档案数字化加工保密协议

档案数字化加工保密协议引言在信息时代，档案作为重要的信息资源，其数字化转型已成为提升管理效率、促进信息共享的必然趋势。档案数字化加工过程，涉及对大量原始、敏感档案信息的处理、转换与存储，这其中蕴含的保密风险不容忽视。为确保档案信息的绝对安全，维护国家利益、企业合法权益及个人隐私，签订一份权责清晰、内容严谨的档案数字化加工保密协议，是所有参与方必须恪守的法律与道德底线。本协议旨在为档案数字化加工项目中的保密工作提供全面、具体的行为规范与法律约束。一、协议双方甲方（档案所有权/管理权单位）：法定代表人/授权代表：地址：联系方式：乙方（数字化加工服务提供方）：法定代表人/授权代表：地址：联系方式：二、鉴于条款1.甲方委托乙方承担相关档案的数字化加工服务，具体服务内容及范围以双方另行签订的《档案数字化加工服务合同》（或类似合同，以下简称“主合同”）约定为准。2.乙方在履行主合同过程中，不可避免地会接触、知悉、处理、存储甲方的档案信息，该等信息具有极高的保密性和敏感性。3.双方均认可档案信息保密的极端重要性，并愿意就加工过程中的保密事宜订立本协议，以明确双方权利义务。三、保密信息的范围本协议所称“保密信息”，是指乙方在履行与甲方的主合同过程中，直接或间接获得的、与甲方档案相关的、甲方未公开披露的所有信息，以及甲方明确标识为保密的其他信息。具体包括但不限于：1.档案内容信息：所有待加工的纸质、电子、声像等各种载体形式的原始档案及其所记载的全部文字、图表、数据、图像、音频、视频等内容信息。2.档案管理信息：甲方关于档案的分类、著录、标引、编目、检索、利用、统计等管理过程中形成的信息。3.数字化过程信息：在扫描、著录、校对、修图、格式转换、数据存储、备份等数字化加工环节中产生的中间数据、元数据、成果数据以及相关的技术参数、加工流程、质量控制标准等。4.甲方商业秘密与工作秘密：包括但不限于甲方的发展规划、战略部署、业务数据、客户信息、财务信息、技术信息、内部管理制度、未公开的研究成果等。5.甲方明确告知乙方应予以保密的其他信息。乙方确认，其对保密信息的获取仅限于为履行主合同之目的，并承诺仅在该目的范围内使用。四、保密义务乙方对其获取的全部保密信息承担以下保密义务：1.严格保密义务：乙方承诺，未经甲方事先书面同意，不得向任何第三方（甲方及乙方为履行主合同所必需的、已签署保密承诺书的内部员工除外）以任何形式（包括但不限于口头、书面、电子数据、复制、摘录、传播等）泄露、披露、转让、许可使用或提供保密信息。2.限制使用义务：乙方仅可将保密信息用于履行主合同约定的数字化加工服务之目的，不得用于任何与主合同无关的其他目的，包括但不限于为本方或第三方谋取不正当利益。3.安全保障义务：乙方应建立健全严格的内部保密制度和安全防范措施，采取一切必要且合理的技术手段和管理措施（如加密存储、访问权限控制、防火墙、防病毒软件、物理隔离等），确保保密信息在存储、传输、处理过程中的安全，防止保密信息被非法访问、复制、篡改、泄露或丢失。4.人员管理义务：乙方应确保其所有参与本项目的员工（包括但不限于管理人员、技术人员、操作人员、临时工等，以下统称“乙方人员”）均知晓本协议的全部内容，并严格遵守本协议规定。乙方应与乙方人员另行签订保密协议或在劳动合同中明确相应的保密条款，并对乙方人员的保密行为进行监督和管理，如因乙方人员违反保密义务造成泄密的，乙方应承担连带责任。5.场所与设备管理义务：乙方应确保其用于档案数字化加工的场所符合保密要求，具备必要的防盗、防火、防潮、防虫、防泄密设施。加工所用的计算机、服务器、存储设备、扫描设备、网络设备等应进行专项管理，禁止接入互联网及其他非涉密网络，禁止安装与工作无关的软件，禁止使用未经甲方认可的外部存储介质。6.资料交接与销毁义务：乙方应严格按照甲方规定的流程接收、登记、使用和返还所有原始档案材料及相关载体。数字化加工工作完成后，乙方应将所有原始档案材料、甲方提供的工作文档、以及存储有保密信息的所有介质（包括但不限于硬盘、U盘、光盘、移动硬盘等）按照甲方要求进行清理、删除或返还，不得擅自留存任何形式的复制件或备份。如甲方要求，乙方应提供数据清除或介质销毁的书面证明。7.第三方管理义务：未经甲方事先书面同意，乙方不得将本项目的任何部分转包或分包给第三方。如确因特殊情况需要分包，乙方必须确保分包方具备相应的保密资质和能力，并与分包方签订不低于本协议标准的保密协议，且乙方对分包方的保密行为承担连带责任。五、保密期限1.本协议项下的保密义务，自本协议生效之日起产生，直至相关保密信息为公众所知悉（非因乙方过错导致）或甲方书面解除乙方的保密义务之日止。2.对于涉及国家秘密、商业秘密等具有特殊保护要求的保密信息，其保密期限应根据相关法律法规的规定或甲方的特别要求确定，不受前款一般期限的限制。3.本协议的终止、解除或主合同的终止、解除，均不影响本协议保密条款的效力，乙方仍需对其在协议有效期内接触到的保密信息承担持续的保密义务。六、违约责任1.任何一方违反本协议的任何约定，均构成违约。违约方应承担由此给守约方造成的全部损失，包括但不限于直接经济损失、间接经济损失（如商誉损失、为挽回损失而支出的合理费用等）。2.若乙方违反本协议的保密义务，导致保密信息泄露，或发生其他违反保密义务的行为，甲方有权立即终止主合同，并要求乙方：*立即停止违约行为；*采取一切必要措施防止泄密范围扩大；*赔偿甲方因此遭受的全部损失；*支付不低于[可根据项目情况协商确定，不宜过高或过低，此处建议以实际损失为主要赔偿依据]的违约金（如实际损失超过违约金，以实际损失为准）。3.因乙方或其人员、分包方的故意或重大过失造成保密信息重大泄露，情节严重，构成犯罪的，甲方将依法追究其刑事责任。七、不可抗力1.“不可抗力”是指双方在签订合同时不能预见、对其发生和后果不能避免且不能克服的事件，如地震、台风、洪水、战争、政府行为等。2.若发生不可抗力事件，导致任何一方无法履行其在本协议项下的义务，受影响的一方应立即通知另一方，并在合理期限内提供不可抗力发生的证明文件。双方应根据不可抗力的影响程度，协商决定是否延迟履行、部分履行或终止本协议。因不可抗力造成的损失，双方互不承担责任，但应尽力减少损失。八、争议解决因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，任何一方均有权向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼。九、协议的生效与终止1.本协议自双方法定代表人或授权代表签字并加盖单位公章（或合同专用章）之日起生效。2.本协议是主合同不可分割的组成部分，与主合同具有同等法律效力。若主合同终止或解除，本协议中有关保密义务、违约责任、争议解决等具有独立性的条款仍然有效。3.本协议未尽事宜，双方可另行协商并签订补充协议。补充协议与本协议具有同等法律效力。十、其他1.本协议的任何修改、变更，均需双方签署书面文件方能生效。2.本协议的标题仅为方便阅读而设，不影响本协议任何条款的解释。3.本协议一式[肆]份，甲方执[贰]份，乙方执[贰]份，具有同等法律效力。（以下无正文）甲方（盖章）：法定代表人/授权代表（签字）：日期：年月日乙方（盖章）：法定代表人/授权代表（签字）：日期：年月日十一、使用说明与注意事项1.定制化调整：本协议为范本，具体条款内容需根据实际项目情况、档案涉密等级、双方协商结果等进行调整和细化，特别是“保密信息的范围”、“违约责任”等核心条款。2.资质审查：甲方在选择乙方时，应严格审查乙方的保密资质、技术实力、过往项目保密记录等。3.过程监督：甲方有权对乙方的数字化