老年大学运营公司财务信息化系统管理制度

老年大学运营公司财务信息化系统管理制度1总则1.1为规范老年大学运营公司财务信息化系统管理，保障收费管理、会计核算、资金监管、校区财务统计等系统稳定运行，实现财务工作数字化、规范化、高效化，结合公司多校区运营、老年学员收费管理的实际需求，制定本制度。1.2本制度所称财务信息化系统，包括财务核算系统、学员收费管理系统、税务申报系统、资金管理系统、报表分析系统等专用财务软件及配套硬件设备、网络环境。1.3本制度适用于公司财务部、各校区财务操作人员、系统管理员、授权使用人员，覆盖系统上线、操作、维护、升级、安全、权限管理全流程。1.4财务信息化系统管理遵循“统一规划、统一建设、统一管理、分级授权、安全稳定、高效便捷”的原则，保障系统数据真实、准确、完整，与线下财务工作无缝衔接。1.5公司财务部为财务信息化系统归口管理部门，设立专职系统管理员，负责系统运维、权限配置、数据管理、技术支持；各校区指定专职操作人员，负责系统日常使用、数据录入。2系统建设与上线管理2.1财务信息化系统选型由财务部牵头，结合公司老年教育业务特点，选择合规、安全、适配的财务软件，重点满足学员批量收费、退费、校区分账、数据统计功能。2.2系统上线前完成数据初始化、权限配置、人员培训、测试运行，确保系统功能符合财务工作需求，数据录入准确无误。2.3系统上线方案经公司管理层批准后实施，上线过程做好数据备份，防止数据丢失。2.4系统供应商签订安全保密协议，明确售后服务、升级维护、数据安全责任。3系统权限管理3.1系统权限实行分级授权、最小权限原则，根据岗位职责配置操作权限，分为管理员权限、财务核算权限、校区收费权限、查询权限，严禁越权配置权限。3.2系统管理员负责权限新增、变更、注销，操作人员申请权限需填写审批表，经部门负责人、财务部批准后配置。3.3操作人员离职、调岗、离岗的，三个工作日内注销其系统权限，收回账号密码，严禁权限闲置、外借。3.4系统管理员账号仅限系统维护使用，不得用于日常财务操作，密码双人保管、定期更换。4系统操作规范4.1操作人员凭专属账号密码登录系统，严禁共用账号、泄露密码，登录后严格按照操作流程开展工作，不得擅自修改系统参数、基础数据。4.2学员收费数据、会计凭证、资金流水等数据实时录入系统，做到日清日结，数据真实、准确、完整，与原始凭证一致。4.3校区操作人员严格按照收费标准录入数据，严禁擅自修改收费金额、学员信息，退费操作需履行审批流程后方可录入系统。4.4系统生成的财务报表、收费报表，需经审核确认后使用，严禁篡改报表数据。4.5操作人员离开系统时，必须退出登录、锁屏，防止他人越权操作。5系统维护与升级5.1系统管理员每日检查系统运行状态、网络连接、数据同步情况，每周开展系统维护，每月备份系统数据，保障系统稳定运行。5.2系统升级、版本更新由系统管理员统筹，提前备份数据，测试无误后实施，升级后核对数据完整性，确保业务不受影响。5.3硬件设备定期检修，财务专用服务器、电脑、打印机等设备专人维护，出现故障立即报修，不得自行拆卸维修。5.4系统运行日志、维护记录全程留存，归档保管备查。6系统数据安全6.1财务信息化系统数据纳入公司财务数据安全管理体系，执行数据存储、传输、备份、销毁相关规定。6.2系统严禁接入公共网络，严禁安装无关软件，严防病毒、木马入侵，防止数据泄露、丢失。6.3系统数据仅限公司内部财务工作使用，严禁导出、拷贝、泄露给无关人员。7系统故障应急处置7.1系统出现故障、卡顿、数据异常时，操作人员立即停止操作，上报系统管理员，不得擅自处理。7.2系统管理员快速排查故障原因，一般故障即时修复，重大故障联系供应商技术支持，同时启用线下应急方案，保障学员收费、财务核算工作正常开展。7.3故障修复后，核对数据完整性，做好故障处置记录。8培训与考核8.1新操作人员上岗前必须接受系统操作培训，考核合格后方可独立操作。8.2定期开展系统操作、安全防护培训，提升操作人员