26年PFS随访登记操作规范指引

202X演讲人2026-04-2926年PFS随访登记操作规范指引总则与核心认知01质量控制体系与异常问题处理02PFS随访登记全流程操作细则03资料归档与溯源管理04目录我作为从事肿瘤临床试验随访管理16年的工作人员，牵头参与了本操作规范的编制，结合过往100余项肿瘤临床试验随访工作积累的问题与经验，整理形成本课件，供各研究中心相关人员参考学习。下文将从基础认知、操作流程、质量管控到归档管理逐步展开说明。01PARTONE总则与核心认知1规范制定背景与目的PFS（无进展生存期）是目前肿瘤Ⅱ、Ⅲ期临床试验最常用的主要终点之一，PFS随访登记的准确性直接决定了终点判读的正确性，进而影响整个临床试验结果的可靠性。我在从业生涯中，亲眼见过3项完成入组的Ⅲ期临床试验，因为超过10%的PFS随访登记错误，不得不重新复核所有病例，延误了近1年的数据分析时间；更有1项研究因为关键病例的进展日期登记错误，导致最终结果解读出现偏差，耽误了一款潜在有效抗肿瘤新药的上市进程。基于此，我们结合最新版GCP要求以及国内多中心临床试验的实际操作场景，编制本26年操作规范，核心目的是统一操作标准、减少系统偏倚、保障随访数据的真实准确。2核心定义与术语界定2.1PFS随访登记的定义本规范所指的PFS随访登记，是从受试者签署知情同意书入组开始，到PFS事件发生或随访截止的全过程中，对所有计划访视、实际访视、肿瘤评估、事件确认等信息进行记录、整理、录入的全流程操作行为。2核心定义与术语界定2.2.1PFS事件指经研究者确认的疾病进展（包括影像学进展、临床进展）或任何原因导致的死亡，无论死亡是否与肿瘤或研究药物相关，均计为PFS事件。2核心定义与术语界定2.2.2删失指随访过程中PFS事件未发生，因为随访截止、失访、受试者主动退出等原因终止PFS随访的情况，删失病例以最后一次确认无进展的日期为截止日期。2核心定义与术语界定2.2.3登记节点分为计划随访节点、实际访视完成节点、PFS事件确认节点，三类节点需分别登记，不得混同。3PFS随访登记的核心原则3.1真实性原则所有登记信息必须可溯源至原始医疗文件，禁止仅凭口述、记忆估算登记信息。我再强调一点，我见过很多同行嫌外院随访麻烦，受试者说没问题就直接登记为SD，这种行为是随访工作的大忌，轻则出现数据偏差，重则导致整个研究结果无效，大家一定要警醒。3PFS随访登记的核心原则3.2及时性原则所有随访完成后，必须在72小时内完成登记操作，禁止积压随访信息集中补登，积压补登很容易出现记忆偏差，导致信息错漏。3PFS随访登记的核心原则3.3一致性原则登记信息必须与原始资料、研究者判断完全一致，不得擅自修改评估结果或日期信息。3PFS随访登记的核心原则3.4完整性原则整个随访过程中的所有信息，包括可疑进展的排查过程、争议事件的不同判断，都必须完整登记，不得只登记最终结果省略过程信息。完成基础认知的梳理后，接下来我们进入本规范的核心内容，也就是PFS随访登记全流程的操作细则，我会按随访的时间顺序逐一讲解每个环节的操作要求。02PARTONEPFS随访登记全流程操作细则1入组基线期的前置登记很多新入行的从业者会认为PFS随访是入组之后才开始的工作，实际上基线信息的登记直接影响后续进展判断的准确性，必须提前做好。1入组基线期的前置登记1.1基线肿瘤病灶信息登记2.1.1.1入组前必须完成所有靶病灶、非靶病灶的信息登记，内容包括：病灶位置、最大径测量值、影像学检查日期、检查医院、报告编号，不得仅笼统登记“符合入组要求”。我之前遇到过一个病例，基线只登记了肝转移灶最大径3cm，没有填写影像学检查日期，后续第一次随访登记时，工作人员直接按入组日期计算间隔，实际上基线影像学检查比入组日期早了28天，第一次随访距基线检查已经超过方案要求的6周间隔，导致进展判读出现错误，这个案例我一直放在培训材料里，就是提醒大家，基线信息差一点，后续结果错很多。2.1.1.2所有基线影像学报告必须加盖出具医院公章，扫描件存入电子档案，纸质复印件存入研究病例，确保可溯源。1入组基线期的前置登记1.2计划随访节点的预设2.1.2.1受试者完成入组后，必须在1个工作日内按照试验方案要求，从入组次日开始计算所有计划随访节点，录入随访提醒系统，提前10天设置联系方式提醒，避免漏访。2.1.2.2对于要求试验结束后持续随访直到进展的受试者，必须单独标记为“长期PFS随访”，每半年复核一次受试者联系方式，确保联系方式有效。2常规随访阶段的登记操作2.1常规随访登记的标准化步骤2.2.1.1第一步：原始信息核对，访视结束后首先核对受试者实际访视日期、是否完成方案要求的影像学检查、影像学报告是否出具、研究者是否完成肿瘤评估签字，所有材料齐全后再开始登记。2.2.1.2第二步：逐项信息登记，登记顺序为：实际访视日期→体力状态评分→肿瘤评估结果→伴随用药与不良事件。这里要特别注意：肿瘤评估结果必须完全匹配研究者签字确认的结论，研究者判定为SD，哪怕我们读片看到病灶有轻微增大，也不能擅自改为可疑进展，只需要在备注栏标注“病灶较基线增大XXmm，研究者判定为SD”即可，最终结论以研究者判断为准。2.2.1.3第三步：交叉核对，登记完成后，必须核对三个核心信息：实际访视日期和原始病历日期是否一致、评估结果和研究者签字是否一致、有没有遗漏需要说明的异常信息，核对无误后再提交数据。2常规随访阶段的登记操作2.2不同随访场景的特殊登记要求2.2.2.1本中心门诊随访：必须登记本次随访的门诊号、原始病历编号，影像学报告原件存入研究病例，扫描件上传电子数据系统。2.2.2.2外院随访：根据我们统计，80%以上的PFS登记错误都来自外院随访，所以本规范明确要求：外院随访必须索要加盖外院公章的影像学报告和就诊病历复印件，不得仅采信受试者口述信息。我在2021年参与一项多中心研究稽查时，就发现一个中心有5例外院随访，都是受试者说“正常复查没问题”就登记为SD，后续溯源发现其中1例3个月前就已经在外院确诊进展，PFS登记整整晚了3个月，这个误差对研究结果的影响是不可忽视的。如果受试者无法提供外院盖章报告，必须安排受试者到本中心完成免费影像学检查，不得模糊登记。2常规随访阶段的登记操作2.2不同随访场景的特殊登记要求2.2.2.3电话随访：仅允许方案明确要求的非影像学随访采用电话随访，电话随访必须登记：通话日期、通话时长、通话对象（受试者本人/直系亲属/其他联系人）、通话核心内容，只要通话中提到受试者有新发症状、或在外院做了检查提示异常，必须启动可疑进展排查，拿到影像学结果才能完成登记，不得直接登记为无进展。3PFS事件发生后的登记操作这是PFS随访登记的核心环节，直接决定PFS的计算结果。3PFS事件发生后的登记操作3.1PFS事件的登记要求2.3.1.1明确区分进展发现日期与确认日期：最早发现疾病进展的日期（比如急诊CT检查日期、外院报告日期）就是PFS截止日期，研究者完成确认签字的日期为确认日期，两个日期都需要分别登记，不得仅登记确认日期。很多同行习惯把研究者确认日期作为进展日期，这是非常常见的错误，有时候确认日期比发现日期晚一周甚至更久，大样本研究中这种系统误差会显著影响结果的可靠性，这点一定要纠正过来。2.3.1.2死亡事件的登记要求：死亡事件必须登记准确的死亡日期、死亡原因，附死亡证明复印件，院外死亡必须提供公安部门出具的死亡证明或殡仪馆出具的火化证明，不得仅凭借家属口述登记死亡日期，我之前就遇到过家属记错死亡日期，前后差了21天，最后花了一个多月才溯源核实清楚，耽误了数据分析进度。3PFS事件发生后的登记操作3.1PFS事件的登记要求2.3.1.3争议事件的登记要求：如果出现研究者读片与中心读片结论不一致、两位读片专家结论不一致的情况，必须把两次读片的结果、日期都完整登记，标注清楚最终研究采用的结论，不得只登记最终结论省略过程信息。3PFS事件发生后的登记操作3.2PFS事件确认后的收尾操作2.3.2.1PFS事件确认后，必须在3个工作日内完成入组以来所有随访信息的复核，确认没有漏登之前的异常信息，确保整个随访过程连贯无误。2.3.2.2在随访系统中标记“PFS事件已确认，PFS随访结束”，如果研究方案要求后续继续随访总生存期，必须保留OS随访提醒，不得关闭整个随访流程。4删失病例的登记操作删失病例的登记准确性对PFS结果的影响不亚于事件病例，很多同行对删失登记不够重视，很容易出问题。4删失病例的登记操作4.1不同类型删失的登记要求2.4.1.1研究截止删失：研究预设的随访截止日期到了，受试者仍未发生进展，必须登记最后一次确认无进展的评估日期，标注清楚“随访截止删失”。2.4.1.2失访删失：连续超过两个方案要求的随访周期，经过多种途径尝试仍然无法联系到受试者，才能判定为失访，登记时必须填写最后一次联系日期、最后一次确认无进展的评估日期，标注清楚“失访删失”，并且把所有尝试联系的记录（通话记录、短信记录、社区走访记录）都附在研究病例中，不得仅填写“失访”两个字就完成登记。2.4.1.3主动退出删失：受试者因为个人原因主动退出试验，未发生PFS事件，必须登记退出日期、退出原因、最后一次无进展评估日期，标注清楚“主动退出删失”。全流程的操作要求我们已经讲解完毕，操作规范落地离不开系统的质量控制，接下来我们讲解PFS随访登记的质量控制体系与常见异常问题的处理方法。03PARTONE质量控制体系与异常问题处理1三级日常质控体系我们建立了三级质控机制，确保每一例登记的准确性。1三级日常质控体系1.1一级质控：CRC自我质控要求CRC每完成10例随访登记，或者每周工作结束前，对本周完成的所有登记进行一次自我复核，重点核对日期和评估结果，发现错漏及时更正。1三级日常质控体系1.2二级质控：项目研究负责人质控每个月对本中心所有在访受试者的PFS登记信息抽核比例不低于30%，重点抽核外院随访、PFS事件、失访删失病例，抽核完成后签字留档。1三级日常质控体系1.3三级质控：机构办公室质控每季度对本中心所有在研肿瘤项目的PFS登记信息进行抽核，主要终点为PFS的项目抽核比例不低于30%，其他项目抽核比例不低于10%，发现问题及时下发整改通知，督促完成整改。1三级日常质控体系1.2质控核心核查要点质控过程中必须重点核查三个方面：一是日期一致性，所有登记的日期和原始资料是否一致；二是事件完整性，有没有漏报PFS事件，有没有错判事件类型；三是删失规范性，删失原因是否明确，支撑材料是否齐全。2常见异常问题的处理2.1登记信息错误的处理发现登记信息和原始资料不一致，必须第一时间更正，更正的时候必须保留原始记录，标注更正原因、更正人、更正日期，不得擦除、掩盖原始记录，电子数据修改必须保留版本历史。从事临床研究这么多年，我一直跟身边的同事说，我们不怕出错，就怕错了不改、改了不留痕，任何错误只要及时更正、留下记录，都不会影响研究结果，但是隐瞒错误、不留痕迹的修改，才是对研究最大的伤害。2常见异常问题的处理2.2失访的处理发现一次联系不上受试者，不要直接登记失访，首先要通过预留紧急联系人、户籍地社区卫生服务中心、派出所等多种途径尝试联系，所有尝试都要留下记录，连续两个计划随访周期都联系不上，才能按失访登记。2常见异常问题的处理2.3外院资料无法获取的处理如果确实无法获取外院盖章的影像学报告，首先要和受试者沟通，告知随访的重要性，争取受试者配合到本中心完成免费影像学检查，确实不能完成检查的，按最后一次本中心无进展评估日期做删失处理，不得估算进展日期。2常见异常问题的处理2.4进展日期不明确的处理如果无法确定最早的进展日期，必须以最近一次确认无进展的评估日期作为截止日期，按删失处理，禁止估算日期登记。完成操作与质控的讲解后，最后我们梳理PFS随访登记的资料归档与溯源管理要求，这是保障数据可溯源、结果可信的基础。04PARTONE资料归档与溯源管理1纸质资料归档要求4.1.1所有PFS随访相关资料，包括影像学报告、研究者评估表、通话记录、证明文件，都必须按随访时间顺序装订，存入对应受试者的研究病例文件夹，保存期限符合GCP与试验方案要求。4.1.2每一份研究病例都必须设置PFS随访资料目录，标注清楚每次随访资料所在页码，方便快速溯源调阅。2电子数据归档要求4.2.1所有电子登记数据必须每周备份一次，本地服务器和云端存储各存一份，防止数据丢失。4.2.2所有原始资料的扫描件必须按“项目编号-受试者编号-随访日期”的规则命名，存入对应项目的电子档案库，方便监查、稽查人员调阅。4.2.3电子数据的所有修改必须保留版本历史，旧版本不得删除，确保可以追溯每一次修改的过程。3213溯源管理要求任何时候接到监查、稽查或核查要求，必须在24小时内调出对应病例的所有PFS随访资