外宾行程协调准备工作规范

外宾行程协调准备工作规范一、总则（一）适用范围。本规范适用于接待国（境）外重要宾客的行程协调准备工作，涵盖前期联络、方案制定、现场执行及后续总结等全流程管理。各相关部门必须严格遵照执行，确保外宾接待工作安全、高效、有序。（二）基本原则。坚持“内外有别、安全第一、服务至上、统筹协调”的原则，做到职责清晰、流程规范、反应迅速、保障有力。（三）管理职责。外交部务部门作为行程协调工作的牵头单位，负责统筹协调各环节；办公室负责综合保障；安保部门负责安全防护；后勤部门负责物资准备；宣传部门负责对外联络。各单位需明确专人负责，建立联动机制。二、前期联络与信息确认（一）联络渠道规范。通过官方渠道或指定联络人建立外宾信息档案，包括姓名、国籍、职务、随行人员、抵离时间、健康状况等。首次联络应在外宾行程确定后72小时内完成，后续变更需及时更新。（二）行程要素确认。重点核对抵离时间、航班/车次、住宿地点、活动安排、餐饮需求等关键信息，确保所有数据准确无误。对于特殊需求（如宗教信仰、饮食禁忌）需单独标注并落实。（三）保密要求。外宾行程信息属于涉密内容，未经批准不得对外透露。参与人员需签订保密协议，使用加密通讯工具。三、行程方案制定（一）方案编制标准。行程方案应包含时间表、地点表、人员表、活动表四张清单，明确每项活动的具体时间、地点、内容、参与人员及保障措施。方案需经外交部务部门审核，报主管领导批准后方可执行。（二）时间节点管理。制定详细的时间计划表，标注各环节起止时间、衔接时间及预留弹性时间。重要活动需提前30天完成方案，一般活动提前15天。（三）应急预案编制。针对可能出现的突发情况（如天气变化、交通拥堵、人员突发疾病等）制定专项预案，明确处置流程、责任人及联系方式。每项预案需包含启动条件、处置步骤、联络机制及恢复措施。四、现场执行与协调（一）人员分工。成立现场工作小组，设立总协调员、信息联络员、安全员、服务保障员等岗位，明确职责分工。总协调员负责全面指挥，信息联络员负责信息传递，安全员负责现场巡逻，服务保障员负责后勤支持。（二）衔接机制。重要活动前召开协调会，各相关部门汇报准备情况，总协调员统一部署。现场执行期间，通过加密对讲机保持通讯畅通，重大事项需第一时间上报。（三）现场管控。在重要活动区域设置警戒线，安排安保人员维持秩序。对车辆通行、人员流动进行严格管理，确保现场安全有序。五、后勤保障标准（一）交通保障。根据外宾出行方式（飞机、火车、汽车）制定专项保障方案，确保交通工具符合安全标准。安排专车接送，路线规划需避开拥堵路段。（二）住宿保障。选择符合标准的涉外酒店，提前完成客房布置。配备翻译人员、医疗箱等应急物资，确保房间设施完好。（三）餐饮保障。根据外宾饮食习惯安排菜单，提供清真、素食等特殊餐饮。重要宴请需提前试菜，确保菜品符合卫生标准。六、安全保障措施（一）风险评估。对接待期间可能存在的安全风险进行评估，包括交通安全、消防安全、食品安全、人身安全等。制定针对性防范措施。（二）安保部署。重要活动期间安排安保人员24小时值守，配备必要防护装备。对活动场所进行安全检查，消除安全隐患。（三）应急处置。建立应急联络机制，明确各类突发事件的责任人及处置流程。定期组织应急演练，提高处置能力。七、信息报送与反馈（一）日报制度。每天向外交部务部门报送工作进展情况，内容包括活动执行情况、存在问题及改进措施。（二）情况通报。遇重大事项或突发情况需第一时间上报，同时抄送相关部门。重要信息需通过加密渠道传递。（三）工作总结。每次接待任务结束后，各相关部门需提交工作总结，内容包括工作成效、存在问题及改进建议。外交部务部门汇总后报主管领导。八、附则（一）考核机制。将外宾行程协调工作纳入年度考核，对工作不力的单位和个人进行通报批评。（二