合同的保全制度

合同的保全制度第一章总则第一条本制度根据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国民法典》及相关法律法规、行业准则，结合集团母公司关于企业风险管理、合规经营的要求，以及公司内部加强合同管理、防控经营风险的实际需要制定。旨在规范公司合同全生命周期的管理，明确各层级、各部门职责，防范法律纠纷，保障公司合法权益，促进业务健康发展。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司经营活动中涉及合同订立、履行、变更、解除及归档等各个环节，包括但不限于采购、销售、工程、技术开发、劳动用工、知识产权等业务场景。第三条本制度下列术语含义如下：（一）合同专项管理：指公司为规范合同行为、防控合同风险、确保合同合规性而建立的一整套管理制度、流程、工具及组织保障体系。（二）合同风险：指在合同订立、履行、变更或解除过程中可能导致的法律纠纷、经济损失、声誉损害或其他负面影响的可能性。（三）合同合规：指公司所有合同行为及合同文件内容均符合国家法律法规、行业规范及公司内部规章制度的要求。第四条合同专项管理遵循以下原则：（一）全面覆盖：所有合同均纳入专项管理范畴，不留管理空白；（二）责任到人：明确各级管理者和业务人员的合同管理职责；（三）风险导向：重点关注高风险领域和高风险合同，优先防控重大风险；（四）持续改进：定期评估管理效果，优化管理机制；（五）合法合规：确保所有合同行为及合同内容合法合规，符合商业道德。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司合同专项管理的第一责任人，对合同管理工作的全面有效性负总责；分管领导为公司合同专项管理的直接责任人，负责具体组织、协调和监督工作。第六条设立公司合同专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，各部门负责人及下属单位代表为成员。领导小组主要履行以下职责：（一）统筹公司合同专项管理工作，制定相关政策和标准；（二）审议重大合同的决策意见，审批高风险合同的风险管控方案；（三）监督各部门、下属单位的合同管理情况，定期开展考核评价；（四）协调解决合同管理中的重大问题，推动管理体系的持续优化。第七条明确各级管理机构的职责分工：（一）牵头部门：由法务合规部担任，负责合同专项管理制度建设、风险识别、监督考核、培训宣贯等，确保管理体系的系统性、规范性；（二）专责部门：由业务部门及下属单位的业务主管部门担任，负责本领域的合同合规审核、流程优化、风险处置，提供业务层面的专业支持；（三）业务部门/下属单位：负责落实本领域合同管理要求，开展日常风险防控，确保合同行为的合规性。第八条明确基层执行岗的合规操作责任：（一）岗位合规承诺：所有接触合同的员工均需签署合规承诺书，明确自身职责和违规责任；（二）风险上报义务：发现合同风险或违规行为的，应及时向专责部门或牵头部门报告，不得隐瞒或迟报；（三）操作规范执行：严格按照合同管理制度和业务操作流程开展工作，不得擅自变更合同内容或履行方式。第三章专项管理重点内容与要求第九条合同订立环节管控：（一）业务操作的合规标准：签订合同前必须完成必要的尽职调查，核实对方主体资格、履约能力及信用状况；明确合同标的、数量、质量、价款、履行期限等核心条款，确保内容合法、完整、清晰；采用标准化合同模板，统一合同格式及关键条款表述；（二）禁止性行为：严禁伪造合同、虚假履约或恶意变更合同条款；禁止与关联方进行不公允的合同交易；禁止未完成尽职调查即签订合同；（三）专项风险重点防控：防范合同主体虚假、合同条款模糊、履行能力不足等风险，通过严格审查合同对方资质、参考行业惯例及信用记录等方式降低风险。第十条合同履行环节管控：（一）业务操作的合规标准：明确合同各方的权利义务，设定合理的违约责任条款；建立合同履行台账，动态跟踪进度及风险；重大事项变更需通过书面形式确认；（二）禁止性行为：严禁擅自变更合同内容或履行方式；禁止因利益输送或个人私利而拖延或拒绝履行合同义务；禁止未按约定支付款项或交付标的物；（三）专项风险重点防控：防范违约风险、进度延误风险、质量争议风险等，通过加强履约监督、及时沟通协调、依法采取救济措施等方式降低风险。第十一条合同变更与解除管控：（一）业务操作的合规标准：合同变更或解除必须经双方协商一致，并形成书面协议；变更内容需明确具体、合法有效；解除合同需符合法定条件，避免因程序不当引发纠纷；（二）禁止性行为：严禁单方面强制变更或解除合同；禁止在变更或解除过程中损害对方合法权益；禁止伪造变更或解除协议；（三）专项风险重点防控：防范因变更或解除程序不规范导致的合同无效风险，通过严格审查变更或解除条件、完善书面手续等方式降低风险。第十二条合同归档与保密管控：（一）业务操作的合规标准：合同文本及相关附件需完整归档，明确保管责任及期限；建立电子合同管理系统，确保数据安全及可追溯；涉及商业秘密的合同需采取特殊保密措施；（二）禁止性行为：严禁擅自销毁合同或泄露合同内容；禁止将合同用于非授权用途；禁止因管理不善导致合同遗失或被篡改；（三）专项风险重点防控：防范合同信息泄露、丢失或被篡改风险，通过加强物理及信息系统安全、明确保密责任等方式降低风险。第十三条合同争议解决管控：（一）业务操作的合规标准：明确合同争议解决方式（协商、调解、仲裁或诉讼），优先选择高效、经济的争议解决途径；争议发生时需及时收集证据、固定事实；（二）禁止性行为：严禁因争议而恶意拖延或拒绝履行合同义务；禁止捏造事实或伪造证据；禁止干扰对方正常经营；（三）专项风险重点防控：防范争议解决不当导致的损失扩大风险，通过选择合适的争议解决机构、积极应诉等方式降低风险。第十四条关联交易管控：（一）业务操作的合规标准：关联交易必须遵循公平、公正、公开原则，不得损害公司利益；关联交易定价需符合市场公允水平，并经内部审批；建立关联交易回避机制，防止利益输送；（二）禁止性行为：严禁利用关联关系进行利益输送或恶意交易；禁止未披露或虚假披露关联关系；禁止违反定价标准进行关联交易；（三）专项风险重点防控：防范关联交易不公允导致的法律纠纷及声誉风险，通过严格审批程序、独立评估定价、强化监督审计等方式降低风险。第十五条外部合作管控：（一）业务操作的合规标准：与第三方合作前必须进行尽职调查，评估其履约能力及合规性；明确合作范围、权利义务及违约责任；签订保密协议，保护公司商业秘密；（二）禁止性行为：严禁与违法或信用不良的第三方合作；禁止在合作中泄露公司商业秘密；禁止擅自变更合作内容或履行方式；（三）专项风险重点防控：防范合作方违约、信用风险及商业秘密泄露风险，通过严格筛选合作方、完善合同条款、加强合作监督等方式降低风险。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：（一）定期评估：每年对合同专项管理制度及执行情况进行评估，根据法律法规变化、业务调整及实践需求及时修订；（二）应急修订：遇重大法律法规调整或风险事件，立即启动应急修订程序，确保制度时效性；（三）修订程序：修订方案由牵头部门起草，经领导小组审议通过后发布实施，并组织全员培训。第十七条风险识别预警机制：（一）定期排查：每季度对合同管理风险进行排查，重点关注高风险领域（如重大采购、工程建设、跨境合作等）；（二）分级评估：根据风险可能性和影响程度，将风险分为一般、重大、特大等级，制定差异化管控措施；（三）预警发布：对重大风险及时发布预警通知，明确风险内容、应对措施及责任部门。第十八条合规审查机制：（一）嵌入流程：将合同合规审查嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点，确保“未经审查不得实施”；（二）审查内容：重点审查合同主体资格、条款合法性、风险防控措施等；重大合同需经领导小组审议；（三）审查责任：牵头部门负责制定审查标准，专责部门负责具体执行，业务部门负责配合提供资料。第十九条风险应对机制：（一）分级处置：一般风险由专责部门协调解决，重大风险由领导小组组织处置，特大风险启动应急预案；（二）应急流程：明确风险报告、处置、上报流程，确保快速响应、协同处置；（三）责任协同：涉及多个部门的，明确牵头部门及协同部门，确保责任落实。第二十条责任追究机制：（一）违规情形：明确违规行为及处罚标准，包括但不限于合同欺诈、泄露商业秘密、违反审批程序等；（二）处罚措施：根据违规程度，采取警告、罚款、降职、解除劳动合同等措施，并记入个人诚信档案；（三）联动考核：将责任追究结果纳入部门及个人绩效考核，与绩效工资、评优评先挂钩。第二十一条评估改进机制：（一）定期评估：每年对合同专项管理体系有效性进行评估，包括制度完整性、执行规范性、风险防控效果等；（二）优化流程：针对评估发现的问题，及时优化管理流程、完善制度条款；（三）持续改进：建立管理改进闭环，确保体系不断完善。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：（一）领导责任：各级领导干部对合同专项管理工作负推进责任，定期听取汇报、协调解决重大问题；（二）部门协同：牵头部门牵头抓总，专责部门提供专业支持，业务部门落实具体执行；（三）基层落实：明确基层执行岗的合规操作责任，确保制度落地。第二十三条考核激励机制：（一）部门考核：将合同专项合规情况纳入部门年度考核，考核结果与部门绩效挂钩；（二）个人激励：对合同管理优秀员工，给予表彰奖励；对违规行为，严肃追究责任；（三）结果应用：考核结果作为干部任免、评优评先的重要依据。第二十四条培训宣传机制：（一）分层培训：对管理层开展合规履职培训，对业务人员开展操作规范培训，对基层员工开展岗位合规培训；（二）定期宣贯：每年至少开展两次合同管理培训，确保全员掌握制度要求；（三）培训考核：培训结束后组织考核，确保培训效果。第二十五条信息化支撑：（一）系统建设：建设电子合同管理系统，实现合同电子化、流程自动化、风险实时监控；（二）数据管理：加强合同数据安全管理，确保数据完整、准确、安全；（三）技术支持：由信息部门提供技术支持，确保系统稳定运行。第二十六条文化建设：（一）合规手册：发布合同管理合规手册，明确制度要求、操作流程及风险防范措施；（二）承诺书：组织全员签订合规承诺书，强化合规意识；（三）氛围营造：通过宣传栏、内部刊物等方式，营造全员合规氛围。第二十七条报告制度：（一）风险事