档案借出归还交接责任规范

档案借出归还交接责任规范一、总则规范（一）适用范围。本规范适用于本单位所有档案借出、归还及交接工作的全过程管理，涵盖纸质档案、电子档案及其他载体的档案材料。（二）基本原则。档案借出归还交接工作必须遵循“严格审批、全程跟踪、及时归还、责任到人”的基本原则，确保档案安全、完整、有序流转。（三）管理职责。档案管理部门负责借出归还交接工作的统筹规划、制度制定、监督执行及效果评估，各业务部门负责本部门档案借出归还交接的具体实施。二、借出审批程序（一）申请条件。档案借出必须符合以下条件：1.工作需要确需借阅；2.借阅档案内容与工作直接相关；3.无其他替代方案可满足工作需求。（二）审批权限。1.一般档案借出由部门负责人审批；2.重要档案借出需经分管领导审批；3.涉密档案借出需经单位主要领导审批。（三）申请流程。1.填写《档案借出申请表》，注明借阅目的、档案范围、借阅期限等；2.提交部门负责人审核签字；3.按审批权限逐级报批；4.审批通过后到档案管理部门办理借出手续。（四）审批时限。1.一般档案借出审批时限不超过3个工作日；2.重要档案借出审批时限不超过5个工作日；3.特殊情况需另行说明。三、借出操作规范（一）登记要求。1.档案管理部门在《档案借出登记簿》中详细记录借出档案的编号、名称、数量、借阅人、借阅部门、借出时间、归还时间等；2.对电子档案借出需同步记录IP地址、设备型号等信息。（二）交接要求。1.档案管理人员与借阅人当面核对档案，确保数量、内容准确无误；2.在《档案借出交接单》上签字确认；3.重要档案需加贴封条或使用专用借阅袋。（三）保密要求。1.借阅人必须签署《档案保密承诺书》；2.涉密档案借出期间不得拍照、复印、摘录；3.不得将档案转借第三方。四、归还管理规范（一）及时归还。档案借阅期限届满后，借阅人应立即归还档案，确需延期的应提前办理续借手续。（二）归还流程。1.借阅人填写《档案归还申请表》；2.档案管理部门核对档案状态；3.当面核对无误后在《档案归还登记簿》中记录；4.双方签字确认。（三）异常处理。1.发现档案损坏、缺失等情况，立即启动调查程序；2.根据损坏程度、缺失数量等情节轻重，依法依规追究责任；3.重大问题需上报单位领导研究处理。五、交接责任划分（一）档案管理部门责任。1.建立档案借出归还交接台账；2.定期检查借出档案使用情况；3.监督归还档案完整性；4.对违规行为进行处罚。（二）借阅部门责任。1.审核本部门借阅申请；2.教育借阅人遵守档案管理规定；3.配合调查档案异常情况。（三）借阅人责任。1.妥善保管借出档案；2.按时归还档案；3.对档案造成损坏、遗失承担相应责任。六、监督与考核（一）监督机制。1.档案管理部门每季度开展借出归还交接工作检查；2.设立举报电话，接受群众监督；3.定期对各部门执行情况进行评估。（二）考核办法。1.将借出归还交接工作纳入部门年度考核；2.对工作不力部门进行通报批评；3.对造成严重后果的依法依规处理。（三）责任追究。1.借阅人未按时归还档案，每逾期1天处以100元罚款；2.对档案造成轻微损坏，处以500元罚款；3.造成重大损失的，追究法律责任。七、附则说明（一）本规范由档案管理部门负责解释，自发布之日起施行。（二）各部门应结合实际情况制定具体实施细则。（三）本规范未尽事宜，参照国家档案局相关规定执行。（四）档案管理部门应定期对本规范执行情况进行评估，必要时进行修订完善。（五）各业务部门负责人应组织本部门员工学习本规范，确保人人知晓、严格执行。（六）档案借出归还交接工作涉及的法律责任，按照《中华人民共和国档案法》及相关法律法规执行。（七）本规范自发布之日起30日后正式施行，原有相关规定与本规范不一致的，以本规范为准。（八）档案管理部门应将本规范电子版上传至单位内网，方便各部门查阅学习。（九）每年12月底前，各业务部门需向档案管理部门提交本年度档案借出归还交接工作总结。（十）档案借出归还交接工作相关表格由档案管理部门统一制作、编号、发放。（十一）本规范实施后，原由各部门自行管理的档案借出归还交接工作，统一纳入档案管理部门集中管理。（十二）档案借出归还交接工作所需经费，由档案管理部门列入年度预算，报单位领导审批。（十三）档案借出归还交接工作涉及的信息化建设，由信息部门配合档案管理部门同步推进。（十四）本规范发布前已借出的档案，按原有规定执行，待期限届满后统一按本规范管理。（十五）档案借出归还交接工作考核结果，作为评优评先的重要依据。（十六）各部门应指定专人负责档案借出归还交接工作，并定期参加档案管理部门组织的培训。（十七）档案借出归还交接工作实行责任追究制度，对违反本规范的行