项目竣工结算资料管理规范

项目竣工结算资料管理规范一、总则（一）目的与适用范围。规范项目竣工结算资料管理。本规范适用于公司所有在建、竣工项目。竣工结算资料管理必须遵循真实、完整、规范、及时的原则。各项目部、财务部、审计部必须严格执行本规范。（二）基本原则。竣工结算资料必须真实反映工程实际完成情况。资料收集、整理、审核必须责任到人。竣工结算资料必须按照档案管理要求归档保存。竣工结算资料必须满足审计、税务等外部监管要求。二、组织机构与职责（一）领导小组。公司成立竣工结算资料管理领导小组，由主管生产副总经理担任组长，财务总监、工程总监担任副组长，成员包括各项目部、财务部、审计部、技术部主要负责人。领导小组负责审定竣工结算资料管理重大事项。领导小组下设办公室，办公室设在财务部，负责日常工作。（二）项目部职责。项目部是竣工结算资料产生和收集的责任主体。项目部负责人是第一责任人。项目部必须建立竣工结算资料台账。项目部必须在工程竣工验收后30日内完成竣工结算资料收集。项目部必须配合财务部、审计部进行竣工结算资料审核。（三）财务部职责。财务部负责竣工结算资料审核。财务部必须制定竣工结算资料审核标准。财务部必须在收到项目部提交的竣工结算资料后15日内完成审核。财务部必须配合审计部进行竣工结算资料审计。（四）审计部职责。审计部负责竣工结算资料专项审计。审计部必须制定竣工结算资料审计方案。审计部必须在接到审计任务后60日内完成审计。审计部必须出具竣工结算资料审计报告。（五）技术部职责。技术部负责竣工结算资料技术审核。技术部必须制定竣工结算资料技术审核标准。技术部必须在收到项目部提交的竣工结算资料后10日内完成技术审核。三、资料收集与整理（一）资料收集范围。竣工结算资料包括但不限于竣工验收报告、设计变更文件、工程洽商记录、施工合同、工程量清单、投标文件、中标通知书、进度款支付凭证、材料设备价格认定文件、竣工图、结算编制说明、结算审核报告等。（二）资料收集要求。竣工结算资料必须完整、真实、有效。竣工结算资料必须按照合同约定、施工过程顺序进行收集。竣工结算资料必须进行编号、登记、签收。（三）资料整理要求。竣工结算资料必须按照类别进行整理。竣工结算资料必须进行分类编号。竣工结算资料必须制作目录。竣工结算资料必须进行装订成册。（四）资料移交要求。项目部必须在工程竣工验收后60日内将竣工结算资料移交财务部。财务部必须在收到竣工结算资料后30日内完成审核。财务部必须在审核完成后将竣工结算资料移交审计部。审计部必须在完成审计后将竣工结算资料归档保存。四、资料审核与确认（一）审核标准。竣工结算资料审核必须按照国家法律法规、合同约定、行业规范进行。竣工结算资料审核必须坚持“三对照”原则，即对照合同、对照图纸、对照变更。（二）审核流程。项目部提交竣工结算资料→财务部初审→技术部复核→财务部复审→审计部审计→领导小组合议→最终确认。（三）审核内容。竣工结算资料的真实性、完整性、规范性、及时性。工程量计算的准确性、单价套用的合理性、费用计取的合规性。（四）审核责任。财务部对竣工结算资料审核结果负责。技术部对竣工结算资料技术审核结果负责。审计部对竣工结算资料审计结果负责。项目部对竣工结算资料的真实性、完整性负责。五、资料归档与保管（一）归档范围。竣工结算资料归档范围按照国家档案管理法规和公司档案管理制度执行。（二）归档要求。竣工结算资料必须按照档案管理要求进行归档。竣工结算资料必须进行分类、编目、登记。竣工结算资料必须进行装订成册。（三）保管要求。竣工结算资料必须保存在符合档案管理要求的库房。竣工结算资料必须进行防火、防潮、防虫、防鼠处理。竣工结算资料必须进行定期检查。（四）借阅要求。竣工结算资料借阅必须经过领导批准。竣工结算资料借阅必须进行登记。竣工结算资料借阅必须按时归还。六、监督与考核（一）监督检查。公司领导小组定期对竣工结算资料管理情况进行监督检查。财务部、审计部对竣工结算资料管理情况进行日常监督。（二）考核标准。竣工结算资料收集的及时性、完整性、准确性。竣工结算资料审核的规范性、合理性、合规性。竣工结算资料归档的规范性、安全性、可用性。（三）考核方式。公司领导小组对各部门竣工结算资料管理情况进行年度考核。财务部、审计部对项目部竣工结算资料管理情况进行季度考核。（四）奖惩措施。对竣工结算资料管理工作成绩突出的部门和个人进行表彰奖励。对竣工结算资料管理工作存在问题的部门和个人进行通报批评，情节严重的给予经济处罚