2026年资产管理有限公司档案管理制度

2026年资产管理有限公司档案管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范资产管理有限公司（以下简称“公司”）档案管理工作，提高档案利用效率，保障公司经营管理活动的连续性、合规性与可追溯性，保护公司合法权益，依据国家相关法律法规及行业监管要求，结合公司实际情况，特制定本制度。第二条定义与范围本制度所称档案，是指公司在设立、经营、管理、投资、清算等各类活动中直接形成的，对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。档案管理是指对这些记录从形成、收集、整理、鉴定、保管、统计、利用到销毁的全过程管理。第三条基本原则档案管理工作遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、有效利用的原则。公司档案实行集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主的模式。第四条适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及所有员工在执行职务过程中形成的各类档案的管理。公司投资的控股子公司可参照本制度执行，或在本制度基础上制定符合自身实际的档案管理制度，并报公司备案。第二章管理机构与职责第五条管理体系公司档案工作实行统一领导、归口管理的体制。总经理办公会是公司档案工作的最高决策机构，负责审议档案管理重大事项。行政部为公司档案工作的归口管理部门，负责统筹、协调、指导和监督公司及各部门的档案管理工作。第六条行政部职责行政部作为档案归口管理部门，主要履行以下职责：（一）贯彻执行国家及行业有关档案管理的法律法规和方针政策；（二）制定和修订公司档案管理制度及相关工作细则；（三）负责公司综合档案库的建设、管理和维护；（四）组织、指导和监督各部门做好档案的形成、收集、整理、归档工作；（五）负责档案的接收、保管、鉴定、统计、利用和销毁工作；（六）组织档案管理人员的业务培训和学习交流；（七）推进公司档案管理的信息化、标准化建设。第七条各部门职责公司各部门是档案形成和收集的责任主体，应指定专人（兼职档案员）负责本部门档案的初步整理、积累和向行政部归档。其主要职责包括：（一）学习并执行公司档案管理制度；（二）负责本部门在业务活动中形成的各类文件材料的及时收集、整理和规范；（三）按照规定的时间和要求，向行政部移交符合标准的归档材料；（四）协助行政部做好本部门归档档案的利用和管理工作。第三章档案的形成与收集第八条档案形成要求公司员工在各项业务活动中形成的文件材料，必须符合国家有关法律法规、行业规范及公司内部管理制度的要求，确保其真实性、准确性、完整性和规范性。手写材料应字迹清晰、工整，签署完备。第九条收集责任与范围各部门应将本部门在工作中形成的具有保存价值的各类文件材料，包括但不限于：决议、决定、命令、指示、通知、报告、请示、批复、会议纪要、合同、协议、调查报告、统计报表、图纸、声像制品、电子数据等，及时收集、积累。第十条收集时间日常工作中形成的文件材料，应随时收集；专项工作或阶段性工作结束后，应及时进行收集、整理；年度性文件材料，应在次年规定时间内完成收集。第四章档案的整理与归档第十一条整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第十二条分类与编号公司档案按照年度、业务类别、保管期限进行分类。具体分类方案和编号规则由行政部另行制定并颁布。各部门应按照统一的分类和编号规则对档案材料进行整理。第十三条归档要求（一）归档文件材料应齐全完整，手续完备。（二）文件材料应按照顺序排列，编写页码，并填写卷内文件目录。（三）不同载体的档案应分别整理，但内容相互关联的应建立参照关系。（四）电子档案的整理应符合国家及行业关于电子文件归档与电子档案管理的相关标准，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。第十四条归档时限（一）管理类档案：年度终了后规定时间内完成归档。（二）业务类档案：项目结束或业务办理完毕后规定时间内完成归档，周期较长的业务，可按阶段归档。（三）会计档案：按照《会计档案管理办法》的规定进行整理和归档。（四）特殊情况需延期归档的，须经部门负责人批准并报行政部备案。第十五条归档验收行政部负责对各部门移交的档案进行验收。对不符合要求的，应退回移交部门限期整改；验收合格的，双方在《档案交接登记表》上签字确认，办理交接手续。第五章档案的保管与保护第十六条档案库房管理档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。第十七条档案存放档案应按照分类编号顺序科学排列，存放于符合标准的档案柜中。档案柜应有明显的标识，便于查找。不同载体的档案应采取相应的保管措施。第十八条保管期限公司档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。具体期限划分标准参照国家相关规定及公司实际情况确定，由行政部制定《公司档案保管期限表》。第十九条定期检查行政部应定期对档案进行清点核对和安全检查，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。第二十条档案异动管理档案在保管期间发生转移、销毁等异动情况，均需详细记录，确保档案流向清晰可追溯。第六章档案的利用与借阅第二十一条利用原则档案利用应遵循“为公司发展服务、严格保密、规范有序”的原则。查阅档案必须在规定的范围内进行，不得擅自扩大查阅范围。第二十二条利用范围与权限（一）公司内部员工因工作需要查阅本人职责范围内的档案，须经本部门负责人批准。查阅非职责范围内的重要档案，须经行政部负责人批准。（二）查阅公司核心商业秘密、重要决策类档案，须报请公司分管领导或总经理批准。（三）外部单位或人员因特殊情况需要查阅公司档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经公司分管领导或总经理批准，并由行政部专人陪同。涉及商业秘密的，还需签订保密协议。第二十三条借阅程序（一）查阅档案须填写《档案查阅/借阅申请表》，注明查阅目的、范围、方式及期限。（二）经审批同意后，方可到档案管理室查阅。档案一般不得带出档案管理室。确因工作需要借出的，须经行政部负责人批准，严格履行借阅登记手续，并限期归还。（三）借阅档案的期限一般不超过规定时间，确需延期的，应办理续借手续。第二十四条利用要求（一）查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。（二）不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。确需复制的，须经行政部负责人批准，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。（三）查阅涉密档案，必须在指定的涉密阅档室进行，并遵守相关保密规定。（四）归还档案时，档案管理人员应认真核对，确认无误后方可注销借阅登记。第七章档案的鉴定与销毁第二十五条鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由行政部牵头，相关业务部门负责人及专业人员组成，负责对已到保管期限的档案进行价值鉴定。第二十六条鉴定程序档案鉴定工作小组按照《公司档案保管期限表》，对到期档案进行逐卷、逐件审查，提出继续保管、销毁或延长保管期限的意见，报公司分管领导审批。第二十七条销毁程序（一）经批准销毁的档案，由行政部负责登记造册，编制《档案销毁清册》。（二）档案销毁须由两人以上负责监销，并在指定地点进行。监销人在档案销毁前应再次核对，确认无误后，方可销毁。销毁后，监销人应在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁日期和方式。（三）《档案销毁清册》应永久保存。（四）对于已销毁档案的电子版本，应同时进行彻底删除或销毁，并做好记录。第八章电子档案管理第二十八条管理要求电子档案管理应遵循真实性、完整性、可用性和安全性原则，与纸质档案管理同步规划、同步实施。公司应建立健全电子档案管理制度和工作流程。第二十九条电子档案的形成与捕获各部门在业务活动中形成的电子文件，应按照规定的格式和要求进行存储和命名，并及时捕获、积累，确保其可追溯性。第三十条电子档案的归档电子档案的归档应符合国家相关标准，确保其元数据完整、格式规范、可读性强。归档前应进行真实性、完整性、有效性检查和病毒查杀。重要电子档案应形成纸质或其他载体的备份。第三十一条电子档案的保管与备份电子档案应存储在公司指定的安全服务器或存储介质中，实行异地备份和定期备份制度。对存储介质应进行规范管理和定期检测，防止数据丢失或损坏。第三十二条电子档案的利用与安全电子档案的利用应通过公司授权的档案管理系统进行，严格控制访问权限。建立健全电子档案的安全保密制度，采取身份认证、权限控制、日志审计、数据加密等安全保密措施，防止信息泄露、丢失和篡改。第九章保密与安全第三十三条保密责任档案管理人员及所有接触档案的人员必须严格遵守国家保密法律法规和公司保密制度，严守档案秘密，不得泄露档案内容。第三十四条涉密档案管理涉密档案的管理应严格按照国家及公司有关涉密文件管理的规定执行，专人保管、专库（柜）存放、专机处理，确保万无一失。第三十五条安全检查与报告行政部应定期组织档案安全检查，对发现的安全隐患及时整改。发生档案失泄密事件或档案损毁、丢失等情况，应立即报告并采取补救措施，并按规定追究相关人员责任。第十章责任追究第三十六条奖励对在档案管理工作中认真负责、成绩显著，或在档案收集、保护、利用等方面做出突出贡献的部门和个人，公司予以表彰和奖励。第三十七条处罚对违反本制度规定，有下列行为之一的，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、经济处罚直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）不按规定收集、整理、归档档案材料，造成档案材料丢失、损毁的；（二）擅自涂改、抽取、伪造、损毁、销毁档案材料的；（三）违反档案借阅规定，擅自将档案带出、复