外部资料接收登记保管规范

外部资料接收登记保管规范一、总则（一）目的规范。为加强外部资料的管理，确保资料安全、完整、可追溯，特制定本规范。外部资料是指由外部单位或个人提供，与本单位工作相关的文件、数据、报告等。本规范旨在明确接收、登记、保管、使用和销毁等环节的操作要求，防止资料遗失、泄密或损坏。（二）适用范围。本规范适用于本单位所有部门及人员涉及外部资料的接收、登记、保管、使用和销毁等全部活动。（三）基本原则。外部资料的接收、登记、保管、使用和销毁必须遵循“统一管理、分级负责、安全保密、规范操作”的原则。二、组织机构与职责（一）管理职责。本单位指定综合管理部为外部资料管理的主管部门，负责制定和修订本规范，监督执行情况，并组织培训。综合管理部的主要职责包括：制定外部资料管理制度；组织外部资料的接收、登记、保管、使用和销毁工作；定期检查外部资料管理情况；处理外部资料管理中的问题。（二）部门职责。各业务部门负责本部门涉及的外部资料的接收、登记、保管、使用和销毁工作，并指定专人负责。业务部门的主要职责包括：及时接收、登记、保管、使用和销毁本部门涉及的外部资料；配合综合管理部开展外部资料管理工作；定期向综合管理部报告外部资料管理情况。（三）人员职责。所有接触外部资料的人员必须严格遵守本规范，履行以下职责：1.严格按照本规范要求进行外部资料的接收、登记、保管、使用和销毁；2.发现外部资料管理中的问题及时向综合管理部报告；3.对外部资料严格保密，不得泄露；4.妥善保管外部资料，防止遗失、损坏或泄密。三、外部资料接收（一）接收条件。外部资料接收必须满足以下条件：1.资料来源合法，提供者身份明确；2.资料内容真实、完整、有效；3.资料形式符合要求，如纸质、电子等。（二）接收程序。外部资料接收必须按照以下程序进行：1.接收人员核对资料来源和提供者身份，确认无误后进行接收；2.接收人员检查资料内容，确认完整、有效后进行登记；3.接收人员将资料交由保管人员，并办理交接手续。（三）特殊情况处理。遇到以下特殊情况，接收人员必须及时向综合管理部报告：1.资料来源不明或提供者身份不明确；2.资料内容不完整或无效；3.资料形式不符合要求。综合管理部根据情况决定是否接收，并采取相应措施。四、外部资料登记（一）登记要求。外部资料登记必须满足以下要求：1.登记内容完整、准确；2.登记格式规范；3.登记及时。（二）登记内容。外部资料登记必须包括以下内容：1.资料名称；2.资料编号；3.资料来源；4.提供者；5.接收日期；6.资料类型；7.资料数量；8.保管期限；9.保管地点；10.使用人；11.备注。（三）登记方式。外部资料登记采用以下方式：1.纸质登记：使用统一的纸质登记表进行登记；2.电子登记：使用单位内部的电子管理系统进行登记。（四）登记责任。外部资料登记由接收人员负责，保管人员复核。登记表或电子系统中的数据必须真实、完整、准确。五、外部资料保管（一）保管要求。外部资料保管必须满足以下要求：1.安全；2.完整；3.可追溯。（二）保管措施。外部资料保管必须采取以下措施：1.设置专门的保管场所，符合安全要求；2.使用符合要求的保管设备，如文件柜、保险柜等；3.对重要资料进行加密或加密处理；4.定期检查保管设备和保管环境；5.对保管人员进行培训，提高安全意识。（三）保管期限。外部资料的保管期限根据资料的性质和重要性确定，具体如下：1.重要资料：永久保管；2.一般资料：保管期限为5年；3.短期资料：保管期限为1年。（四）保管变更。外部资料的保管期限变更必须经过综合管理部批准，并办理变更手续。六、外部资料使用（一）使用原则。外部资料使用必须遵循以下原则：1.严格审批；2.专人负责；3.限定范围；4.可追溯。（二）使用程序。外部资料使用必须按照以下程序进行：1.使用人填写使用申请，说明使用目的、使用期限、使用范围等；2.部门负责人审核使用申请；3.综合管理部审批使用申请；4.使用人凭审批后的申请使用资料；5.使用完毕后，使用人将资料交还保管人员，并办理交接手续。（三）使用限制。外部资料使用必须遵守以下限制：1.未经批准，不得擅自复制、摘抄、传播外部资料；2.使用人不得将外部资料用于非批准用途；3.使用人不得将外部资料泄露给无关人员。七、外部资料销毁（一）销毁条件。外部资料销毁必须满足以下条件：1.保管期限已满；2.资料已失去使用价值；3.资料涉及的国家秘密已解密。（二）销毁程序。外部资料销毁必须按照以下程序进行：1.综合管理部提出销毁申请，说明销毁理由、销毁时间、销毁方式等；2.部门负责人审核销毁申请；3.综合管理部审批销毁申请；4.指定人员进行销毁，并监督销毁过程；5.销毁完毕后，指定人员填写销毁记录，并签字确认。（三）销毁方式。外部资料销毁采用以下方式：1.纸质资料：销毁机销毁；2.电子资料：彻底删除，并格式化存储设备。（四）销毁监督。外部资料销毁必须由至少两人进行监督，并做好监督记录。八、监督检查（一）定期检查。综合管理部每季度对各单位的外部资料管理情况进行检查，检查内容包括：1.外部资料的接收、登记、保管、使用和销毁是否按照本规范执行；2.外部资料管理制度是否健全；3.外部资料管理人员的职责是否明确；4.外部资料管理设施是否完善；5.外部资料管理制度的执行情况。（二）专项检查。综合管理部根据需要对外部资料管理进行专项检查，专项检查内容包括：1.涉及国家秘密的外部资料管理情况；2.涉及商业秘密的外部资料管理情况；3.其他需要专项检查的外部资料管理情况。（三）检查处理。综合管理部对检查中发现的问题及时进行处理，并跟踪整改情况。九、责任追究（一）责任主体。对外部资料管理不规范的，追究相关责任人的责任。（二）责任形式。责任追究形式包括：1.责令改正；2.通报批评；3.经济处罚；4.行政处分；5.构成犯罪的，移交司法机关