档案室温湿度监控巡检办法

档案室温湿度监控巡检办法一、总则（一）目的依据。为规范档案室温湿度监控与巡检工作，保障档案安全，依据《中华人民共和国档案法》及相关档案安全管理制度制定本办法。本办法适用于本机关、本系统所有档案库房及档案密集架区域的温湿度监控与巡检活动。（二）适用范围。本办法涵盖档案室温湿度监测设备的运行维护、数据采集与记录、异常情况处置、巡检频次与标准等全流程管理。适用于档案行政管理部门、保管部门及设备运维单位。（三）基本原则。坚持预防为主、动态监测、及时处置的原则，确保档案存储环境符合GB/T18894—2015《档案存储要求》标准，温湿度控制范围：温度10℃—24℃，湿度45%—60%。二、组织职责（一）权责划定。各单位主要负责人是第一责任人，分管档案工作的领导是直接责任人，档案部门具体负责日常管理与监督，设备运维部门负责技术保障。（二）部门分工。档案部门负责制定监控计划、审核数据异常、组织应急处置；技术部门负责设备安装调试、定期校准、故障维修；保管部门负责配合巡检、落实整改要求。（三）人员要求。参与监控与巡检人员必须经过专业培训，持证上岗，熟悉设备操作规程及应急预案，每年考核一次。三、监控设备管理（一）设备选型。采用符合GB/T28826—2012《电子信息系统机房设计规范》的温湿度传感器，具备实时监测、自动报警、数据存储功能，每台档案库房至少设置3个监测点。（二）安装规范。传感器应布设在档案存放区域的中心位置，避开阳光直射、空调出风口、电源设备等干扰源，安装高度距离地面1.5米，每半年检查一次安装牢固度。（三）校准维护。技术部门每季度对传感器进行校准，使用标准温湿度发生器进行比对，误差超过±2%必须更换，校准记录存档三年。四、数据采集与记录（一）采集频次。系统自动每2小时采集一次温湿度数据，生成电子台账，人工巡检时增加现场复核环节。（二）记录规范。数据记录必须包含时间、地点、温湿度值、设备编号、操作人等信息，采用档案管理软件统一管理，纸质记录与电子记录同步存档。（三）异常标记。当温湿度超出设定范围时，系统自动生成预警信息，由档案部门在台账中标注处置状态，未达标数据需附整改说明。五、巡检工作执行（一）巡检频次。日常巡检每月不少于2次，重点时段（梅雨季、酷暑季）每周增加1次，重大活动期间每日巡检。定期巡检每年进行2次全面检查。（二）巡检内容。1.检查传感器工作状态，有无遮挡、损坏；2.核对系统数据与现场情况是否一致；3.检查空调、除湿设备运行是否正常；4.记录门窗关闭情况。（三）巡检流程。巡检人员携带便携式检测仪、记录本、照相机，按库房编号顺序进行，发现异常立即拍照取证，填写《档案室温湿度巡检记录表》。六、异常处置程序（一）分级响应。轻微异常（如短时波动）由保管部门调整空调运行参数；一般异常（持续偏离标准2小时以上）由档案部门通知技术部门维修；严重异常（设备故障）立即启动应急预案。（二）应急处置。1.临时措施：关闭库房门窗，停止档案出入；2.技术处置：更换故障设备，调整系统参数；3.跟踪监测：处置后连续72小时加强巡检。（三）报告机制。处置过程必须记录在案，重大异常事件形成《档案环境突发事件报告》，逐级上报至档案行政管理部门，同时抄送技术保障单位。七、考核与监督（一）考核标准。将温湿度达标率、设备完好率、异常处置时效性纳入部门年度考核，考核结果与绩效挂钩。（二）监督方式。档案行政管理部门每半年组织专项检查，采用暗访与抽查相结合方式，对不符合要求单位进行通报批评。（三）责任追究。因失职导致档案受损的，依据《档案工作条例》追究相关责任人责任，情节严重的移交纪检监察部门处理。八、附则（一）经费保障。温湿度监控与巡检所需设备购置、维护费用纳入年度档案工作预算，确保专款专用。（二）培训要求。新入职人员必须参加档案环境管理培训，考