招投标资料归档管理规范流程

招投标资料归档管理规范流程一、总则（一）目的规范。为加强招投标资料管理，确保资料完整、准确、安全，依据《中华人民共和国档案法》及相关法规制定本规范。1.适用范围本规范适用于本单位所有招标、投标活动的资料归档管理，包括但不限于招标文件、投标文件、开评标记录、合同文本等。2.基本原则（1）统一管理。所有招投标资料由档案管理部门统一归档，确保管理权责清晰。（2）全程覆盖。从招标策划到合同履行完毕，所有环节资料均须完整归档。（3）安全保密。涉密资料须按保密规定管理，非涉密资料确保可追溯。二、组织职责（一）职责划分。各部门须明确资料归档责任人，档案管理部门负责监督指导。1.招标部门职责（1）负责招标文件编制、发布等环节资料的收集整理。（2）确保投标文件接收、保管过程资料完整。2.档案管理部门职责（1）制定归档标准，监督各部门执行。（2）定期检查资料完整性，对缺失资料要求补充。3.法务部门职责（1）审核合同及相关法律文书合规性。（2）指导合同文本归档格式及要求。三、归档范围与要求（一）归档资料清单。所有与招投标活动相关的文件、数据、影像资料均须归档。1.招标阶段资料（1）招标公告、投标邀请书。（2）招标文件（含澄清、修改文件）。（3）投标文件接收登记表。2.评标阶段资料（1）开评标过程记录。（2）专家签到表、评标意见表。（3）中标候选人公示材料。3.合同阶段资料（1）合同签订文本。（2）履约保证金缴纳凭证。（3）变更、解除合同协议。（二）资料要求。归档资料须满足完整性、准确性、系统性要求。1.完整性要求（1）所有文件须包含封面、目录、正文、页码。（2）电子资料须附带元数据说明。2.准确性要求（3）文字、数据与原件一致，电子版与纸质版核对无误。（4）签名、盖章等要素齐全有效。四、归档流程（一）归档时限。资料须在活动结束后30日内完成归档。1.收集整理（1）招标部门在活动结束后5个工作日内提交归档资料清单。（2）档案管理部门核对资料完整性，缺失部分要求补充。2.分类编目（1）按项目名称、时间顺序分类。（2）编制归档目录，注明资料编号、页数、形成时间。3.保管入库（1）纸质资料使用档案盒存放，电子资料刻录光盘备份。（2）设置专用档案库房，控制温湿度、防火防潮。五、电子资料管理（一）技术要求。电子资料须符合档案数字化标准。1.扫描规范（1）扫描分辨率不低于300dpi。（2）彩色文件须保留原始色彩信息。2.元数据标准（1）标注形成单位、日期、事由等基本要素。（2）关联纸质档案编号，实现双轨管理。（二）安全措施。电子资料须建立多重备份机制。1.备份要求（1）本地备份与异地备份相结合。（2）定期进行数据恢复测试。2.访问控制（3）设置不同权限等级，涉密资料须双人授权。（4）记录所有访问日志，可追溯操作行为。六、档案利用与销毁（一）利用程序。内部利用须履行审批手续。1.申请流程（1）提交利用申请，说明利用目的、范围。（2）档案管理部门审核后提供查阅。2.利用要求（3）不得涂改、抽取资料。（4）涉密资料须在指定场所查阅。（二）销毁条件。超过保管期限的资料须按规定销毁。1.销毁范围（1）已完成诉讼、合同履行完毕的资料。（2）经鉴定无保存价值的资料。2.销毁程序（3）编制销毁清册，报批后实施。（4）指定专人监督，确保彻底销毁，无遗漏。七、监督与考核（一）检查机制。档案管理部门每季度开展自查。1.检查内容（1）资料完整性、保管条件、安全措施。（2）电子资料备份有效性。2.问题整改（3）对检查发现的问题限期整改。（4）整改结果纳入部门绩效考核。（二）责任追究。因管理不善造成损失的须严肃处理。1.追责情形（1）资料缺失、损毁、泄密。（2）归档不及时、不规范。2.处理措施（3）通报批评