作废印章封存管理办法

作废印章封存管理办法一、总则（一）目的依据。为规范作废印章的管理与封存工作，维护印章使用的严肃性和权威性，依据《中华人民共和国印章管理条例》及相关规定制定本办法。本办法适用于本单位所有作废印章的封存、登记、保管和销毁等全过程管理。（二）适用范围。本办法所称作废印章包括但不限于因机构撤并、名称变更、职能调整、印章老化失效等原因需要停止使用的各类印章，含单位公章、部门印章、合同专用章、财务专用章等。法律、法规另有规定的从其规定。（三）基本原则。坚持统一管理、分级负责、严格审批、全程留痕的原则。作废印章封存实行谁使用、谁申请，谁管理、谁监督的管理机制。二、组织机构与职责（一）管理职责划分。办公室作为印章管理的归口部门，负责制定作废印章封存的具体实施办法，组织印章鉴定、封存登记、保管和销毁工作。各使用部门负责本部门作废印章的初步鉴定和申请。（二）岗位职责明确。1.印章管理员负责日常封存印章的登记、保管和交接工作，建立《作废印章封存台账》。2.部门负责人对本科室作废印章的申请材料真实性负责。3.办公室负责人对全单位作废印章封存工作的合规性负总责。（三）审批权限设定。1.普通印章作废需经部门负责人审批、办公室审核、分管领导批准。2.单位公章等特殊印章作废需经单位领导班子集体研究决定。3.所有审批流程需在2个工作日内完成，特殊情况需书面说明。三、作废印章鉴定程序（一）鉴定条件确认。1.印章出现严重磨损、模糊不清无法正常使用。2.印章因机构改革、职能调整不再具有使用必要性。3.印章存在安全隐患或可能被滥用风险。4.印章材质老化、变形、破损严重。（二）鉴定流程规范。1.使用部门填写《作废印章鉴定申请表》，附印章现状照片及说明材料。2.办公室组织技术鉴定小组进行实地查验，鉴定小组由办公室、纪检监察室、财务部门人员组成。3.鉴定结论需经3名以上鉴定组成员签字确认。（三）特殊情况处理。1.紧急情况需作废印章的，应先采取临时封存措施，3日内补办手续。2.鉴定过程中发现争议的，提交单位印章管理委员会裁决。3.鉴定结果存档备查，保管期限不少于5年。四、作废印章封存管理（一）封存标准要求。1.使用防潮、防火、防盗的专用封存箱，箱体材质需符合档案保管标准。2.每个封存箱内放置《作废印章封存清单》，清单与实物一一对应。3.封存箱加锁保管，钥匙由印章管理员和分管领导分别保管。（二）登记制度规范。1.建立《作废印章封存台账》，详细记录印章名称、规格、作废原因、鉴定日期、封存日期、保管人等信息。2.台账采用电子和纸质双重管理，电子台账需设置访问权限。3.每年开展台账核查，核查率应达100%。（三）保管责任落实。1.封存印章的保管期限为自封存之日起不少于3年。2.保管期间需定期检查，每季度至少检查一次，并记录检查结果。3.保管期满需销毁的，按销毁程序办理。五、作废印章销毁程序（一）销毁条件审查。1.保管期满且无使用价值的印章。2.鉴定为危险印章需立即销毁的。3.经批准的特殊印章销毁。（二）销毁流程控制。1.填写《作废印章销毁申请表》，经单位主要负责人审批。2.由办公室组织专门销毁小组实施，销毁小组需有5名以上人员，含纪检监察室代表。3.销毁过程需全程录像，形成《销毁工作记录》。（三）残渣处理要求。1.金属印章需粉碎处理，确保无法拼凑复原。2.有机印章需焚烧处理，并记录销毁地点、时间、参与人员。3.销毁记录需经所有参与人员签字确认，原件存档，复印件分送办公室、纪检监察室备案。六、监督与责任追究（一）监督检查机制。1.单位纪检监察室每年至少开展2次专项检查。2.办公室每季度对封存印章进行抽查，抽查比例不少于20%。3.检查结果纳入部门年度考核。（二）责任追究规定。1.擅自使用、转移、损毁封存印章的，对直接责任人给予行政处分，情节严重的移交司法机关。2.未按规定登记、保管造成印章流失的，追究相关责任人责任。3.连续2次检查不合格的，取消单位年度评优资格。（三）举报处理办法。设立印章管理监督举报电话和邮箱，接受内部监督。对举报线索需在5个工作日内调查核实，调查结果反馈举报人。七、附则（一）应急处理规定。1.发生印章被盗、丢失等紧急情况，需立即启动应急预案。2.应急处理流程包括：现场保护、情况上报、原因调查、责任认定、善后处置。3.应急预案需定期演练，每年至少1次。（二）档案管理要求。1.作废印章相关材料包括申请表、鉴定意见、封存清单、销毁记录等，需统一归档保管。2.电子档案需做好备份，存储在安全服务器。3.档案保管期限不