学校学生资助工作档案管理制度

学校学生资助工作档案管理制度第一章总则第一条为规范我校学生资助工作档案管理，确保资助工作的公平、公正、公开，提高资助工作管理水平，依据国家及上级主管部门关于学生资助工作的相关政策法规，结合我校实际，特制定本制度。第二条学生资助工作档案是学校在开展学生资助工作过程中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它是学校学生资助工作的重要组成部分，是衡量资助工作质量的重要依据。第三条本制度适用于学校所有与学生资助工作相关的档案资料的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等管理工作。第四条学生资助工作档案管理遵循以下原则：（一）真实性原则：档案材料必须真实反映资助工作的全过程，做到内容真实、数据准确。（二）完整性原则：档案材料应全面、系统，确保资助工作各环节的记录无遗漏。（三）规范性原则：档案的建立、整理、归档应符合国家及学校档案管理的相关规定，做到规范有序。（四）保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及学生个人隐私的信息予以保密。（五）安全可追溯原则：确保档案安全存放，便于查阅和追溯，为资助工作的持续改进提供依据。第二章管理机构与职责第五条学校学生资助管理中心（或指定负责部门，下同）是学生资助工作档案的归口管理部门，负责统筹、指导和监督全校学生资助档案的管理工作。其主要职责包括：（一）贯彻执行国家及上级部门关于档案管理的政策法规，制定和完善学校学生资助档案管理制度。（二）负责全校学生资助工作各类档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁的组织实施。（三）指导各院系（部）及相关部门做好学生资助工作过程中的材料收集与初步整理。（四）组织开展资助档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。第六条各院系（部）是学生资助工作档案材料的直接形成单位，应指定专人（通常为学生工作辅导员或资助工作联络员）负责本单位资助档案的初步收集、整理、审核和移交工作，确保材料的真实性、完整性和规范性。第七条档案管理人员应具备良好的政治素质和业务能力，认真履行职责，严格遵守档案管理纪律，确保档案安全。第三章档案的收集与归档第八条学生资助工作档案收集归档范围主要包括：（一）政策文件类：国家、省、市及学校发布的关于学生资助工作的政策、法规、办法、通知、批复等。（二）工作管理类：学校及各院系（部）学生资助工作领导小组及职责分工文件、年度工作计划、总结、会议纪要、工作简报、调研报告、检查评估材料等。（三）资助项目类：各类资助项目（如国家奖学金、国家励志奖学金、国家助学金、校内奖助学金、勤工助学、助学贷款、临时困难补助、社会资助等）的申请指南、评审办法、评审结果公示材料、资金发放名册及凭证、受助学生名单等。（四）学生申请与评审材料类：1.学生资助申请表、家庭经济困难学生认定申请表及相关证明材料（如户籍证明、家庭经济状况证明等，应注意保护学生隐私，复印件需注明用途）。2.学生成绩单、获奖证明、品行鉴定等辅助评审材料。3.班级、院系（部）、学校各级评审小组评审记录、评审结果及公示材料。（五）资金管理类：各类资助资金的预算、拨款文件、发放凭证、银行转账记录、学生签收记录等。（六）受助学生管理类：受助学生基本信息、受助情况汇总、受助学生表现跟踪记录、资助育人活动材料、受助学生感谢信、典型事迹材料等。（七）宣传与培训类：资助政策宣传材料、培训讲稿、宣传报道、活动照片、影像资料等。（八）其他与学生资助工作相关的具有保存价值的材料。第九条归档要求：（一）归档材料应齐全、完整、真实、准确，手续完备。（二）文件材料一般应为原件，如为复印件，须注明原件保管单位或经相关负责人签字确认。（三）材料书写应使用蓝黑墨水或碳素墨水，字迹清晰、规范，不得使用铅笔、圆珠笔或易褪色的墨水。（四）声像材料应注明拍摄时间、地点、内容、制作人等信息，并妥善存储。（五）电子档案应按照相关技术标准进行整理、存储和备份，确保其可读性和安全性。第十条归档时间：（一）常规性文件材料（如政策文件、工作计划总结等）应在形成后及时归档。（二）各类资助项目的申请评审材料，应在该项目资助工作结束后一个月内完成整理归档。（三）年度资助工作档案应在次年第一季度内完成汇总整理。第四章档案的日常管理第十一条档案保管：（一）档案应存放在专用的档案柜中，做到防潮、防火、防虫、防盗、防高温、防光、防尘。（二）电子档案应存储在专用服务器或移动存储介质中，并进行定期备份，防止数据丢失或损坏。（三）不同年度、不同类型的档案应分类存放，并有清晰的标识，便于查找。第十二条档案保管期限：（一）学生个人资助档案（包括申请表、证明材料、评审结果等）保管期限为学生毕业后至少X年；对于获得国家及省级以上重要资助项目的学生档案，可适当延长保管期限。（二）政策文件、重要管理制度、工作总结、资金预决算等具有长远参考价值的档案，应永久保存。（三）其他一般性工作材料，保管期限为X年。（具体年限根据学校实际情况和上级要求确定）第十三条档案查阅与利用：（一）因工作需要查阅档案时，须经学生资助管理中心负责人批准，并履行借阅登记手续。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。（二）查阅学生个人敏感信息（如家庭经济状况细节）时，必须严格遵守保密规定，仅限工作需要，并由相关负责人审批。（三）档案一般不得带出档案保管室。确因特殊情况需借出的，须经学生资助管理中心主要负责人批准，限期归还。（四）外单位查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经学校相关领导批准。（五）查阅档案时，严禁拍照、复制（经批准的除外）。复制档案材料须经学生资助管理中心负责人同意，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。第十四条档案保密：档案管理人员及所有接触档案的人员必须严格遵守国家保密法律法规，严守档案纪律，不得泄露档案内容，特别是学生个人隐私信息。第十五条档案鉴定与销毁：（一）对于已到保管期限的档案，由学生资助管理中心组织鉴定，对确无继续保存价值的档案，经学校档案管理部门审核并报主管校领导批准后，方可销毁。（二）档案销毁应指定专人负责，并有监销人在场，销毁前要编制销毁清册，销毁后在清册上签字盖章，销毁清册应永久保存。严禁个人私自销毁档案材料。第五章责任追究第十六条对在档案管理工作中认真负责、成绩显著的单位和个人，学校予以表彰和奖励。第十七条对违反本制度规定，造成档案材料失真、丢失、