学校资助档案管理制度办法

学校资助档案管理制度办法第一章总则第一条为规范我校学生资助工作档案管理，确保资助档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家及地方相关学生资助政策法规，结合我校实际情况，特制定本办法。第二条本办法所称学生资助档案（以下简称“资助档案”），是指学校在开展各类学生资助工作过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第三条资助档案管理是学校学生资助工作的重要组成部分，遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、便于利用的原则。第四条本办法适用于学校各类学生资助项目的档案管理工作，包括但不限于国家奖学金、国家励志奖学金、国家助学金、国家助学贷款、校内奖助学金、勤工助学、困难补助、社会资助等。第二章档案的建立与归档第五条资助档案的建立应与资助工作同步进行，做到每一项资助工作都有完整、规范的档案记录。各相关部门及经办人是资助档案材料收集、整理、移交的第一责任人。第六条资助档案的归档范围主要包括：1.政策文件类：上级主管部门及学校印发的有关资助工作的政策、通知、办法、会议纪要等；2.申请材料类：学生提交的资助申请表、家庭经济困难学生认定申请表及相关证明材料（如户籍证明、家庭经济状况证明等）、成绩单、获奖证书复印件等；3.评审材料类：班级（院系）评审小组评审记录、民主评议记录、院系评审委员会评审结果、公示材料及公示结果说明等；4.审批材料类：学校资助工作领导小组审批文件、资助名单、资金发放明细表等；5.发放材料类：银行转账凭证、学生签收记录、助学金发放说明等；6.总结报告类：各阶段资助工作小结、工作总结、统计报表、调研报告等；7.其他材料：与学生资助工作相关的其他有保存价值的材料，如资助宣传材料、学生感谢信、资助活动记录等。第七条归档材料应真实、准确、完整、规范，手续齐全。复印件需注明原件保管单位或经相关负责人签字确认。电子档案应确保其真实性、完整性、可用性和安全性。第八条资助档案应在每个资助项目结束后一个月内完成整理、装订和归档工作。年度结束后，应将本年度所有资助项目档案进行汇总整理。第三章档案的日常管理第九条学校学生资助管理中心（或指定负责部门）是资助档案的归口管理部门，负责统筹、指导和监督全校资助档案的管理工作。各院系应指定专人负责本院系资助档案的初步整理、保管和移交。第十条资助档案应存放在专用的档案柜中，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。电子档案应存储在安全的服务器或存储介质中，并定期进行备份。第十一条档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理并报告。对于破损、褪色的档案应及时修复或复制。第十二条资助档案实行专人管理，档案管理人员应认真履行职责，严格遵守档案管理和保密制度，不得擅自涂改、抽取、伪造、损毁或销毁档案材料。第四章档案的查阅与利用第十三条因工作需要查阅资助档案，须履行审批手续。校内相关部门工作人员查阅，须经本部门负责人批准，并在档案管理人员处登记；校外单位查阅，须持单位介绍信和有效身份证件，经学校资助管理中心负责人批准。第十四条查阅档案时，应在指定地点进行。档案原则上不得带出档案存放地。确因工作需要借出的，须经学校资助管理中心负责人批准，限期归还。档案借阅期限一般不超过一周，如需延期，应办理续借手续。第十五条查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。查阅涉密或敏感信息（如学生家庭详细经济状况等），必须严格遵守保密规定，不得泄露。第十六条查阅档案时，一般不得复制。确因工作需要复制的，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。第十七条资助档案的利用应遵循相关法律法规，保护学生个人隐私。非经允许，不得将档案信息用于与资助工作无关的其他用途。第五章档案的鉴定与销毁第十八条资助档案的保管期限分为永久和定期两类。涉及学生个人重要信息、具有长远查考价值的档案应永久保存；其他档案的保管期限根据其重要性和使用价值确定，一般为定期。第十九条档案保管期限届满前，由学校资助管理中心会同档案管理部门进行鉴定。对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对已无保存价值的档案，经批准后予以销毁。第二十条销毁档案必须严格按照规定程序进行，由专人负责监销，并做好销毁记录。销毁记录应注明销毁档案的名称、数量、起止年度、销毁时间、批准人和监销人等信息，并永久保存。严禁个人私自销毁档案材料。第六章责任追究第二十一条对在资助档案管理工作中认真负责、成绩显著的单位和个人，学校予以表彰和奖励。第二十二条对违反本办法规定，造成档案损坏、丢失、泄密或擅自销毁档案的，学校将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、通报批评直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第七章附则第二十三条本办法未