会议室使用及管理制度

会议室使用及管理制度一、总则为规范公司会议室的使用与管理，确保会议室资源得到高效、合理的利用，营造整洁、有序、安静的会议环境，保障各类会议顺利进行，特制定本制度。本制度适用于公司全体员工及所有外来访客在公司内部会议室进行的各类会议、培训、研讨等活动。会议室管理遵循“统一预订、先来后到、合理安排、注重效率、责任到人”的原则。二、会议室使用申请与预订（一）预订权限与方式公司全体员工均有权根据工作需要申请使用会议室。会议室预订应通过公司指定的内部预订系统或向行政部门提出书面/口头申请，说明会议主题、所需会议室规格、使用日期、起止时间、参会人数及是否需要设备支持等信息。（二）预订规则1.预订应尽量提前，以确保资源的有效调配。对于周期性会议，可进行周期性预订，但需注明周期及总次数。2.会议室预订以“先申请先得”为基本原则，行政部门（或预订系统）负责统筹协调。3.为提高会议室利用率，单次会议预订时长建议控制在合理范围内。如确需长时间占用，应提前与行政部门沟通。4.预订成功后，如遇会议取消或时间变更，应尽早通知行政部门或通过预订系统取消/修改，以便释放资源供他人使用。（三）预订冲突处理若出现预订冲突，行政部门有权根据会议的紧急程度、重要性及申请时间等因素进行协调。必要时，可请相关部门负责人协商解决。三、会议室使用规范（一）使用责任会议组织者或申请人为该次会议室使用的第一责任人，负责会议期间的秩序维护、设备使用、安全及会后整理等事宜。（二）使用纪律1.会议应按时开始，按时结束，避免占用非预订时间，以免影响后续会议。2.保持会议室内安静，不得在会议室外走廊大声喧哗。会议期间，应将手机调至静音或震动状态，避免影响他人。3.严禁在会议室内吸烟、饮食（经特别批准的茶歇除外）、乱扔杂物。4.爱护会议室内各项设施设备（如投影仪、音响、桌椅、白板等），严禁随意拆卸、损坏或擅自带离。如因操作不当造成设备损坏，需按公司规定承担相应责任。5.会议室内的设备仅供会议使用，不得挪作他用。使用前应检查设备是否完好，如有问题及时通知行政部门。6.未经允许，不得擅自将会议室转借或提供给外部无关人员使用。（三）设备使用1.使用投影、音响等设备前，请务必阅读设备使用说明或咨询行政部门人员，确保正确操作。2.会议结束后，应关闭所有使用过的设备电源，并将设备恢复到初始状态。（四）环境维护1.会议结束后，组织者应负责清理会议现场，将座椅摆放整齐，白板擦拭干净，带走个人物品及会议产生的垃圾。2.关闭会议室灯光、空调、门窗等，确保安全节能。（五）临时使用如遇紧急情况需临时使用会议室，应先向行政部门确认会议室当前空闲状态，经同意后方可使用，并尽可能补办预订手续。四、会议室管理与维护（一）日常管理行政部门为会议室的归口管理部门，负责会议室的统一调度、预订管理、日常巡检及制度执行监督。（二）设备维护行政部门负责会议室内设施设备的定期检查、维护保养和故障维修，确保设备处于良好可用状态。（三）清洁卫生行政部门或指定的保洁人员负责会议室的日常清洁工作，确保会议环境整洁卫生。五、责任凡违反本制度规定，造成会议室设施损坏、环境脏乱或影响其他会议正常进行的，公司将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、通报