京东采购流程和采购制度

京东采购流程和采购制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国采购法》《企业内部控制基本规范》及京东集团内部控制管理办法等相关法律法规、行业准则及母公司规定制定，旨在规范公司采购活动，防控采购风险，提升采购效率与效益，确保采购行为合法合规，满足公司战略发展需求。第二条本制度适用于京东集团各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司所有采购业务场景，包括但不限于商品采购、服务采购、工程采购、技术采购等。第三条本制度中下列术语含义如下：（一）“采购专项管理”指公司为规范采购行为、防控采购风险、保障采购质量而建立的管理体系，包括采购流程优化、供应商管理、价格谈判、合同签订、履约验收等全流程管控。（二）“采购风险”指公司在采购活动中可能面临的法律风险、财务风险、操作风险、合规风险等，包括但不限于供应商资质风险、价格波动风险、合同违约风险、信息安全风险等。（三）“采购合规”指公司采购活动符合国家法律法规、行业准则及公司内部管理制度的要求，确保采购行为的合法性、正当性、合理性。第四条采购专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。（一）“全面覆盖”指采购专项管理覆盖公司所有采购业务场景及参与人员，确保无死角、无盲区。（二）“责任到人”指明确各层级、各部门在采购管理中的职责，确保责任主体清晰、可追溯。（三）“风险导向”指以风险防控为核心，重点关注高风险采购环节，实施差异化管控措施。（四）“持续改进”指定期评估采购管理体系有效性，根据内外部环境变化及时优化调整。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司采购专项管理负总责，对采购风险承担最终责任；分管领导对采购专项管理负直接责任，负责组织落实相关制度，监督考核采购活动合规性。第六条设立京东集团采购专项管理领导小组，由公司主要负责人、分管领导及相关部门负责人组成，负责统筹协调采购专项管理工作，研究决策重大采购事项，监督评价采购风险防控成效。采购专项管理领导小组下设办公室，挂靠于采购管理部，负责日常事务协调。第七条采购管理部作为采购专项管理的牵头部门，负责统筹采购管理制度建设、风险识别、监督考核、培训宣贯等工作，定期组织采购风险评估，优化采购流程，推动采购信息化建设。第八条风险管理部作为采购专项管理的专责部门，负责审核采购业务的合规性，优化风险防控措施，处置采购风险事件，组织采购合规培训，监督采购合同履行情况。第九条各业务部门及下属单位作为采购专项管理的执行主体，负责落实本领域采购管理要求，开展日常风险防控，组织本部门采购人员培训，定期上报采购风险事件。第十条基层执行岗位人员作为采购专项管理的具体实施者，需严格遵守采购流程及操作规范，履行岗位合规承诺，及时上报采购风险事件，配合相关部门开展采购合规检查。第三章专项管理重点内容与要求第十一条供应商尽职调查采购业务启动前，采购管理部需对供应商进行全面尽职调查，核实供应商资质、经营状况、财务实力、信用记录、行业口碑等，建立供应商准入标准及黑名单制度，确保供应商合法合规。禁止与列入黑名单的供应商开展采购合作。第十二条采购流程规范（一）采购需求提报需符合公司预算管理及审批权限要求，经业务部门负责人审核签字后报采购管理部。（二）采购方式选择需根据采购金额、紧急程度、市场情况等因素综合确定，优先采用招标、竞争性谈判等方式，特殊情况可经领导小组审批采用直接采购。（三）采购合同签订前需经风险管理部审核，重点关注合同条款的合法性、合规性，确保合同风险可控。第十三条价格谈判与评审（一）采购价格谈判需采用公开、透明的方式，由采购管理部组织相关人员参与，确保价格谈判过程可追溯、可监督。（二）采购评审需采用多因素综合评审法，不得仅以价格作为唯一评审标准，确保采购质量与效益。第十四条合同签订与履行（一）采购合同签订需由法定代表人或授权代表签署，合同条款需明确双方权利义务、违约责任、争议解决方式等内容。（二）采购合同履行过程中，采购管理部需跟踪供应商履约情况，及时处理履约异常事件，确保采购项目按计划完成。第十五条采购验收管理（一）采购验收需由业务部门及质量管理部共同完成，验收标准需符合合同约定及行业规范，确保采购物资符合质量要求。（二）验收不合格的采购项目需及时退回供应商，并追究相关责任人的责任。第十六条采购档案管理（一）采购档案需完整保存，包括采购需求提报、供应商尽职调查报告、采购合同、验收记录等，保存期限不少于三年。（二）采购档案需分类归档，便于查阅及审计。第十七条采购风险防控（一）采购管理部需定期开展采购风险评估，重点关注供应商集中度风险、价格波动风险、合同违约风险等，制定差异化风险防控措施。（二）风险管理部需对采购风险事件进行分类处置，一般风险事件由采购管理部负责处理，重大风险事件需上报采购专项管理领导小组决策。第十八条信息安全管控（一）采购信息系统需采取必要的安全措施，防止信息泄露、篡改等风险，确保采购数据安全。（二）采购人员需定期接受信息安全培训，提高信息安全意识，严禁泄露采购敏感信息。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制采购管理部需根据国家法律法规、行业准则及公司内部管理制度的变化，及时修订采购专项管理制度，确保制度有效性。制度修订需经采购专项管理领导小组审批后发布实施。第二十条风险识别预警机制采购管理部需定期开展采购风险排查，采用问卷调查、访谈、数据分析等方式，识别潜在采购风险，并进行分级评估，对高风险环节发布预警通知，督促相关部门落实防控措施。第二十一条合规审查机制（一）采购需求提报需经合规审查，确保采购需求符合公司战略及预算管理要求。（二）采购合同签订前需经合规审查，确保合同条款合法合规。（三）采购验收需经合规审查，确保验收标准符合合同约定及行业规范。（四）未经合规审查的采购业务不得实施。第二十二条风险应对机制（一）一般风险事件由采购管理部负责处置，处置结果需报风险管理部备案。（二）重大风险事件需上报采购专项管理领导小组决策，必要时启动应急流程，明确责任协同及上报要求。（三）风险处置过程需记录完整，便于后续追溯及审计。第二十三条责任追究机制（一）采购人员违反本制度规定，造成采购风险事件或损失的，需追究相关责任人的责任，包括但不限于绩效考核扣分、纪律处分等。（二）采购风险事件处置不力的，需追究相关部门及责任人的责任，直至追究法律责任。第二十四条评估改进机制采购专项管理领导小组需定期对采购管理体系有效性进行评估，重点关注采购流程优化、风险防控成效、制度执行情况等，对发现的漏洞及时优化，持续提升采购管理水平。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障公司主要负责人需定期听取采购专项管理工作汇报，协调解决采购管理中的重大问题；分管领导需亲自部署采购专项管理工作，监督考核各部门落实情况。第二十六条考核激励机制（一）采购专项合规情况纳入部门年度考核，考核结果与部门绩效、评优挂钩。（二）采购人员合规表现作为个人绩效考核的重要指标，合规表现优异的予以奖励，违规操作的予以处罚。第二十七条培训宣传机制（一）采购管理部需定期组织采购人员培训，内容包括采购法律法规、公司制度、操作规范等，提高采购人员合规意识及操作能力。（二）风险管理部需定期组织采购合规培训，内容包括风险识别、风险防控、应急处理等，提高采购人员风险防控能力。第二十八条信息化支撑采购管理部需推动采购信息化建设，通过系统工具实现采购流程自动化、风险实时监控、数据智能分析等，提升采购管理效率与效益。第二十九条文化建设公司需加强采购合规文化建设，通过发布采购合规手册、签订合规承诺书等方式，营造全员合规氛围，提高采购人员的合规意识及责任感。第三十条报告制度（一）采购风险事件需及时上报，上报内容包括事件基本情况、处置过程、处