二）责任追究。1.情节轻微的，给予警告处分。2.造成档案损失的，依法赔偿。3.涉及违法犯罪的，移交司法机关处理。八、附则（一）解释权。本办法由档案管理部门负责解释。（二）