水利工程建设项目档案验收管理办法

水利工程建设项目档案验收管理办法前言水利工程建设项目档案是工程建设全过程的真实记录，是工程竣工验收、运行管理、维护改造、审计监督以及后续工程建设的重要依据。为规范水利工程建设项目档案验收工作，确保档案的真实、准确、完整和系统，充分发挥档案在工程建设与管理中的作用，依据国家及行业相关法律法规与标准，结合水利工程特点，制定本办法。本办法旨在明确验收职责、规范验收程序、统一验收标准，为水利工程建设项目档案验收提供可操作的指导。第一章总则第一条目的与依据为加强水利工程建设项目档案管理，统一档案验收标准和程序，保证工程档案质量，根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》、《水利工程建设项目验收管理规定》及相关档案管理规范，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于我国境内新建、扩建、改建、加固等各类水利工程建设项目（以下简称“项目”）的档案验收工作。国家法律法规另有规定的，从其规定。第三条基本原则水利工程建设项目档案验收工作应遵循以下原则：（一）真实准确：确保档案材料真实反映工程建设的实际情况，数据准确无误。（二）完整系统：档案材料应齐全完整，能够系统反映工程建设的全过程和各环节。（三）规范有序：档案的收集、整理、组卷、保管应符合国家及行业相关标准规范。（四）谁建设谁负责：项目法人（或建设单位，下同）对项目档案的形成、收集、整理、归档及验收负总责。（五）分级管理：档案验收工作按照项目管理权限和隶属关系，实行分级负责、分级管理。第四条管理体制各级水行政主管部门负责本行政区域内水利工程建设项目档案验收的监督管理工作。项目法人负责组织项目档案的收集、整理、汇总和自查，提请档案验收。勘察、设计、施工、监理、检测等参建单位负责各自职责范围内形成档案的收集、整理、归档，并对其真实性、完整性和规范性负责。第二章验收条件与要求第五条验收基本条件申请档案验收的项目应具备以下基本条件：（一）项目主体工程及其配套工程已按批准的设计文件建成，各项功能基本达到设计要求。（二）项目法人已组织完成对项目档案的收集、整理、组卷、编目和装订工作，并进行了自查，认为符合验收要求。（三）监理单位对项目档案的形成、积累、整理、归档过程进行了监督和审核，并出具了档案审核意见。（四）主要参建单位（勘察、设计、施工、重要设备供应等）已完成各自职责范围内档案的整理、归档工作，并经项目法人验收认可。（五）项目档案已按照规定的保管期限和密级进行划分，并具备符合要求的保管条件。（六）档案管理必要的制度、人员、设施已落实。第六条档案质量要求项目档案应达到以下质量要求：（一）完整性：档案材料齐全，涵盖工程建设全过程，包括从项目立项、可行性研究、勘察设计、招投标、施工、监理、竣工验收等各个阶段形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录。（二）准确性：档案内容真实可靠，数据准确，图物相符，签字手续完备，符合工程实际情况。（三）系统性：档案材料分类科学，组卷合理，排列有序，能够反映工程建设的内在联系和逻辑关系。（四）规范性：档案的载体、书写材料、装订方式、著录编目等符合国家及行业档案管理标准和规范要求。电子文件的形成、存储、保管和利用应符合电子档案管理相关规定。（五）安全性：档案应采取必要的安全保密措施，防止丢失、损坏、涂改和泄密。第三章验收组织与程序第七条验收组织（一）档案验收由项目法人向项目主管部门或有管辖权的水行政主管部门提出申请。（二）档案验收组织单位应根据项目规模、重要程度和复杂程度，组建档案验收组。验收组一般由档案管理、水利工程技术、工程建设管理等方面的专家组成，人数为不少于三人的单数。（三）验收组组长由验收组织单位指定，负责主持验收工作。第八条验收申请与受理（一）项目法人在完成档案自查合格后，向验收组织单位提交档案验收申请报告，并附以下材料：1.项目档案自查报告（包括档案形成、收集、整理、归档情况，自查结论及存在问题整改情况等）；2.监理单位对项目档案的审核意见；3.项目档案案卷目录及必要的检索工具；4.其他需要说明的材料。（二）验收组织单位收到验收申请后，应对申请材料进行审查，在规定期限内决定是否受理。对不符合验收条件的，应向项目法人说明理由并提出整改要求。第九条验收实施档案验收应按以下程序进行：（一）听取汇报：验收组听取项目法人关于项目概况、档案管理情况及自查情况的汇报；听取监理单位关于档案审核情况的汇报。（二）现场查验：验收组对档案实体进行抽查。抽查重点包括档案的完整性、准确性、系统性、规范性及保管条件。抽查比例应根据项目规模和档案总量确定，一般不低于案卷总数的一定比例，且具有代表性。（三）质询与评议：验收组就档案管理及实体质量中发现的问题向项目法人及相关单位进行质询，被质询单位应如实回答。验收组成员根据查验情况和相关标准进行评议。（四）形成意见：验收组根据评议情况，形成初步的档案验收意见，明确验收结论。第十条验收结论档案验收结论分为合格和不合格。（一）合格：项目档案齐全、系统、准确、规范，符合验收要求。（二）不合格：项目档案存在以下情形之一的，验收结论为不合格：1.档案材料严重缺失，无法全面反映工程建设情况；2.档案内容存在重大失实或涂改、伪造现象；3.档案整理不规范，不符合国家及行业标准，严重影响利用；4.未按规定划分保管期限和密级，或存在严重安全隐患。第四章验收结论与后续管理第十一条验收意见档案验收组应在验收结束后形成正式的《水利工程建设项目档案验收意见》，主要内容包括：（一）验收工作概况；（二）项目档案管理情况评价；（三）项目档案质量评价（完整性、准确性、系统性、规范性）；（四）存在的主要问题及整改要求；（五）验收结论。验收意见应由验收组全体成员签字。第十二条整改与复验（一）对验收结论为不合格的项目，项目法人应根据验收意见提出的整改要求，组织相关单位在规定期限内完成整改，并将整改报告报送验收组织单位。（二）验收组织单位收到整改报告后，应组织原验收组或另行组织专家进行复验。复验仍不合格的，不得通过工程竣工验收。（三）对验收结论为合格但存在个别需改进问题的，项目法人应在规定期限内完成整改，并将整改情况书面报验收组织单位备案。第十三条档案移交（一）档案验收合格后，项目法人应在工程竣工验收后规定期限内，按照有关规定向项目运行管理单位或档案管理部门办理档案移交手续，并办理交接签证。（二）移交的档案应包括全套纸质档案、电子档案及其他载体形式的档案。第五章责任追究第十四条各方责任（一）项目法人未按规定组织档案收集、整理、归档和自查，或在验收中提供虚假材料的，由验收组织单位责令改正；情节严重的，依照相关规定追究责任。（二）勘察、设计、施工、监理等参建单位未按合同约定和有关规定完成档案的形成、收集、整理和移交工作，或提供的档案不真实、不完整、不规范的，项目法人有权依据合同约定追究其责任；造成损失的，应承担