档案归档管理制度及流程

档案归档管理制度及流程一、总则（一）目的与意义为规范本单位档案管理工作，确保各类档案的真实、完整、安全和有效利用，维护单位历史面貌和合法权益，提高管理效率与决策水平，特制定本制度及流程。档案作为单位各项活动的原始记录，是宝贵的信息资源，科学的归档管理是实现其价值的基础。（二）适用范围本制度适用于单位内部所有部门及员工在各项工作中形成的，具有查考利用价值的各种形式和载体的文件材料、图表、声像、电子数据等的归档管理。（三）基本原则1.统一管理原则：档案工作实行统一领导、分级负责的管理体制，确保档案的集中规范管理。2.完整准确原则：归档的档案材料必须齐全、完整，内容真实、准确，符合形成规律。3.规范有序原则：档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、销毁等环节均应遵循规定程序，做到规范有序。4.安全保密原则：严格执行国家及单位有关保密规定，确保档案实体与信息的安全，防止失泄密事件发生。5.便于利用原则：在安全保密的前提下，建立便捷的检索体系，为单位各项工作提供高效的档案服务。二、管理机构与职责（一）管理机构单位档案工作由综合管理部门（或指定专门机构）负责统筹规划与监督指导，各部门指定专人（兼职档案员）负责本部门日常档案的收集、整理和移交工作。设立档案室，配备必要的设施设备，负责档案的集中保管、提供利用等工作。（二）职责分工1.综合管理部门（或档案管理机构）职责：*贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策；*制定和完善本单位档案管理制度及工作细则；*组织、指导、监督和检查各部门的档案工作；*负责对兼职档案员进行业务培训；*接收、整理、保管和统计单位各类档案；*编制档案检索工具，提供档案利用服务；*负责档案的鉴定、销毁（或移交）工作；*维护档案安全，采取必要的防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等措施。2.各部门职责：*严格执行单位档案管理制度，指定兼职档案员；*负责本部门在工作中形成的各类文件材料的及时收集、初步整理和定期向档案室移交；*确保本部门归档材料的完整性、准确性和规范性。3.兼职档案员职责：*具体负责本部门文件材料的收集、积累和预整理；*按规定时间和要求向档案室移交归档材料；*协助档案室开展本部门档案的利用工作。三、档案的分类与整理（一）档案分类根据单位性质和业务特点，参照国家相关档案分类标准，结合本单位实际情况，制定科学合理的档案分类方案。通常可分为文书档案、业务档案、科技档案（含基建、设备等）、会计档案、声像档案、实物档案、电子档案等类别。每一大类下可根据需要设置二级类目、三级类目等。（二）档案整理1.文书档案：按照年度、机构（或问题）、保管期限进行分类整理。以“件”为单位进行装订、排列、编号、编目、装盒。2.业务档案：根据各业务领域的特点，按项目、年度或业务流程等方式进行整理，保持其成套性和有机联系。3.科技档案：按工程项目、设备型号等进行整理，遵循科技文件材料的形成规律，保持其系统性和完整性。4.其他门类档案：参照相关专业档案管理规定进行整理。整理过程中，应剔除重复、冗余、无保存价值的材料。对破损、褪色的材料应进行修复或复制。四、档案的归档要求（一）归档范围凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属归档范围。具体包括但不限于：*单位对外发出和收到的正式公文、函件；*单位内部形成的各类工作计划、总结、报告、会议纪要、决议、规章制度等；*反映单位主要职能活动和基本历史面貌的重要业务材料；*具有凭证作用的合同、协议、证书、奖状等；*重要的会议材料、声像材料、实物等。（二）归档时间1.文书档案一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的收集、整理和归档工作。2.业务档案、科技档案等应在项目完成或告一段落后及时整理归档。3.会计档案由财务部门按照相关规定整理后，在会计年度终了后保管一定期限，再移交档案室。4.其他各类档案应在形成后及时整理，按规定期限移交。（三）归档质量1.归档的文件材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全。2.文件材料应齐全完整，字迹清楚，符合存档要求（一般应为原件，复印件需注明原件保管处）。3.电子文件应连同其元数据一并归档，确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并符合相关格式要求。4.声像材料、实物等应附有详细的文字说明，注明事由、时间、地点、人物、制作者等。五、档案的保管与保护（一）库房管理1.档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。2.配备必要的温湿度调控设备、消防器材、防虫药剂等。3.库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。4.保持库房整洁卫生，定期进行清扫和检查。（二）档案存放1.档案应按照分类方案和排列顺序，科学有序地存放在档案柜（架）中。2.不同保管期限、不同类别的档案应分区存放，并设置明显标识。3.定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。（三）保护措施1.积极采用先进的档案保护技术和方法，对重要、珍贵档案进行复制或数字化加工，异地备份。2.对破损、霉变、褪变的档案要及时进行修复和抢救。3.严格控制档案库房的温湿度，使其保持在适宜范围内。六、档案的利用与保密（一）档案利用1.单位内部人员因工作需要查阅档案，须履行借阅手续，经相关负责人批准后，方可查阅。查阅重要或涉密档案，须经单位分管领导批准。2.外单位人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位相关负责人批准。3.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。4.档案一般不得带出档案室，确因特殊情况需要借出的，须经严格审批，限期归还。5.复制、摘录档案内容，须经档案管理人员同意，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。6.利用档案时，必须遵守国家有关保密规定和本单位保密制度，不得泄露档案秘密。（二）保密管理1.严格执行国家保密法律法规，建立健全档案保密制度。2.涉密档案的管理应严格按照涉密载体管理规定执行，划定密级，专人保管，专柜存放。3.定期进行保密检查和教育，提高档案管理人员和利用者的保密意识。4.发生档案失泄密事件，应立即报告并采取补救措施，并按有关规定追究相关人员责任。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.成立档案鉴定小组，由单位分管领导、相关部门负责人、档案管理人员组成，负责对已到保管期限的档案进行价值鉴定。2.鉴定工作应定期进行，按照国家有关档案保管期限规定和单位实际情况，准确判定档案的存毁。（二）档案销毁1.对经鉴定确无保存价值的档案，应编造销毁清册，报单位领导批准后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。2.严禁个人私自销毁档案材料。3.销毁清册应永久保存。八、档案的数字化管理随着信息技术的发展，应积极推进档案数字化建设。对传统载体档案进行数字化扫描、著录、存储，建立档案管理信息系统，实现档案的信息化管理和利用，提高档案管理效率和服务水平。电子档案的管理应符合国家相关电子文件归档与管理规范。九、附则（一）本制度未尽事宜，参照国家有关档案法律法规执行。（二）各部门可根据本制度，结合自身实际情况制定相应的实施细则。（三）本制度由单位综合管理部门（或档案管