教学材料《Office 操作教程》-第1章

第1章Office共同的基本操作1.9打开现有的文档1.10最近所用文件1.11关闭文档，退出Office软件1.12使用Office的帮助系统1.13查看与编辑文档属性1.14放大与缩小视图1.15预览文档1.16打印文档返回1.1启动Office启动Office办公软件有很多方法，在这里以Windows10为例，介绍三种启动方法。1单击屏幕左下角的图标。2单击“所有应用”命令，如图1-1所示。3滚动下拉列表，在下拉列表中选择“MicrosoftOffice”中需要启动的程序，如图1-2所示。使用鼠标双击在桌面上事先创建的快捷图标，如图1-3所示。使用鼠标左键双击Office文档，系统将启动组件并打开所选文档，如图1-4所示。

返回1.2认识Office工作界面Office工作界面如图1-5所示。标题栏：位于Office软件的最顶部。显示当前文档名称及程序的名称。快速访问工具栏：位于标题栏的左侧，Office软件把最常用的命令安放在这里，例如“保存”“撤销”“打开”等。菜单栏：位于标题栏的下方，汇集了Office所有的操作命令，“文件”“开始”“插入”等。功能区域：Office软件将一些常用的功能命令以按钮、下拉框的形式集中在一起，组成功能组，如“字体”“段落”“样式”等。文档编辑区域：是浏览、输入或编辑文档的场所。返回1.3编辑快速访问工具栏和状态栏1．编辑快速访问工具栏

单击“快速访问工具栏”最右面的下三角形。选择所需要添加或需要删除的命令。打“√”的表示已被选择，如图1-6所示。单击打“√”的选项后，这个命令将从工具栏中被删除。或者右击工具栏中的按钮后，选择“从快速访问工具栏删除”命令。右击功能区域中按钮或选项组的名称，在弹出的菜单栏中选择“添加到快速访问工具栏”命令，如图1-7所示。下一页返回1.3编辑快速访问工具栏和状态栏2．编辑状态栏

状态栏在Office软件工作页面的最底部，显示着页面信息、字数、语言、视图、缩放比例等内容。这里显示的内容，可以根据自己的需要自定义。右击状态栏，出现菜单后，选择所需要添加的选项。打“√”的表示已被选择，会显示在状态栏中，如图1-8所示。上一页返回1.4新建空白文档方法一：1单击Office中的“文件”。2单击“新建”命令。3单击“空白文档”按钮。4单击“创建”按钮，如图1-9所示。（在第3步直接双击“空白文档”按钮也可以新建文档。）方法二：如果预先在快速访问工具栏中添加了“新建”按钮，单击此按钮。方法三：按Ctrl+N组合键。返回1.5基于模板新建文档1单击“文件”选项卡后，选择“新建”命令，如图1-10（a）所示。2单击“最近打开的模板”“样本模板”“我的模板”“根据现有内容新建”其中的任意一个后，选择显示的模板。

3在显示的样本模板中，单击适合的模板，如图1-10（b）所示。4单击“创建”按钮。（或者在步骤3中双击适合的模板，直接打开该模板。）返回1.6保存文档1．保存文档

方法一：单击“快速访问工具栏”的“保存” 按钮。方法二：单击“文件”命令后，选择“保存”命令，如图1-11所示。方法三：按Ctrl+S组合键。下一页返回1.6保存文档2．另存为1单击“文件”命令后，选择“另存为”命令，如图1-12所示。2在弹出的“另存为”对话框中，单击“保存位置”的下拉条，找到需要保存文件的位置。3输入文档名称，如图1-13所示。4在“保存类型”的下拉条中选择需要保存的文档类型。5单击“保存”按钮。上一页下一页返回1.6保存文档3．保存为Office97-2003版本的文档1单击“文件”命令后，选择“另存为”命令。在弹出的“另存为”对话框中，单击“保存类型”的下拉条，选择“97-2003文档”，如图1-14所示。2在“文件名”中输入文档名称后，按“保存”按钮。上一页返回1.7设置自动保存文档和自动恢复文件位置1单击“文件”选项卡，选择“选项”命令。打开“选项”对话框后，单击“保存”选项，如图1-15所示。2在“保存自动恢复信息时间间隔”复选框前面打“√”。时间可以任意设置。3“自动恢复文件位置”或“默认文件位置”可以根据需要自行改变。4单击“确定”按钮保存设定的内容。返回1.8恢复未保存的文档1单击“文件”选项卡，选择“信息”命令，如图1-16所示。2单击“版本管理”按钮。3在下拉列表中选择“恢复未保存的文档”命令。4在弹出的“打开”对话框中选择文件。5单击“打开”按钮，如图1-17所示。6将打开的文件使用“另存为”保存到计算机中。返回1.9打开现有的文档方法一：单击“文件”选项卡，然后单击“打开”命令。方法二：如果在“快速访问工具栏”中事先设定了“打开” 按钮，单击此按钮。方法三：按Ctrl+O组合键。执行以上任何一种操作，都会弹出“打开”对话框。1按下拉条，选择需要打开的文件的位置。2选择需要打开的文件的类型。3选择文件，如图1-18所示。4按“打开”按钮。在步骤3中，按住Ctrl键依次单击每个文件名，可以选择多个文档；按Ctrl+A组合键可以选择所有文档。这样按“打开”按钮，就可以同时打开多个文档。表1-1列出了部分常用的Office2010文件打开或保存的类型。返回1.10最近所用文件1．打开最近使用的文档或文件夹1单击“文件”选项卡，单击“最近所用文件”命令,如图1-19所示。2单击需要打开的文档或文件夹。2．将最近使用的文档添加到“文件”的命令中1在“快速访问此数目的‘最近使用的文档’”的前面打“√”，如图1-20所示。2在下拉框中选择数字，指定列表中显示的文件个数。返回1.11关闭文档，退出Office软件1．关闭文档

方法一：单击功能区域上的“关闭” 按钮，如图1-21所示。方法二：单击“文件”→“关闭”命令。方法三：按Ctrl+W快捷键。如果对打开的文档做了修改，系统会弹出一个对话框提示是否保存所做的更改，如果需要保存，按“保存”按钮；否则，按“不保存”按钮；按“取消”按钮，则不关闭文档，维持现有状态。2．退出Office软件

退出Office软件有以下几种方法方法一：单击窗口上的“关闭” 按钮，如图1-22所示。下一页返回1.11关闭文档，退出Office软件方法二：单击标题栏中的“窗口控制菜单”按钮，在弹出的菜单中选择“关闭”命令。方法三：单击“文件”选项卡，“退出”命令。方法四：按Alt+F4组合键。方法五：双击单击标题栏中的“窗口控制菜单” 按钮。上一页返回1.12使用Office的帮助系统1打开帮助浏览器。方法一：单击功能区域上的“帮助”按钮。方法二：按F1键。2单击需要查看的链接。在右半面获得帮助信息，如图1-23所示。3“后退”“前进”“停止”“刷新”“开始”按钮，和一般的网页浏览器原理相同，可以使用它们查看相应的内容。4“更改字体”按钮可以改变字体的大小。下一页返回1.12使用Office的帮助系统5“隐藏目录”/“显示目录”按钮可以显示或不显示目录。6图钉图标按钮分别为“不在最前面”/“保持在最前面”按钮。如果在“保存在最前面”状态下，帮助浏览器将一直保持在屏幕的最前面，导致无法操作当前的Office文档，直到将帮助浏览器关闭为止。而“不在最前面”状态下，则可以在查看完帮助信息后，通过单击Office文档的任何地方使它在屏幕的最前面显示，可对它进行操作而不需要关闭帮助浏览器，如图1-24所示。上一页返回1.13查看与编辑文档属性1单击“文件”选项卡的“信息”命令，如图1-25所示。2在“属性”区域中确认属性。如果是可修改的属性，当把鼠标移动该属性上时，会显示输入框，可以在里面输入信息。3单击“属性”右侧的三角形，会有如下选项。显示文档面板：在文档中显示文档面板。在可以在文档中编辑属性，如图1-26所示。高级属性：弹出“属性”对话框，在其中的每个选项卡中编辑详细的属性，如图1-27所示。返回1.14放大与缩小视图1选择“视图”选项卡，可以选择以下选项，如图1-28所示。2位于文档右下角的缩放工具如下。3左手按住Ctrl键，右手食指滚动鼠标的中间滚轮，也可以放大或缩小文档。返回1.15预览

文

档1单击“文件”→“打印”命令，如图1-30所示。或者按Ctrl+P快捷键。2位于文档右下角的缩放工具如下。3单击“缩放到页面”按钮，可以在预览区域内显示一页的状态。4单击“下一页”/“上一页”按钮，可以转换页面。也可以在输入框中输入需要转换到的页面数码。返回1.16打印

文

档1单击“文件”→“打印”命令，或者按Ctrl+P快捷键。2选择打印份数。按向上箭头增加或向下箭头减少，或者直接在输入框中填入，如图1-31所示。3选择打印机。按下拉框，选择需要使用的打印机。如果下拉列表里没有，也可以添加打印机。4选择打印的范围，是打印整个文档，还是打印指定的一部分页面。5选择打印的方法、方向、使用的纸张、纸张的余白、一张纸上打印的页数等。6单击“页面设置”链接，弹出“页面设置”对话框。通过这个对话框可以更详细地设置打印的信息，如图1-32所示。7一切都设定好之后，单击“打印”按钮即可打印。返回图1-1返回图1-2返回图1-3返回图1-4返回图1-5返回图1-6返回图1