电力集团采购管理流程实施细则

电力集团采购管理流程实施细则一、总则为规范电力集团（以下简称“集团”）采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保障物资供应质量，防范采购风险，依据国家相关法律法规及集团内部管理制度，特制定本细则。本细则旨在构建权责清晰、流程规范、监管到位、廉洁高效的采购管理体系，确保集团采购活动合法合规、经济高效，为集团的安全生产、经营发展和项目建设提供坚实保障。本细则适用于集团总部及各下属单位（含全资、控股子公司及分公司）的各类物资、工程和服务的采购活动。采购活动应遵循“合规、效益、公平、诚信”的基本原则，坚持集体决策、公开透明、竞争择优，杜绝任何形式的利益输送和违规操作。二、采购管理组织与职责集团采购管理工作实行统一领导、分级管理的体制。集团层面设立采购决策委员会（或类似机构），作为采购管理的最高决策机构，负责审定集团采购战略、重大采购政策、年度采购计划及超权限采购项目等。其日常办事机构可设在集团相应的采购管理部门。采购管理部门是集团采购工作的归口管理部门，主要职责包括：贯彻执行国家及上级单位关于采购管理的法律法规和政策；制定和完善集团采购管理制度及相关流程；组织编制集团年度采购计划；监督、指导和协调各下属单位及集团总部各部门的采购活动；负责集团集中采购项目的组织实施或授权委托；负责供应商管理体系的建立与维护；组织采购从业人员的培训等。需求部门是提出采购需求的责任主体，负责根据实际业务需要，准确、合规地提报采购需求，参与采购过程中的技术交流、方案评审、履约验收等环节，并对需求的真实性、必要性负责。采购实施部门（可由采购管理部门或根据权限由下属单位相关部门承担）负责具体采购项目的执行，包括采购方式的选择与报批、采购文件的编制与审核、组织开评标（或谈判、询价）、采购合同的拟定与履行跟踪等。财务部门负责采购资金的预算管理、筹措、支付审核及会计核算，参与采购合同的会签，对采购活动的经济性进行监督。审计、纪检监察部门负责对集团采购活动进行全过程监督，对采购领域的违规违纪行为进行调查处理，确保采购活动的廉洁性。法律部门负责对采购管理制度、重要采购合同等提供法律支持和审核，防范法律风险。各下属单位应参照集团组织架构，明确本单位采购管理的责任部门和岗位职责，确保采购管理工作有效落实。三、采购流程管理（一）采购需求管理需求部门应根据集团发展规划、年度经营计划、项目建设进度等，科学合理地编制采购需求。采购需求应明确物资或服务的名称、规格型号、技术参数、数量、质量标准、交付时间、交付地点、售后服务要求以及预算金额等关键要素。对于技术复杂或专业性强的采购项目，需求部门应组织进行充分的市场调研和技术论证，形成详细的需求论证报告。采购需求需经过需求部门内部审核、相关技术管理部门（如需）审核，并按审批权限报上级主管部门或采购决策机构审批。未经审批的采购需求不得进入采购流程。（二）采购计划管理采购管理部门根据经审批的采购需求，汇总编制集团年度、季度或月度采购计划。采购计划应包括采购项目名称、需求单位、采购内容、数量、预算金额、预计采购方式、预计采购时间等信息。采购计划的编制应遵循“量入为出、统筹兼顾、保证重点”的原则，优先保障安全生产、重点工程和核心业务的需求。采购计划需按规定程序报批，一经批准，应严格执行。因特殊情况需调整采购计划的，应按原审批程序重新报批。（三）采购方式确定与执行集团采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源采购等。采购方式的选择应严格按照国家法律法规及集团相关规定执行，以公开招标为主要采购方式。1.公开招标：适用于采购金额达到国家或集团规定标准，且具备公开招标条件的采购项目。应通过国家指定的媒介发布招标公告，邀请不特定的合格供应商投标。2.邀请招标：适用于因项目特殊，只能从有限范围的供应商处采购，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值比例过大的情况。邀请招标应向不少于三家合格供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判/竞争性磋商/询价：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或技术复杂、性质特殊难以确定详细规格或具体要求，或时间紧急、不能进行招标的采购项目。应邀请三家以上合格供应商进行谈判、磋商或询价。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的特殊情况，如只能从特定供应商处采购的、发生了不可预见的紧急情况且不能从其他供应商处采购的、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添置，且添置资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式，必须提供充分的理由和证明材料，并按规定报批。采购实施部门应根据经批准的采购方式和采购计划，组织开展采购活动。具体包括：*编制采购文件（如招标文件、谈判文件、询价通知书等），采购文件应完整、规范、准确，符合项目需求，不得设置不合理的门槛或歧视性条款。采购文件需经过采购管理部门、技术部门、法律部门（如需）审核。*在规定的媒介发布采购信息（如招标公告、询价公告等）。*接收供应商的投标文件或响应文件，并组织相关人员进行评审。评审过程应严格遵守评审纪律，确保公平、公正。评审委员会应由采购、技术、经济等方面的专业人员组成。*确定中标（成交）供应商后，应按规定进行公示，公示无异议后发出中标（成交）通知书。（四）合同管理采购活动结束后，采购实施部门应依据中标（成交）通知书、采购文件及供应商的投标（响应）文件等，与中标（成交）供应商及时签订书面采购合同。合同内容应包括标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、履行地点和方式、验收标准和方法、违约责任、解决争议的方法等主要条款，并明确双方的权利和义务。采购合同的起草、审核、签订应严格执行集团合同管理规定。重大或复杂的采购合同，应由法律部门进行审核。合同签订后，应及时分发至相关部门执行。（五）采购执行与履约验收供应商应按照采购合同约定的条款组织生产、供货或提供服务。采购实施部门及需求部门负责对合同履行过程进行跟踪管理，及时协调解决履约过程中出现的问题。物资到货或服务完成后，需求部门应会同采购实施部门、技术部门、财务部门（如需）等，依据采购合同、技术协议、国家或行业标准、验收规范等，共同对所采购的物资或服务进行严格的履约验收。验收应形成书面验收报告，明确验收结论。对于大型设备、成套设备或重要服务，必要时可邀请第三方专业机构参与验收。验收合格的，方可办理入库或结算手续；验收不合格的，应依据合同约定及时向供应商提出异议，要求其限期整改、返工、换货或退货，并追究其违约责任。（六）资金支付财务部门根据经审批的采购合同、验收合格证明、发票等凭证，按照集团资金管理和财务报销制度的规定办理采购资金支付手续。支付方式和期限应严格遵守合同约定，确保资金支付的安全与合规。（七）采购档案管理采购管理部门及采购实施部门应负责采购全过程文件资料的收集、整理、归档工作。采购档案包括但不限于采购需求申请及审批文件、采购计划、采购方式审批文件、采购文件（招标文件、谈判文件等）、投标（响应）文件、开评标记录、中标（成交）通知书、采购合同、履约验收报告、发票、付款凭证等。采购档案的保管期限应符合国家及集团档案管理规定，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于追溯和查阅。四、采购监督与风险管理集团建立健全采购监督管理机制，加强对采购活动的事前、事中、事后全过程监督。审计、纪检监察部门应定期或不定期对采购管理制度执行情况、采购项目实施情况进行监督检查和专项审计。建立采购活动中的风险识别、评估和应对机制。重点关注采购需求的合理性、采购方式的合规性、供应商选择的公正性、合同条款的严谨性、履约过程的可控性以及资金支付的安全性等环节，有效防范采购风险。畅通监督举报渠道，鼓励内部员工和外部单位对采购活动中的违规违纪行为进行举报。对在采购活动中发现的违规违纪行为，一经查实，将依照有关规定