学校档案管理制度

学校档案管理制度一、总则根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国教育法》《机关档案管理规定》，结合本校实际，制定本制度。本制度适用于本校在党建工作、教育教学、科学研究、行政管理、后勤服务、招生就业、校园文化建设等各项活动中形成的各类档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁、移交等全流程管理。本制度所称档案，指本校各项活动中直接形成的，对本校、教育事业发展及社会具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据、实物等不同载体形式的历史记录，是学校办学历史的原始凭证，是学校重要的信息资源和无形资产。本校档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会和学校各方面利用。学校将档案工作纳入学校整体发展规划和年度工作计划，设立专项工作经费，保障档案工作与学校各项事业同步发展。二、管理机构与岗位职责（一）学校设立档案工作领导小组，由校长担任组长，分管行政工作的副校长担任副组长，各二级单位（部门）主要负责人为成员，主要职责为：统筹全校档案工作发展规划，审核档案管理相关制度，协调解决档案工作人、财、物保障问题，审批档案鉴定销毁、重要档案利用等重大事项，监督考核全校档案工作落实情况。（二）学校设立校级综合档案室，挂靠学校办公室，为专职档案管理机构，具体职责为：贯彻落实国家档案管理法律法规和上级工作要求，制定本校档案管理制度和业务规范，指导监督各部门档案收集整理工作，负责全校永久、长期保存档案的接收、保管、利用和开发，组织开展档案鉴定销毁工作，推进档案信息化建设，对接上级档案行政管理部门和教育主管部门，开展档案业务培训和交流。（三）人员配置与资质要求：综合档案室配置专职档案管理员不少于2名，要求具备本科及以上学历，其中至少1名具备档案管理或相关专业背景，所有专职档案管理员须持有档案行政管理部门颁发的岗位资格证书方可上岗，专职档案管理员每年须参加不少于12学时的档案业务继续教育，不断提升业务能力。各二级单位（部门）须设立1名兼职档案管理员，由本部门办公室人员或内勤兼任，人员变动须及时报综合档案室备案。（四）岗位职责明细：1.专职档案管理员岗位职责：负责制定年度档案工作计划，组织实施档案业务建设；指导各部门兼职档案管理员开展档案预整理工作；接收各部门移交的档案，按照规范进行分类加工入库；定期开展档案安全检查，做好库房管理和档案保护工作；提供档案查询利用服务，开展档案编研和开发工作；负责档案信息化建设，做好数据备份和系统维护；负责对兼职档案管理员进行业务培训，每年组织不少于1次全校档案业务培训；完成上级交办的其他档案工作任务。2.兼职档案管理员岗位职责：负责本部门各类档案的日常收集、整理、预编号工作，确保本部门应归档材料完整、准确、不遗漏；按照规定时限向综合档案室移交归档档案，办理交接手续；配合综合档案室做好本部门档案的鉴定、利用工作；完成档案工作领导小组交办的其他相关工作。（五）保障机制：专职档案管理员享受学校教辅人员同等岗位待遇，职称评审按照档案管理或教育管理系列申报；兼职档案管理员的档案工作计入本人工作量，纳入年度绩效考核，每年发放不低于400元的岗位补贴，对表现突出的优先评优评先。三、归档范围与保管期限划分本校所有活动形成的具有保存价值的材料均须归档，按照载体和内容分为八大类，保管期限分为永久、30年、10年三个等级，具体划分如下：（一）党群工作类归档范围：1.学校党组织、纪检监察机构召开的党员代表大会、党员大会、党委（党组）会、支委会等重要会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、纪要、会议记录；上级党组织下发的涉及本校机构调整、干部任免、表彰奖励、纪律处分等针对性文件；2.党组织建设、党员发展、党员教育管理、党员名册、入党材料、党费收缴使用管理、巡视巡察材料等；3.工会、共青团、学生会、民主党派基层组织、妇联等群团组织的章程、机构设置、工作计划总结、重要活动材料、成员名册等。保管期限划分：党员代表大会全宗材料、党员名册、校级领导干部任免材料、党员发展全套材料、上级对本校的巡视巡察整改材料定为永久保管；年度党群工作计划总结、一般性党务会议材料、群团组织日常活动材料定为30年保管；下级单位报送的一般性工作计划总结、事务性通知材料定为10年保管。（二）行政管理类归档范围：1.学校章程、发展规划、年度工作计划总结、机构设置调整、撤并更名、人员编制、规章制度汇编等材料；2.上级教育主管部门及其他单位发来的需要本校贯彻执行的文件、对本校工作的检查评估材料；3.校级行政办公会、校长办公会、全校教职工大会的会议记录、纪要；4.人事管理材料：教职工名册、教职工任免、职称评审、岗位聘用、工资调整、奖惩、退休离职、人事合同、社保缴纳等材料；5.安全管理、信访稳定、应急管理、审计监督等工作材料。保管期限划分：学校章程、发展规划、机构设置调整材料、校级领导任免文件、高级职称评审材料、教职工名册、审计结论材料定为永久保管；年度行政工作计划总结、人事统计报表、一般性安全管理材料定为30年保管；一般性事务通知、日常信访处理材料定为10年保管。（三）教育教学类归档范围：1.人才培养方案、各专业（班级）课程标准、教学计划、教学大纲、教材选用审批表、自编教材讲义、教学管理制度、教学质量评估、专业评估、课程评估材料；2.学籍管理材料：新生录取审批表、新生录取名册、新生录取通知书存根、在校生学籍异动（休学、复学、转学、退学、留级）材料、毕业生名册、毕业证书存根、学位证书存根、学生成绩总册、学位授予材料；3.实践教学材料：实验实训大纲、实习计划总结、学科竞赛、创新创业活动材料；4.校园活动材料：军训、运动会、艺术节、校庆、社团活动等大型活动材料；5.科研工作材料：各级各类科研项目立项通知书、申报书、结项报告、获奖证书、专利证书、成果转化材料、学术交流会议材料、科研统计报表。保管期限划分：人才培养方案、新生录取审批名册、毕业生名册、毕业证书学位证书存根、学生成绩总册、省部级及以上科研项目材料、省部级及以上教学科研获奖材料定为永久保管；年度教学工作计划总结、市厅级及校级科研项目材料、一般性校园大型活动材料定为30年保管；单学期课程表、一般性教学事务通知、校级普通活动材料定为10年保管。（四）学生工作类归档范围：招生计划、招生简章、就业质量报告、毕业生就业统计材料、学生奖惩材料、困难资助材料、心理健康教育材料、辅导员队伍建设材料。保管期限划分：招生计划、就业质量报告、校级及以上三好学生、优秀学生干部表彰材料、国家奖学金等奖学金获得者材料定为永久保管；年度就业统计报表、院级学生表彰材料、一般资助材料定为30年保管；一般性学生工作通知定为10年保管，学生处分材料在处分撤销后继续保管5年方可鉴定销毁。（五）基建后勤与设备类归档范围：校园总体规划、土地使用证明、重大基建项目立项、设计、招投标、施工、监理、验收全套材料、一般维修工程材料、大型仪器设备采购招投标文件、合同、使用说明书、验收材料、一般办公设备采购材料、后勤管理规章制度、校园绿化美化材料。保管期限划分：校园总体规划、土地使用证明、500万元以上基建项目全套材料、单价50万元以上大型设备采购全套材料定为永久保管；500万元以下基建维修项目材料、单价5万元-50万元设备采购材料定为30年保管；单价5万元以下办公设备采购材料、一般性后勤事务材料定为10年保管。（六）财务会计类归档范围：年度财务决算报告、会计报表、会计账簿、会计凭证、银行对账单、工资发放表、收费票据、审计报告。保管期限划分：年度财务决算报告、会计报表定为永久保管；会计凭证、会计账簿定为30年保管；银行对账单、月度季度报表定为10年保管。（七）声像与实物类归档范围：学校重要会议、重大活动、校领导接待重要来宾、出访的照片、视频、录音材料；学校获得的校级以上奖牌、奖杯、证书、印章、校徽、旧校门牌、名人题词、校友赠送的有纪念意义的实物、学校历史文物等。保管期限划分：省部级以上重要活动声像材料、省部级以上荣誉实物、名人题词、历史文物定为永久保管；校级活动声像材料、校级荣誉实物定为30年保管。（八）电子档案类电子档案包括学校OA系统流转的电子公文、各业务系统形成的电子学籍、电子财务、电子人事材料，以及其他数字化加工形成的电子副本，保管期限与对应纸质档案一致。四、归档要求与时限1.归档质量要求：所有归档材料必须是原始材料，真实准确反映活动内容，不得伪造、篡改；纸质档案要求字迹清晰、载体完整，不得使用铅笔、圆珠笔、彩色水笔等易褪色书写材料，破损文件须提前修补；电子档案须采用通用格式，电子公文采用PDF/A格式，照片采用JPG格式，视频采用MP4格式，分辨率不低于行业标准，不得存储在私人移动硬盘或个人电脑中，命名规则统一为“年度-部门-内容-编号”，便于检索；实物档案须注明来源、形成时间、规格，附文字说明。2.归档时限要求：日常年度性文件材料，由各部门兼职档案员整理后，在次年6月30日前完成向综合档案室的移交，逾期未移交的计入部门绩效考核扣分；专项工作档案，包括重大基建项目、校庆、科研项目、大型赛事活动等，在项目结项或活动结束后3个月内完成移交；毕业生学籍档案，在毕业生办理完离校手续后2个月内完成移交；教职工人事档案，在教职工退休、离职、调动手续办理完成后1个月内完成移交。3.归档流程要求：兼职档案员整理完成后，填写《档案归档目录》一式两份，目录须包含档号、文件名、形成时间、保管期限、数量等信息，报送综合档案室；专职档案管理员对移交档案进行核对，检查材料完整性、整理规范性，核对无误后，双方在交接目录上签字，各留存一份备查；任何部门和个人不得私自留存应当归档的材料，不得将档案据为己有，严禁个人保管人事档案、学籍档案等涉密或重要档案。五、档案整理与保管1.整理规范：本校档案采用“年度-机构-保管期限”三级分类法，实行文件级整理，以件为单位装订，一件一档一号，档号编制符合国家档案行业标准，目录全部录入档案管理系统，案卷标题规范清晰，准确反映档案内容；干部人事档案按照《干部人事档案工作条例》要求分类整理，单独存放管理。2.库房安全管理：综合档案室库房建设符合《档案馆建筑设计规范》要求，总面积不低于每万卷档案40平方米，配备防火自动报警灭火系统、防盗门禁系统、除湿机、恒温空调、遮光窗帘、防磁柜、驱虫防霉用品，落实“八防”（防火、防盗、防潮、防光、防高温、防有害生物、防尘、防磁）要求，库房温度常年控制在14℃-24℃，日温度波动不超过±2℃，相对湿度控制在45%-60%，日湿度波动不超过±5%；档案柜架排列整齐，预留不小于1米的人行通道，柜架和档案均编制统一编号，便于查找；非档案管理人员未经批准不得进入库房，库房内严禁吸烟，严禁存放易燃易爆及个人物品；专职档案管理员每月对库房安全进行一次例行检查，每年年底对全部档案进行一次账物核对，做好检查记录，发现档案破损、褪色、霉变、虫蛀等问题，及时采取修补、复制、消毒等抢救措施；涉密档案实行单独库房、专柜存放，专人管理，严格执行保密管理规定。六、档案利用与开发1.利用审批流程：校内各部门因工作需要利用档案，须持本部门负责人签字的利用申请，到综合档案室登记后查阅，利用涉密档案须经分管副校长批准；校外单位利用档案，须持单位介绍信，注明利用目的和范围，经分管副校长批准后方可查阅，涉及个人隐私、国家秘密的档案不得对外提供；档案原则上不对外借出，确因工作需要借出的，须经校长批准，借出期限不超过15天，到期可申请续借，逾期不还的暂停其借阅权限。2.利用要求：利用者不得涂改、勾画、损毁、裁剪、转借档案，不得擅自翻拍、复制涉密档案，归还档案时专职档案管理员须当场检查，发现损毁按照规定追究责任。3.档案开发：综合档案室须编制完善的档案检索工具，包括全宗指南、案卷目录、文件目录、专题目录、人名索引、机构索引等，实现快速检索；积极开展档案编研工作，每年定期编印《学校年度大事记》《学校年度工作统计汇编》，定期编修校史，开发校史档案资源，支撑校园文化建设和校本研究。七、档案鉴定与销毁档案鉴定工作每10年开展一次，由档案工作领导小组组织，综合档案室、纪检监察室、相关业务部门共同组成鉴定小组，对已满保管期限的档案逐件进行鉴定，对仍有保存价值的档案重新划定保管期限继续保存，对确无保存价值的档案予以销毁；鉴定完成后，编制《档案销毁清册》，注明销毁档案的档号、名称、数量、形成时间、保管期限、销毁理由，由鉴定小组签字后报校长审批，审批通过后报上级教育主管部门和档案行政管理部门备案；销毁档案须派2名以上工作人员监销，监销人员须在销毁清册上签字确认，纸质档案采用碎纸机粉碎或送指定销毁机构处理，电子档案须彻底清除存储介质中的数据，不得残留，严禁任何单位或个人私自销毁档案。八、档案信息化建设学校将档案信息化建设纳入数字化校园建设整体规划，年度档案信息化经费投入不低于学校年度公用经费预算的1%，保障硬件升级、系统维护、数字化加工需要；加快存量档案数字化加工，2025年底前完成建校以来所有永久、30年保管期限纸质档案的数字化加工，数字化加工分辨率不低于300DPI，全文数据挂接档案管理系统，实现网上检索和全文调阅；实行增量档案双套制，新形成的档案在移交纸质档案的同时同步移交电子档案，实现电子归档与纸质归档同步；档案管理系统与学