2026下行公文格式

关于规范2026年XX机关下行公文格式的指导意见各直属单位、各相关部门：为进一步规范我单位公文处理工作，提高下行公文的质量和效率，确保政令畅通、执行有力，根据最新修订的《党政机关公文处理工作条例》及相关配套规定，结合我单位工作实际，现就2026年度下行公文格式规范及相关要求明确如下。本意见旨在为各部门提供清晰、具体的操作指引，望认真学习并严格遵照执行。一、总体要求公文格式是公文权威性和严肃性的重要体现，也是保障公文有效运转和准确办理的基础。各部门在拟制下行公文时，必须坚持“规范统一、准确庄重、精简高效”的原则，严格按照本意见规定的格式要素、编排规则进行操作，确保公文外观形式规范有序，内容表达清晰准确，切实提升公文处理的整体水平。同时，应注重与时俱进，积极适应信息化条件下公文处理的新要求。二、公文格式要素规范一份完整的下行公文，通常由版头、主体、版记三部分组成。其中，主体部分为核心内容承载区，各要素务必规范齐全。（一）标题标题是公文的“眼睛”，应当准确概括公文的主要内容并标明文种。其构成一般为“发文机关+事由+文种”。例如：“XX局关于进一步加强XX工作的通知”。标题应使用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。拟定标题时，应避免使用不规范的简称，力求简明扼要，避免冗长繁琐。（二）主送机关主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。下行文的主送机关根据需要确定，涉及面广的普发性文件可使用统称，如“各直属单位”；针对性强的文件则应写明具体单位名称。如需同时发送多个机关，同级机关之间用顿号分隔，不同级机关之间用逗号分隔。（三）正文正文是公文的核心部分，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。撰写正文时，应做到逻辑严密，条理清晰，语言准确精炼。开头部分应简明扼要地说明发文缘由或依据；主体部分要具体阐述工作要求、措施、方法、步骤等；结尾部分通常有明确的执行要求或希望号召，如“请认真贯彻执行”“特此通知”等。（四）附件说明如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。（五）发文机关署名、成文日期和印章发文机关署名应署发文机关全称或者规范化简称。成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。（六）印发传达范围（非必备要素）有时需在正文或附件说明之后、成文日期之前注明公文的印发传达范围，如“此件发至县团级”“此件可见报”等。用3号仿宋体字，顶格编排在版心左上角第1行，后标全角冒号。（七）附注（非必备要素）附注是对公文印发传达范围等需要说明的事项加以注解和说明，主要用于标注公文的“联系人及联系方式”等，或“此件公开发布”等。居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。（八）附件附件内容是正文的补充说明或参考材料，其效用同正文一样。附件应另页编排，附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。（九）版记版记包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素。版记部分一般位于公文最后一页的底部。“抄送机关”指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于印发机关和印发日期之上一行，居左顶格，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。“印发机关和印发日期”一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。三、行文规范与语言要求下行公文在内容上要具有权威性和指导性，在语言表达上应力求准确、简明、庄重、得体。要严格使用规范的书面语，避免使用口语化、随意化的表达，以及生僻字、不规范的简称和标点符号。行文应直述不曲，条理清晰，观点明确，措施具体。要避免空话、套话，注重针对性和可操作性。对于政策法规性文件，表述必须严密，避免产生歧义。同时，应根据不同的行文目的和内容，恰当选择文种，如“通知”用于批转、转发文件，发布规章，布置工作；“意见”用于对重要问题提出见解和处理办法；“决定”用于对重要事项作出决策和部署等。四、发送与管理下行公文制成后，应根据公文内容和工作需要确定发送范围和发送方式。涉密公文必须严格按照保密规定进行传递和管理。非涉密公文可通过内部办公系统、邮寄或当面送达等方式传递。各单位在接收和办理下行公文时，应建立健全登记、传阅、承办、催办等管理制度，确保公文得到及时、准确、有效的处理。同时，要加强对公文格式规范性的审核把关，办公室（综合部门）应承担起公文核稿的职责，对不符合格式要求的公文，应退回承办部门修改。五、执行要求各部门要高度重视公文格式规范化工作，将其作为提升机关工作效能和形象的重要内容来抓。相关负责人要加强对本部门公文拟制工作的指导和审核。从事公文处理的人员要认真学习本意见及相关公文处理法规，熟练掌握公文格式要求，确保拟制的公文符合规范。本意见自发布之日起施