企业档案管理信息化建设的现状及对策

企业档案管理信息化建设的现状及对策摘要所谓的档案信息化，从专业的角度来看，即通过利用信息技术、网络技术以及计算机技术对档案信息进行系统的开发、管理以及处理等，充分满足社会及群众的多元化、个性化需求。档案信息化建设是同一种信息载体、管理、检索及存储变化的一系列动态过程，亦是建设信息数字化的必经之路。在当前的社会背景之下，档案管理信息化建设极为重要，不仅能够提高档案管理工作的质量及效率，同时亦具有推动经济、社会可持续发展的作用。本文通过探究档案管理信息化建设过程中存在的问题及困境，提出了有效的解决策略，期望可对相关领域有所裨益。关键词档案管理信息化建设普遍问题对策一、引言众所周知，档案信息化管理不仅是提升企业服务意识的有效方式，亦是迎合市场发展趋势的必然选择。近年来，档案部门加大了档案管理信息化建设力度，试图使档案工作与社会发展同步。档案管理部门则应以档案信息化建设为契机，进一步加强基础工作，改革创新档案管理工作体制与运行机制，切实提升档案管理工作服务保障能力和水平。二、当前企业档案管理信息化普遍存在的问题1、企业对档案管理信息化的意识比较淡薄相对来说，企业档案管理信息化耗费的资本较高，且系统建设极为复杂，稍有不慎，便会出现差错。很多企业管理者并未给予档案管理高度重视，认为这项工作可有可无，无法给企业带来利润，更愿意将资金投入到产品销售、工程建设、制度改革以及设备引进等方面，然而，正是由于对档案管理工作的疏忽，缺乏引进数字化设备及系统的资金支持，导致文件、数据的收集、归档、整理及处理现象十分混乱，无法实现资源共享。再者，因为企业管理者缺乏先进的管理观念，并不重视专业教育及业务培训等活动，因而，很多档案管理工作者缺乏业务能力、服务意识，且管理水平较低，降低了档案管理工作的水平及效率。2、企业档案管理信息载体形式多元化在当前信息化的管理背景之下，纸质载体档案已经被淘汰，电子档案更利于资源共享，方便人们浏览、查阅信息。现代化网络计算机技术的有效利用，令企业在产品生产、研发以及工程规划、施工等过程当中，形成图像、声音、图形、视频以及文字等多媒体信息，更好的反映三维仿真以及二维绘图。常见的档案信息载体包括：软磁盘、磁带、照相胶片以及纸质等，应将其放置于干燥、安全的地方，以免因为发生虫害、自然老化及潮湿等原因导致内容的缺失，促使系统无法顺利、稳定运行。3、企业档案管理信息化的标准化建设不够完善所谓的档案信息管理标准化，从专业的角度上来看，是指企业在发展、壮大及管理过程中，必须依赖的市场要求、技术标准以及管理规范。作为推动社会进步、经济进步的中药机构，企业对数据处理的可靠性、及时性以及准确性均是以业务数据的准确及完整为前提条件的。然而，随着管理力度的增强及运行模式的改革，当前的数据技术已经无法充分满足企业档案管理及可持续发展的需求，应在提高信息化意识的基础上，完善基础数据的录入标准、采集标准、产品数据标准、自信共享标准、数据交换标准以及工作程序标准等等。从根本上保证档案信息的及时性、规范性及准确性。4、企业档案信息系统的安全问题不容忽视电子档案数据及电子文件的安全性极为重要，是保证系统运行安全、可靠的关键性因素。而人为因素则是制约档案管理发展、影响存储载体的重点。企业可利用现代化技术手段间接调控、管理档案管理工作者，以免出现错误操作或其他方面的失误，促使系统无法正常、顺利、安全运行。除此之外，若档案管理者居心不良，剪裁、复制或擅自涂改档案或文件当中的数据或信息，将会损害系统当中的档案内容，运行主文件的丢失，也会导致系统无法正常运行，从而降低档案管理的整体水平。三、信息化时代中档案管理信息化建设的对策1、转变传统档案管理的旧观念，积极服务现代社会首先，企业档案管理工作者应摒弃过去一些陈旧、落后的观念，面向现代社会，重视为社会服务，为人民服务，培养起勇于创新的理念，从而使信息化建设为档案管理工作提供更多的便利，更好地服务于我国经济社会的快速发展。其次，档案管理部门要积极服务于社会，改正之前被动地为社会服务的错误理念。发现社会在档案管理信息化建设方面的潜在需求，积极主动地为需要者提供快捷、方便的档案信息服务。同时，还要加强各个档案馆之间的沟通，努力扩大本馆的收藏量，积极对本馆的优秀藏品进行宣传。此外，对档案管理部门来讲，还有一点十分重要的就是对档案信息的权限问题重新进行界定，合理扩大档案的利用权限，从而使更多的用户得到实惠。因为档案本身就是一种很有效的信息资源，所以说档案是信息的有效载体，如果没有档案也就没有服务于客户的资源。因此，在现代社会里，每个档案管理部门都应该积极的推进档案信息化进程的发展，坚持为社会服务，为人民服务。2、突出档案馆的特色人们对档案质量的总体评价和认定主要依靠档案馆形象，同时也体现了档案馆整体的文化性。通常情况下，档案馆都应该有这些必不可少的方面：第一，档案馆要能够为客户提供充分、有用的第一手资料，这是档案管理信息化建设中档案馆应具备的良好形象之一；第二，档案馆的工作人员必须做到爱岗敬业、待人热情，提高工作效率，树立良好的服务形象；第三，档案管理人员要合理高效地运用信息化手段，辅助档案管理工作的开展，扩大经营规模；第四，档案管理工作人员要努力树立正确的档案管理价值观，不断提高自身的信息化水平，为档案管理工作的信息化进程做出贡献。3、培养信息化管理人才，加快信息化进程在当今的现代化社会里，档案管理已经越来越依赖信息化了，然而要完全实现对档案管理工作的信息化操作，信息化人才是主力。现在在我国的档案管理领域，还需要大力加强对信息化人才队伍的建设，因此必须组建起一支能适应快速发展的信息化要求的档案管理团队。在利用信息化管理档案资料时，必然会对档案管理工作者提出更多更新的新要求。一方面，在档案管理工作中不可避免的会需要大量的信息化处理人员、档案研究人员和信息的搜集与整合人员等；另一方面，由于信息技术的快速发展，档案管理中的新问题、新挑战不断出现，因而对高素质、现代化的信息管理人员的要求也越来越多了。因为档案管理信息化建设不可避免的要对档案管理工作人员提出很多要求。此外，档案管理部门还要对本单位的一些在职人员开展各种形式的信息技术技能知识的普及与培训，使他们很好的去适应档案管理工作的要求；此外，还要注重引进一些全面发展的高素质人才，不断为人才队伍注入新的活力，鼓励公平竞争，适应信息化建设的发展要求，更好的与社会同行进行竞争与交流。要实现这一点，就必须优待高素质的档案管理人才。四、总结随着时代的更迭、社会的进步以及经济的快速发展，现代化计算机技术与我们的学习、工作及生活息息相关，提升了人们学习及工作的快捷性与方便性。而企业通过改革陈旧的观念，亦引进了计算机信息化技术，尤其在档案管理部门，传统以纸质为载体的档案文件已经被淘汰，电子化的管理模式已经成为一种必然，极大的提高了档案管理工作的质量及其效率。然而，因为安全工作没有做到位，所以，在建设信息化的档案管理系统时，应保持警惕的态度，确保档案管理工作的及时性、有效性及安全性。参考文献：[1]彭芬辉.人事档案信息化管理之我见[J].湖南行政学院学报，2009（03）.[2]孙燕敏.新时期企业档案管理信息化的建设[J].中国集体经济，2014，（4）：29-30.[3]孙仲元.科技档案管理信息化建设之我见[J].山东工业技术，2014，（3）：36.[4]孙亮.事业单位档案管理信息化建设的途径[J].卷宗，2013（5）：1.（作者单位：厦门信地集团有限公司）个人工作业务总结本人于2009年7月进入新疆中正鑫磊地矿技术服务有限公司(前身为“西安中正矿业信息咨询有限公司”)，主要从事测量技术工作，至今已有三年。在这宝贵的三年时间里，我边工作、边学习测绘相专业书籍，遇到不懂得问题积极的请教工程师们，在他们耐心的教授和指导下，我的专业知识水平得到了很到的提高，并在实地测量工作中加以运用、总结，不断的提高自己的专业技术水平。同时积极的参与技术培训学习，加速自身知识的不断更新和自身素质的提高。努力使自己成为一名合格的测绘技术人员。在这三年中，在公司各领导及同事的帮助带领下，按照岗位职责要求和行为规范，努力做好本职工作，认真完成了领导所交给的各项工作，在思想觉悟及工作能力方面有了很大的提高。

在思想上积极向上，能够认真贯彻党的基本方针政策，积极学习政治理论，坚持四项基本原则，遵纪守法，爱岗敬业，具有强烈的责任感和事业心。积极主动学习专业知识，工作态度端正，认真负责，具有良好的思想政治素质、思想品质和职业道德。

在工作态度方面，勤奋敬业，热爱本职工作，能够正确认真的对待每一项工作，能够主动寻找自己的不足并及时学习补充，始终保持严谨认真的工作态度和一丝不苟的工作作风。

在公司领导的关怀以及同事们的支持和帮助下，我迅速的完成了职业角色的转变。一、回顾这四年来的职业生涯，我主要做了以下工作：1、参与了新疆库车县新疆库车县胡同布拉克石灰岩矿的野外测绘和放线工作、点之记的编写工作、1:2000地形地质图修测、1:1000勘探剖面测量、测绘内业资料的编写工作，提交成果《新疆库车县胡同布拉克石灰岩矿普查报告》已通过评审。2、参与了库车县城北水厂建设项目用地压覆矿产资源评估项目的室内地质资料编写工作，提交成果为《库车县城北水厂建设项目用地压覆矿产资源评估报告》，现已通过评审。3、参与了《新疆库车县巴西克其克盐矿普查》项目的野外地质勘查工作，参与项目包括：1:2000地质测图、1:1000勘查线剖面测量、测绘内业资料的编写工作；最终提交的《新疆库车县康村盐矿普查报告》已通过评审。4、参与了新疆哈密市南坡子泉金矿2009年度矿山储量监测工作，项目包括：野外地质测量与室内地质资料的编写，提交成果为《新疆哈密市南坡子泉金矿2009年度矿山储量年报》，现已通过评审。6、参与了《新疆博乐市五台石灰岩矿9号矿区勘探》项目的野外地质勘查工作，项目包括：1:2000地质测图、1:1000勘探剖面测量、测绘内业资料的编写工作，并绘制相应图件。7、参与了《新疆博乐市托特克斜花岗岩矿详查报告》项目的野外地质勘查工作，项目包括：1:2000地质测图、1:1000勘探剖面测量、测绘内业资料的编写工作，并绘制相应图件。通过以上的这些工作，我学习并具备了以下工作能力：

1、通过实习，对测绘这门学科的研究内容及实际意义有了系统的认识。加深对测量学基本理论的理解，能够用有关理论指导作业实践，做到理论与实践相统一，提高分析问题、解决问题的能力，从而对测量学的基本内容得到一次实际应用，使所学知识进一步巩固、深化。2、熟悉了三、四等控制测量的作业程序及施测方法，并掌握了全站仪、静态GPS、RTK等测量仪器的工作原理和操作方法。3、掌握了GPS控制测量内业解算软件（南方测绘Gps数据处理）以及内业成图软件（南方cass）的操作应用。能够将外业测量的数据导入软件进行地形图成图和处理。4、在项目技术负责的指导下熟悉了测量技术总结的编写要求和方法，并参与了部分项目测量技术总结章节的编写工作。5、在项目负责的领导下参与整个测量项目的组织运作，对项目的实施过程有了深刻理解。通过在项目组的实习锻炼了自己的组织协调能力，为以后的工作打下了坚实基础。