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文档简介

口碑服务公司舆情监测档案归档管理制度1总则1.1制定目的为规范公司舆情监测档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁全流程管理，保障档案的完整性、真实性、保密性、可追溯性，充分发挥档案在舆情复盘、风险防控、业务优化、责任界定中的作用，制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司所有舆情监测工作形成的纸质档案、电子档案，包含监测数据、分析报告、异常数据记录、舆情处置方案、客户告知记录、应急处置材料、培训文件等全部档案资料。1.3归档原则档案归档坚持及时完整、分类规范、统一管理、保密安全、方便查阅的原则，严格执行国家档案管理法律法规及公司保密制度。2管理职责2.1品牌管理部舆情专员为档案归集第一责任人，负责日常档案收集、整理、初步归档工作。2.2行政部档案管理员为归口管理人员，负责档案接收、保管、借阅登记、销毁执行工作。2.3各相关部门负责移交本部门形成的舆情监测相关档案资料，配合档案管理工作。3档案归档范围与分类3.1基础管理档案：舆情管理制度、修订文件、培训资料、岗位职责、考核记录。3.2日常监测档案：每日监测数据、周报、月报、季报、年报、关键词库、监测平台记录。3.3异常数据档案：异常数据识别记录、上报材料、核查报告、处置方案、复盘总结。3.4客户业务档案：客户告知记录、服务协议、舆情报告、客户反馈、异议处理记录。3.5应急处置档案：重大舆情预案、处置流程、沟通记录、媒体对接材料、善后总结。3.6合规档案：法务审核意见、保密协议、合规检查记录、整改报告。4归档时限与整理规范4.1日常档案：每日监测数据次日整理完成，每周档案次周归档，每月档案次月5日前完成归档。4.2专项档案：异常数据、应急处置、客户业务档案在工作完成后3个工作日内归档。4.3整理规范：纸质档案装订成册，标注档案名称、时间、责任人；电子档案加密存储，分类建立文件夹，命名规范统一。5档案保管规范5.1纸质档案存放于专用档案柜，做好防潮、防火、防盗、防虫管理，由专人保管。5.2电子档案存储于公司专属服务器，定期备份，设置访问权限，防止数据丢失、泄露。5.3档案保管期限：基础管理档案永久保存，业务档案、监测档案保存期限不少于5年，应急处置档案永久保存。6档案借阅与使用6.1公司内部人员借阅档案，需提交借阅申请，经部门负责人审批后，办理借阅登记手续。6.2涉密档案借阅需经公司管理层审批，严禁私自复制、传播、带出公司。6.3借阅档案需按时归还，档案管理员核对无误后办理注销手续。7档案销毁与保密7.1达到保管期限的档案，由档案管理员提出销毁申请，经审批后，由专人监督销毁，做好销毁记录。7.2所有档案管理人员、借阅人员均需遵守保密制度，泄露档案信息的，严肃追究责任。8监督考核8.1行政部定期检查档案归档、保管情况，对未按要求归档、管理混乱的予以通报整改。8.2档案管理工作纳入

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